Die Zukunft von BPM beginnt jetzt!

Professor Scheer über die BPM-Technologietrends der Zukunft www.aris.de/innovationen ARIS Expert Paper Die Zukunft von BPM beginnt jetzt! Professor Scheer über die BPM-Technologietrends der Zukunft Business Process Management (BPM) ist eine etablierte Management- Über die Autoren disziplin. Da in modernen Organisationen von jedem Mitarbeiter unterneh- merisches Denken und Handeln verlangt wird – jeder ist Manager – gehört BPM auch immer mehr zum operativen Tagesgeschäft. BPM an jedem Arbeitsplatz benötigt jedoch mehr als nur Prozessorientierung. Es bedarf einer Kombination von Organisationsformen und Technologien, die verteilte BPM-Initiativen unterstützen und diese gleichzeitig übergreifend konsoli- dieren. Jeder Mitarbeiter muss befähigt werden, seine Prozesse zu model- lieren und zu optimieren. Gleichzeitig muss die gesamte BPM Community eine Plattform erhalten, die alle individuellen Initiativen bündelt. Nur so können die Vorteile des prozessorientieren Managementansatzes voll aus- Prof. Dr. Dr. h.c. mult. geschöpft werden. Im folgenden Artikel geben die Autoren einen Überblick August-Wilhelm Scheer über die BPM-Entwicklungstrends, die alle Mitarbeiter eines Unternehmens gründete 1984 die IDS Scheer AG, deren Aufsichtsratsvorsitzender und Chief zu Prozessmanagern machen und die Bildung einer BPM Community unter- Technology Advisor er heute ist. Zugleich ist der Autor Gründer und Aufsichtsrats- stützen. vorsitzender der imc AG. 1975 hat er einen der ersten Lehrstühle für Wirtschaftsinformatik übernommen und das Institut für Wirtschafts- informatik (IWi) an der Universität des Saar- landes gegründet. Schwerpunkt seiner Forschungstätigkeit ist das Informations- und Hier lesen Sie: Geschäftsprozessmanagement in Industrie, Dienstleistung und Verwaltung. Professor welche Technologietrends die Zukunft des BPM beeinflussen Scheer hat zahlreiche Auszeichnungen wie den Philip Morris-Forschungspreis, den Preis der Erich Gutenberg Arbeitsgemeinschaft und das Bundesverdienstkreuz Erster Klasse erhalten und ist in zahlreichen Funktionen in Wissenschaft und Wirtschaft tätig. Seit 2007 BPM Guerilla vs. BPM Governance ist er Präsident des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und Neue Medien e.V. (BITKOM). Oft starten BPM-Initiativen in einem Unternehmen mit einem Guerilla Ansatz. Einzelne Abteilungen erkennen, dass ihre Abläufe ineffizient sind, Verbesse- rungsprojekte werden beschlossen und angestoßen. Zur Unterstützung der Initiative werden Software-Werkzeuge basierend auf den Präferenzen der jeweiligen Abteilung evaluiert. Kostengünstige Werkzeuge werden direkt über das Internet beschafft, um langwierige Beschaffungs- und Freigabeprozesse zu vermeiden. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe erfinden sukzessive eine eigene Methodik zur Prozessbeschreibung, die sich auf Zuruf weiter entwickelt. Bei mehr als 2-3 Prozessmodellierern wächst der manuelle Aufwand, die Modelle konsistent zu halten, schnell an. Wegen fehlender Standards werden die Inhalte immer wieder anders interpretiert. Ergebnis: Es werden Entscheidungen auf der Grundlage von falschen Daten getroffen. Wächst die BPM-Initiative viral über Jörg Klückmann die Abteilungsgrenzen hinaus, entstehen weitere Probleme: Andere Teams studierte Industriesoziologie, Betriebs- wirtschaft und Interkulturelle Wirtschafts- haben bereits Prozessaufzeichnungen in einer anderen Technologie angefertigt, kommunikation an der Friedrich-Schiller- Universität Jena und