Bau und Vergabe öffentlicher Auftraggeber müssen harte Compliance-Richtlinien und Anforderungen erfüllen!

Kundenreferenz GEWOFAG | Real Estate | IDS Scheer Consulting BAU UND VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER MÜSSEN HARTE COMPLIANCE-RICHTLINIEN UND ANFORDERUNGEN ERFÜLLEN! Herausforderung Hauptzielsetzung war es, die Vergabe- und Bauprozesse transparent darzustel- len. Durch Veränderungen in der Aufbauorganisation waren folgende Punkte neu zu regeln: die involvierten Rollen, die Verantwortlichkeiten (RACI), die Schnittstellen, die Prozesskontrollen für das IKS. GEWOFAG – Gemeinnützige Wohnungs- Lösung fürsorge AG München • Verwaltet ca. 30.000 Wohneinheiten • Vergabe- und Bauprozesse mittels ARIS Business Designer in München, • IKS-Kontrollen mittels ARIS Risk & Compliance Manager • Baut neue Wohneinheiten in • Gesetzliche Regelungen für Vergabeprozesse übersichtlich darstellen Eigenregie, • Konzernbilanz-Summe: ca. 1,1 Mrd. €, Ergebnisse • Umsatzerlöse: ca. 175 Mio. €, • Mitarbeiter: ca. 600, • Einhaltung der Vergaberichtlinien • Strategischer Auftrag: • Revisionssichere Prozesse (Compliance) Schaffen von Wohnraum für breite • Mitarbeiter kennen Ihre Verantwortungsbereiche Bevölkerungsschichten, • Schnittstellen sind geregelt • Seit über 80 Jahren am Markt • IKS-Kontrollen können durchgeführt werden Get There Faster.TM „Die Darstellung der gesetzlichen Regelungen für das verkürzte Vergabeverfahren nach Konjunkturpaket II mittels ARIS führte zu einer verbesserten Übersichtlichkeit.“ Georg v. Oepen | Leiter Vergabe- und Vertragswesen | GEWOFAG, Deutschland Komplexer Prozess mit vielen Schnittstellen Ein besonderer Bereich, die Vergabe nach VOB, VOL ERFOLGSFAKTOREN und gesetzlichen Anforderungen und VOF wurde zunächst gesondert betrachtet. Die Der Vergabe- und Bauprozess für Baumaßnahmen verschiedenen Verfahren und Auswahlregeln • Internes Kontrollsystem im öffentlich geförderten Bereich ist sehr komplex. wurden mit Hilfe einer Prozessauswahlmatrix • Risk und Compliance Management Neben den vielen Facetten eines solchen Projektes übersichtlich dargestellt und die teils komplexen sind strikte gesetzliche Vorgaben zu berücksichti- und verschachtelten Gesetzestexte entwirrt. Auf gen. Der Bauprozess ist ein Kernprozess des Basis der Matrix wurden die Vergabeprozesse in Unternehmens. End-to-End betrachtet tragen alle den Bauprozess an den notwendigen Stellen über Bereiche des Unternehmens zur Erfüllung bei. Schnittstellen integriert. Für eine konkrete Bauträgermaßnahme wurden neben dem GEWOFAG, als öffentlicher Auftraggeber, ist an Standardablauf sämtliche Prozesse mit Schnittstel- vielfältige Richtlinien bei der Vergabe von len zu Externen (z.B. Vertrieb) erhoben, mit dem Aufträgen gebunden (insbesondere VOB/VOL/ Ziel ein vollumfängliches Kontrollsystem definieren VOF). zu können. Die beschriebenen Kontrollen werden durch die Revision überwacht und wurden dazu in IDS Scheer Consulting wurde beauftragt, den ARIS Risk & Compliance Manager eingepflegt. Take the next step to get there - faster. Prozess End-to-End zu modellieren und die Abgrenzung der Aufgaben und Schnittstellen in der Kundennutzen ÜBER SOFTWARE AG Software AG ist weltweit führend im Bereich Business neuen Organisation zu erarbeiten. Für eine Durch die Entwicklung der grafischen Prozessdar- Process Excellence. Seit über 40 Jahren steht unser Name Bauträgermaßnahme sollte ein Internes Kontroll- stellung mit allen Beteiligten wurden folgende für Innovation: Adabas, die erste transaktionale Hochleistungsdatenbank, ARIS, die erste Plattform zur system definiert und implementiert werden. Ergebnisse und Verbesserungen erzielt: Analyse von Geschäftsprozessen, und webMethods, der erste B2B-Server und die erste SOA-basierte Integrations- Einbindung aller Beteiligter und das BPM • Vermeidung von Doppelarbeit plattform. Wir liefern unseren Kunden Produkte, Lösungen und Services für das Management von Geschäftsprozessen Know-how von IDS Scheer Consulting – • Aufdeckung bisher nicht wahrgenommener (BPM), die sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit bei der richtige Weg Aufgaben niedriger Total-Cost-of-Ownership auszeichnen und die vollständige Lieferkette abdecken. Unsere branchenführen- Auf Grundlage einer vorangegangenen, nach • Schaffung von Transparenz für alle am Prozess den Marken ARIS, webMethods, Adabas, Natural, Aufgaben strukturierten, verbalen Beschreibung Beteiligten CentraSite und IDS Scheer Consulting fügen sich zu einem des Bauprozesses erfolgte eine Detaillierung und • Für alle verständliche Darstellung insbesondere einzigartigen Portfolio zusammen. Wir bieten Software und Services für den Entwurf von Prozess-Strategien sowie das grafische Prozessdarstellung der einzelnen der Vergabe und Bauprozesse Design, die Implementierung und die Überwachung von Bauphasen mit den jeweiligen Fachexperten, die • Durchführbarkeit eines Internen Kontrollsystems Prozessen; SOA-basierte Integration und Datenmanage- ment; prozessgesteuerte SAP-Implementierung sowie zu 76 Teilprozessen führte. • Vorbereitung für die Revision durch den strategische Prozessberatung und Dienstleistungen. Wirtschaftsprüfer Nach einer Darstellung des Prozesses auf einer • Vorbereitung der Prozesse für die Revision ÜBER IDS SCHEER CONSULTING IDS Scheer Consulting, eine Marke der Software AG, bietet sehr hohen Detaillierungsstufe wurden die • Vereinfachung der Revision seinen Kunden seit über 25 Jahren qualifizierte Unterstütz- Verantwortlichkeiten der ausführenden und • Regelung und Automatisierung der ung auf dem Weg zu effizienteren Geschäftsprozessen. Als managenden Personen erhoben und ihr Informa- Häufigkeit und Frequenz von Prozess- Marktführer für Geschäftsprozessmanagement pflegen wir vertrauenswürdige Partnerschaften mit unseren Kunden und tionsbedarf analysiert. Schnell wurde deutlich, kontrollen begleiten sie auf ihrem Weg zu nachhaltigem Geschäfts- dass die verbale Beschreibung um viele Aufgaben erfolg.