Digitalisierung der Geschäftsprozesse - Reduzierung des täglichen Papierbedarfs

Referenzbericht Seit über 25 Jahren steht das Augustdorfer Familienunternehmen Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG für Qualität und Kundenservice rund um den Werkstoff Glas. Dabei legt das Unternehmen großen Wert auf Offenheit, Schnelligkeit, Flexibilität und die Wendigkeit der Belegschaft, sich auf kurzfristig wechselnde Anforderungen einzustellen. Mit mehr als 13.000 qm Produktionsfläche im Stammwerk in Augustdorf und dem Produktionswerk in Bad Bentheim/Gildehaus werden bis zu 6.000qm Isolierglas pro Tag für die Fensterindustrie und den Handel gefertigt. „Service, Flexibilität und Qualität sind wesentliche Merkmale unserer Arbeits- weise, die es stets auszubauen gilt. Für die IT-Unterstützung bei der Umsetzung unseres Anspruchs waren nscale und Ceyoniq perfekt, weil sie alle Eigenschaften mitbringen, die unserer Arbeitsweise entsprechen. “ Jörn Weiler, Assistent der Geschäftsführung bei Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG Das gesetzeskonforme Vorhalten von E-Mails und die Digitalisierung Anforderungen: der vorherrschenden analogen Geschäftsprozessen – das waren die • gesetzeskonformes Anforderungen des Industrieunternehmens Teuto-Glasveredelung Vorhalten von E-Mails GmbH & Co. KG an ein einzuführendes Dokumenten-Management- • Umsetzung eines Web- Portals für den Kunden- System. Im Sommer 2008 entschied sich das traditionsgeführte Industrie- service unternehmen für nscale von Ceyoniq. Die Reduzierung des täglichen • Digitalisierung der Papierbedarfs und das Einsparungspotential von Zeit im Bereich der vorherrschenden analo- Ablage standen dabei im ersten Schritt im Mittelpunkt. gen Geschäftsprozesse Nach kurzer Projektlaufzeit waren der Rechnungseingangsworkflow, die Archivierung der Ausgangsrechnungen sowie die E-Mail-Archivierung produktiv auf nscale-Basis implementiert. Lösung: • nscale Desktop Digitalisierung der Geschäftsprozesse - • nscale Imaging Reduzierung des täglichen Papierbedarfs • nscale Office Integrator • nscale for Microsoft Rechnungseingangsworkflow Exchange Alle Eingangsrechnungen werden mit den jeweiligen Dokumenten • Scanner von Fujitsu und Gestetner sofort nach dem Eintreffen per nscale Imaging gescannt. Sodann wird die notwendige Verschlagwortung (Rechnungsnummer, Standort, Lieferant und Betrag) vorgenommen. Anhand der hinterlegten Zuständigkeit beim Lieferanten wird das Dokument per nscale Pipeliner Vorteile: sofort zur Freigabe an den jeweiligen Sachbearbeiter weitergeleitet, der • Reduzierung des Status auf „freigegeben/nicht freigegeben“ festlegt. Sobald das täglichen Papierbedarfs Dokument freigegeben wurde, erfolgt die Weiterleitung an die Buch- • Zeitersparnis im Bereich haltung zur Bezahlung. Dort werden zudem die restlichen Daten der Ablage (Belegnummer, Konto, gebucht am und bezahlt am) eingegeben. Auf • Optimierung der Arbeits- diese Weise kommen die Rechnungen viel schneller im Einkauf an, und abläufe Skonti können ausgeschöpft werden. Durch die optimierten Abläufe wird • Rechtskonforme Archivie- überdies eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis erzielt. rung der Unternehmens- E-Mails Referenzbericht Archivierung der Ausgangsrechnungen Alle Ausgangsrechnungen werden in nscale archiviert. Nach dem PDF- Systemvoraussetzung: Druck erfolgt zunächst eine Zwischenspeicherung auf dem Server. Es • Betriebssystem : folgt die Ablage der Rechnungen per Pipeliner in nscale. Die Zuordnung MS-Windows Server 2003 der Rechnungen zum Verzeichnis (Standort) wird durch eine und MS Windows XP Pro automatische Prüfung anhand von Dateinamen vorgenommen. • Storage Backend System: Serverseitig auf einem Raid 5 Vorteile: Der Anwender muss die Rechnungen nicht mehr manuell • Datenbank: ablegen, und Papierordnerarchive, die Platz kosten, gehören der MS-SQL Vergangenheit an. Im Auskunftsfall sind die Rechnungen leicht • Anwender: Verteilte wiederzufinden – auch das spart Zeit. Standorte in Augustdorf, Bad Bentheim und Gesetzeskonformes Vorhalten von E-Mails Gütersloh Für das gesetzeskonforme Vorhalten der Unternehmens-E-Mails nutzt • Software/Applikationen: Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG die Komponente nscale for Kofax Capture, AlFak Microsoft Exchange. Sämtliche E-Mails, die älter als 30 Tage sind, werden in nscale archiviert. Nach weiteren 30 Tagen ersetzt nscale die bereits archivierten E-Mails durch Links. Der Anwender merkt davon nichts und hat weiterhin vollen Zugriff auf seine E-Mails. Ceyoniq Technology GmbH Boulevard 9 33613 Bielefeld Tel.: +49 521 9318-1000 Fax: +49 521 9318-1111 E-Mail: info@ceyoniq.com www.ceyoniq.com Über Teuto-Glasveredelung GmbH & Über Ceyoniq Technology GmbH: Co. KG: Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein 1980 entstand ein Industrie- kundenorientierter Technologie- und unternehmen, das sich - mit modernen Lösungsanbieter für elektronische Mitteln - auf die Veredlung von Glas Dokumentenverwaltung (Enterprise spezialisierte: Teuto-Glasveredelung Content Management) und digitale GmbH & Co. KG. 2005 feierte Das Archivierung. Von der Idee über die traditionsgeführte Familienunter- Entwicklung und Produktion bis zum nehmen sein 25-jähriges Jubiläum. Vertrieb und Service ist der Kunden- Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. nutzen maßgebend für ihr Denken KG. legt großen Wert darauf, den und Handeln. Die Ceyoniq, mit Haupt- Wünschen der Kunden gerecht zu sitz in Bielefeld, beschäftigt bundes- werden. Offenheit, Schnelligkeit, weit ca. 100 Mitarbeiter an verschie- Flexibilität und die Wendigkeit der denen Vertriebsstandorten sowie bei Belegschaft sich auf kurzfristig ihrem Tochterunternehmen Ceyoniq wechselnde Anforderungen einzu- Sales & Services GmbH Süd mit Sitz stellen, zeichnen das Unternehmen in Nürnberg. Die Gesellschafter der aus. Ceyoniq Technology GmbH sind die Gemäß des Leitspruchs „Glas zum DEVK Versicherungen und die VHV Leben“ hat Teuto-Glasveredelung Holding. GmbH & Co. KG. es sich zur Aufgabe gemacht, den zunehmenden gestal- www.ceyoniq.com terischen Ansprüchen seiner Kunden mit dem Werkstoff Glas gerecht zu werden. www.teutoglas.de