Controlling für eine zukunftsfähige Gesellschaft

Controlling für eine zukunftsfähige Gesellschaft Die 1977 von Reinhard Mohn gegründete, gemeinnützige Bertelsmann Stiftung arbeitet operativ. Ihr Ziel ist die Förderung des gesellschaftlichen Wandels. Dazu engagiert sie sich in Deutschland, aber auch im internationalen Kontext auf den Feldern gesellschaftlicher Entwicklung, Bildung, Gesundheit, Beschäftigung, Kultur und Integration. Die Bertelsmann Effiziente Steuerung Stiftung hält die Mehrheit der Kapitalanteile der Bertelsmann AG und ist mit einem von Personal und jährlichen Budgetvolumen von ca. 65 Millionen Euro eine der größten operativen Stiftungen Projekten. Europas. Das Controlling der Bertelsmann Stiftung ist darauf ausgerichtet, die effektive Standardbericht- Steuerung der Ressourcen zu unterstützen und gleichzeitig die gemeinnützige Mittel- erstattung in verwendung nachzuweisen. Der Fokus liegt auf Kostencontrolling und Steuerung der Personalressourcen; statt Deckungsbeiträgen wird die angestrebte gesellschaftliche Wirkung 2 statt 8 Tagen. den bewerteten Ressourcen gegenübergestellt. Finanzcontrolling, Personalcontrolling Tagesaktuelle und Zeitwirtschaft sollten hierfür in einem einheitlichen Reporting- und Analysesystem Vollkostenrechnung. zusammengeführt werden. Überzeugend Bei der Auswahl der Software hat die mittelstandsfreundliche Preis- und Produktpolitik von Cubeware die Controller der Bertelsmann Stiftung überzeugt. Entscheidender Faktor war auch der Cubeware Importer: Er importiert die Quelldaten aus den verschiedenen Vorsystemen der Bertelsmann Stiftung automatisch in das Reporting-System und bereitet sie für die Analyse auf. Derzeit werden Daten aus SAP, einem Personal-System sowie Excel- und CSV-Dateien in der Reporting-Lösung zusammengeführt. Bericht Zeitaufschreibung Mehr-/Minderstunden mit Ampeldarstellung Übersicht Urlaubstage Effizient Die Controller können auf Basis der zusammengeführten Informationen vollkommen eigenständig komplexe Auswertungen generieren. Auch die Erstellung neuer Berichte für die Fachabteilungen und Einbindung anderer Quellsysteme läuft controlling-intern. Damit ist ein wesentliches Projektziel ereicht: Unabhängigkeit von externen Ressourcen wie z.B. SAP-Programmierern – sowohl beim laufenden Betrieb als auch bei der Weiterentwicklung der Lösung. Die Controlling-Abteilung kann spontane Anfragen zeitnah und kostengünstig bearbeiten. Routineprozesse sind zudem durch die Automatisierungen, z.B. von Datenüber- nahmen und Berichtsanpassungen, wesentlich schneller geworden. Die Standardbericht- Der Cubeware Importer erstattung liegt jetzt 2 Arbeitstage statt zuvor 8 Tage nach Buchungsschluss vor. erschließt unsere heterogenen Quelldaten Einfach automatisch für flexible Die Controlling-Abteilung hat das System mit der Hilfe eigener Experten aus dem Bertelsmann- Analysen. Wir benötigen Konzern implementiert. Als Datenbanken sind der Microsoft SQL Server und Infor PM OLAP keine externe Hilfe für im Einsatz. Es wurden Cubes zu den Themen Personal-Staffing, Personalkostenverrechnung, Programmierung und Finanzen, eine Plan-Ist-Kumulation und eine Projektkosten-Verrechnung aufgebaut. Derzeit Auswertungen mehr. greifen etwa 20 Nutzer – Entscheider sowie Mitarbeiter aus Controlling und Personal – Frank Pittig, über das Cubeware Cockpit auf die Berichte zu. Die Umstellung auf eine benutzerorientierte Projekt-Controller bei der Online-Berichterstattung über die Web Komponente des Cubeware Cockpits für weitere 100 Bertelsmann Stiftung Nutzer ist bereits in der Umsetzung. Die Controller der Bertelsmann Stiftung schätzen die intuitive Bedienbarkeit der Cubeware Lösung, z.B. die einfache Abbildung von Strukturveränderungen und die Szenarien-Planung in Parallel-Hierarchien, die problemlose Anbindung von Vorsystemen und die intuitiv zu erstellenden Ad-hoc-Analysen Aktuell Die konsistente Datenhaltung und die flexiblen Analysefunktionen ermöglichen neue Aus- wertungen, die mit den vorigen Einzellösungen nicht abgedeckt werden konnten. Mittels einer auf Zeitaufschreibung basierenden Personalkostenverrechnung werden alle Projekte Die Cubeware Produkte und internen Leistungen zu Vollkosten bewertet. Durch die zeitgesteuerten Import-Jobs verkürzen unsere beruhen alle Auswertungen auf tagesaktuellen Daten. Controllingprozesse und verschaffen uns die Skalierbar Die Mailfunktion des Cubeware Importers wird genutzt, um Veränderungen für controlling- nötigen Freiräume für fremde Datenbanken in der Bertelsmann Stiftung zu dokumentieren und die entsprechende unsere Aufgaben als Abteilung zu informieren. Die Veränderungen sind über das Cubeware Cockpit abrufbar – betriebswirtschaftliche eine wertvolle Prozessunterstützung, die weitere Routinearbeiten einspart. Berater und Begleiter der Stiftungsarbeit. Das System wird weiter ausgebaut. Mit der Einführung des Cubeware Cockpit V6pro hat Thorsten Lorenz, die Bertelsmann Stiftung die Online-Berichterstattung und ein Zeiterfassungs-System fertig- IT-Controller bei der gestellt. Danach sind die Umsetzung eines Facility Managements und die Überführung Bertelsmann Stiftung qualitativer Projekt-Daten in einen Daten-Pool durch den Cubeware Importer geplant. Technologie Lösung I Cubeware Cockpit V6pro Das Controlling der Bertelsmann Stiftung ist auf den Nachweis der gemein- I Cubeware Importer nützigen Mittelverwendung ausgerichtet. Um die in den Projekten eingesetzten I Cubeware Connectivity Ressourcen exakt bewerten zu können, wurden die Bereiche Finanzen, Personal, for SAP® Solutions Staffing und Zeitwirtschaft in einem Reporting-System zusammengeführt. Der I Microsoft SQL Server Cubeware Importer automatisiert die Datenübernahme aus den verschiedenen I Infor PM OLAP Vorsystemen, inklusive der SAP-Daten. Die Controller können jetzt jederzeit I Verschiedenen Vorsysteme: tagesaktuelle Auswertungen erstellen und das System eigenständig weiter- SAP, Personal-System, entwickeln. Excel-Dateien, CSV-Dateien © 2011 Cubeware GmbH. Cubeware ist ein geschütztes Warenzeichen der Cubeware GmbH. Alle anderen Produktnamen sind Warenzeichen der jeweiligen Hersteller. Technische Änderungen und Irrtum vorbehalten. 01.11. www.cubeware.de