an der Louisiana State abteilungsübergreifende Prozessketten können nicht gebildet werden, der University in Baton Rouge / USA. Er erwarb seinen Abschluss mit Auszeichnung. Von Austausch zwischen den Teams wird erschwert. Die Guerilla BPM-Initiative Dezember 2000 bis Juni 2005 war Jörg scheitert, bevor sie ihren eigentlichen Wert entfalten konnte. Klückmann bei der Intershop Communications AG angestellt. Als Marketing Manager war er für das Produktmarketing für Enfinity, eine Viele Unternehmen erkennen, dass BPM-Initiativen oft wie beschrieben viral führende Software für professionellen Online- Handel verantwortlich. Im Juli 2005 wechselte und nicht zentral und strategisch gesteuert starten. Da jedoch eine Prozess- Jörg Klückmann zur IDS Scheer AG in orientierung im Interesse des Unternehmens liegt, sollten solche Initiativen nicht Saarbrücken. Er verantwortet das internatio- nale Produkt Marketing für die ’ARIS Platform’ behindert, sondern gefördert werden. sowie alle ARIS-Lösungen. Contact: arisproductmarketing@ids-scheer.com 2 ARIS Expert Paper Es muss aber im Vorfeld sichergestellt werden, dass die Ergebnisse der einzelnen BPM-Teams kombiniert werden kön- nen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Initiativen ihren Schwung behalten. Niemand hat Lust und Zeit, Monate auf die interne Beschaffung zu warten, bevor eine BPM- Software genutzt werden kann. Für den Guerilla- Ansatz eigenen sich daher Produkte, die über das Internet zu beschaffen und leicht zu installieren sind. Ein solches Werkzeug ist ARIS Express. Es kann im Internet kostenfrei heruntergeladen und an jedem Arbeitsplatz installiert werden. Die integrierte Me- thode der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) stellt sicher, dass alle Prozessmodelle konsistent interpretiert und ausgewertet werden können. Egal in welchen Bereich des Unternehmens mit ARIS Express gearbeitet wurde, die Modelle können zu abteilungsübergreifenden Prozessketten kombiniert werden (Abbildung 1: ARIS Express). Natürlich unterstützt ARIS Express neben der EPK weitere Modelltypen, wie zum Beispiel Organi - gramme, Wertschöpfungsketten, BPMN oder IT- Landschaften. Damit beschränkt sich die Software Abb. 1: ARIS Express im Gegensatz zu vielen anderen Modellierungs- werkzeugen nicht auf die reine Prozesssicht. Dies ist wichtig, um das Geschäftsprozessmanagement ganzheitlich anzu- gehen und nicht losgelöst vom betrieblichen Kontext zu betrachten. Werden professionellere Funktionalitäten wie Modellversionierung, komplexere Auswertungen über mehrerer Prozess- ketten hinweg oder Prozesssimulation benötigt, können alle Inhalte aus ARIS Express in die ARIS-Profiwerkzeuge der IDS Scheer übertragen werden. Aus dem unstrukturierten BPM Guerilla Ansatz wird ein strukturiertes, nachhaltiges und ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement (vgl. ARIS Design Platform - Getting Started with BPM, 1. Aufl. 2008) Der Übergang von unstrukturiertem zu strukturiertem BPM wird durch die Etablierung einer BPM Governance gekenn- zeichnet. Unternehmen installieren Strukturen und Regelungen, welche den Prozess des Prozessmanagements profes- sionalisieren. Dieser Ansatz wird notwendig, wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern Prozessmanagement betreibt und trotzdem große Flexibilität bei den Abläufen notwendig ist. Ist ein solcher BPM-Reifegrad erreicht, müssen Technologien, wie z. B. die ARIS Governance Engine eingesetzt werden, um die BPM-Strukturen und Regelungen zu definieren und aus- zuführen.