Anwenderbericht: Organisations- und Informatik-Dienste, Luzern

9.1. Bewerten der Performance Schulung des Teams in 9. Bewertung 9.2. strategischen Fragen Erwerb und Kommunikation 8.1. von Wissen Dokumente und 8. Ausführung 8.2. Anweisungen erstellen selbst bei veränderter Reihenfolge Nummerierung passt sich Festlegung von automatisch an 7.1. Umsetzungsrichtlinien Umsetzung der "Mission Statement" 7. Strategien 1.1. verfassen Firmenleitbild aktuelle und zukünftige Position 1. prüfen/definieren 6.1. Ihres Unternehmens Neubewerten Strategien für Bewertung der externen Intern 2.1. Chancen/Risiken 6.2. Stärken & Schwächen Zielerreichung Extern 6. bewerten/entwerfen Bewertung der 2. Das "Umfeld" 2.2. Vorteile/Nachteile 5.1. Risikoanalyse Strategischer Management- Ermittlung von Erfordnissen Tabellen und Diagramme direkt 3.1. für die Wiederaufnahme in MindManager erstellen Prozess Ermittlung der Gesamtbetriebskosten Strategische 3.2. Prozessanforderungen A B C Erfordernisse 3.3. Ermittlung der Kosten 1 A 54 3. formulieren Ermittlung der 2 B 58 3.4. Performance-Anforderungen 3 C 33 4 4.1. Hauptziele 5 Summe 145 Kapitalinvestitions- 4.2. Wichtigste Unterziele 6 Gesamtbetriebskosten Definition des 5. planung Formulierung klarer & Wichtigste Schritte 5.2. Unternehmenwertes 4. realisierbarer Ziele für das Erreichen Investitionsrendite 4.3. der Ziele aufstellen Mindjet_MindManager_ManagementProzess[1].mmap - 22.8.2005 - Mindjet Corporation

Anwenderbericht: Organisations- und Informatik-Dienste, Luzern Arbeitsorganisation: Tägliche Informationsflut strukturieren und Zeit sparen Mindjet ® MindManager ® als zentrales Arbeitsmittel im IT-Bereich der öffentlichen Verwaltung Die Organisations- und Informatik-Dienste (OID) sind die zentrale Informatik- stelle der kantonalen Verwaltung in Luzern und verantwortlich für die Informatik-Basisinfrastruktur der Dienststellen und Ämter. Rund 60 Mitar- beiter erbringen Organisations- und Informatik-Dienstleistungen, betreiben das kantonale Rechenzentrum und sind für Weiterentwicklung und Betrieb des Kommunikationsnetzes LUnet verantwortlich. Als Dienstleistungsbetrieb bietet OID eine vielfältige Angebotspalette von der Erstberatung bis zur fertigen IT-Lösung in den Bereichen Bereitstellung und Support von IT-Infra- strukturen, Internet- und Intranetentwicklung, Konzeptentwicklung und „MindManager ist das Basis- Organisationsanalysen, Schulinformatik sowie Services für das verwaltungs- Instrument bei meiner Arbeits- interne Netzwerk. organisation, das ich indivi- Peter Christen, Abteilungsleiter bei OID, ist zuständig für das zentrale Help- duell nach meinen Anforderun- desk sowie den Bereich Client Server Infrastrukturen. Zu den Aufgaben der gen einsetzen kann.“ Abteilung zählt die Aufbereitung, Installation und Überwachung von ca. 140 einzelnen Netzwerkkomponenten, beispielsweise Applikations- und ROI File-Servern, sowie Datenbanken. Christens Ziel ist es, alle Informationen, 50 % Zeitersparnis durch Daten und Systeme zentral zu bündeln und deren Vertraulichkeit und Inte- effektive Strukturierung und grität sicherzustellen. Gleichzeitig achtet er darauf, dass alle Dienstleistungen Aufbereitung von Informatio- kundennah und im Rahmen eines optimalen Kostenverhältnisses erbracht nen im Rahmen der werden. - Budgetplanung und - Meetingvorbereitung Bei seiner täglichen Arbeitsorganisation und Administration setzt der IT- Experte als zentrale Plattform die MindManager Software ein. Peter Christen arbeitet seit ihrer Entwicklung Anfang der Neunzigerjahre mit der Software Unternehmensprofil und nutzt sie vor allem bei der Strukturierung und Verwaltung von Ressourcen Die Organisations- und und Applikationen, der Entwicklung von Konzepten, der Budgetplanung Informatik-Dienste bieten sowie der Vorbereitung von Meetings und Schulungen. „MindManager ist vielfältige Informatik-Dienst- die Basis-Arbeitsoberfläche, die morgens als Erstes auf meinem PC er- leistungen für Verwaltungs- scheint. Von dort aus starte ich dann sieben bis acht weitere Programme“, ämter und Schulen des erklärt er. Kantons Luzern an. Die Kern- kompetenzen umfassen Schneller Datenzugriff durch übersichtliche Informationsstruktur Bereitstellung, Betreuung Von der MindManager Map aus greift er zunächst auf alle verfügbaren Appli- und Betrieb von kompletten kationen zu und überprüft sie auf ordnungsgemäße Funktion oder mögliche IT-Lösungen. Warnungen. Die Applikationen sind durch Hyperlinks mit allen wichtigen Informationen und Dokumenten wie z. B. aktuellen Handbüchern, Vertrags- dokumenten, Statusberichten oder möglichen Risiken verknüpft. Auch der Aufgabe direkte Zugriff auf wichtige Webseiten wird per Hyperlink ermöglicht. „Das Tägliche Arbeitsorganisation Map-Format von MindManager bildet die gesamte Themenstruktur und die und Administration im Rah- Relationen innerhalb dieser Strukturen übersichtlich ab. So kann ich sofort men der Führungstätigkeit. auf alle gewünschten Applikationen, Informationen und Dokumente zugreifen und auf die vielfältigen Anforderungen und Problemstellungen umgehend reagieren“, ergänzt Christen. Ein weiteres Beispiel für Christens tägliche Projekte ist die Entwicklung eines Mitarbeiterbeurteilungssystems. Dabei definierten und dokumentierten der Abteilungsleiter und seine Mitarbeiter zunächst die jeweiligen Aufgaben- gebiete in einer MindManager Map und trugen die Skills und Anforderungen Lösung der einzelnen Positionen zusammen. Anschließend wurden die gesammelten Strukturierung, Aufbereitung Informationen strukturiert: Prioritäten wurden festgesetzt sowie Verantwort- und Verwaltung der Infor- lichkeiten und Aufgaben den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet. Aus der mationen mit MindManager. vorhandenen Datenstruktur wurden schließlich konkrete Mitarbeiterprofile erarbeitet und gemeinsam mit dem Lohnsystem zu einem flexiblen Mitarbeiter- Beurteilungssystem verknüpft. Christen ist überzeugt: „Immer wenn es gilt, Fazit vernetzte Daten zu erfassen, zu strukturieren und aufzubereiten, leistet MindManager bildet die MindManager effektive und ergebnisorientierte Unterstützung.“ Basis-Arbeitsoberfläche bei der Organisation und Admi- Doppelt so schnell: Budgetplanung und Meetingvorbereitung nistration der täglichen Auf- Bedeutende Zeitvorteile ergeben sich für Christen im Rahmen der Budget- gaben. Durch den Einsatz planung. MindManager bildet dabei die Daten- bzw. Informationsbasis für der Software wird insbeson- sein Budget. Der IT-Spezialist bereitet alle relevanten Informationen in dere der Zeitaufwand für die MindManager Maps auf. „Mit MindManager“, so Christen, „kann ich den Budgetplanung und Mee- Zeitaufwand für meine Budgetplanung um 50 % verringern, da die Informa- tingvorbereitung um 50% tionen ganzheitlich und lückenlos erfasst werden. Vorgaben und Zusatz- reduziert. informationen können jederzeit in der Map ergänzt oder verändert werden. Durch die Verknüpfung mit aktuellen E-Mails in Outlook und wichtigen Dokumenten, wie beispielsweise Rechnungsgrundlagen, Tabellen oder Kal- kulationen, kann das Budget schnell und einfach aktualisiert werden. Alle erforderlichen Informationen stehen mir mit nur einem Klick zur Verfügung.“ Auch bei der Vorbereitung der Budgetsitzungen sowie aller anderen Mee- tings kann Christen, besonders bei wiederkehrenden Themen, 50 % seiner Arbeitszeit einsparen. Dazu der IT-Manager: „Alle Informationen und Notizen werden schon beim Erfassen strukturiert und können jederzeit bearbeitet werden. Anschließend kommuniziere ich meine Aufzeichnungen und Ergeb- nisse einfach per Exportfunktion nach Microsoft Word ® an Kunden und Kollegen.“ Mindjet ® MindManager ®: passend für jedes Arbeitsumfeld Christens Fazit: „Mit MindManager habe ich eine intuitive und flexible Software-Lösung gefunden, die sich meinem jeweiligen Arbeitsumfeld an- passt. Ich nutze MindManager auch privat, u. a. zur Erstellung von Internet- seiten, die von Bekannten und Freunden begeistert aufgenommen wurden.“ Mindjet GmbH European Headquarters Siemensstraße 30 Die Organisations- und Informationsdienste (OID) setzen MindManager unter anderem für die Strukturierung und Verwaltung von Ressourcen und Applikationen ein. 63755 Alzenau/Deutschland Tel.: +49 (0) 60 23-96 45-0 Fax: +49 (0) 60 23-96 45-19 info@mindjet.de Erfahren Sie, wie Sie Mindjet MindManager auch in Ihrem Unternehmen www.mindjet.de einsetzen können. Mehr unter www.mindjet.com/casestudies