Frank Wuschech und die Basware GmbH - Zwei Kompetenzführer im Bereich Enterprise Purchase to Pay

Frank Wuschech und die Basware GmbH - Zwei Kompetenzführer im Bereich Enterprise Purchase to Pay Name: Frank Wuschech Funktion: Geschäftsführer Organisation: Basware GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, im Rahmen unserer Competence Site möchten wir Ihnen kompetenzführende Experten und Organisationen aus Forschung und Praxis vorstellen. In diesem Interview sprechen wir mit Frank Wuschech. Er ist seit Oktober 2004 Geschäftsführer der Basware GmbH. In dieser Position ist der 50jährige für das Geschäft von Basware in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Osteuropa verantwortlich. Basware bietet Softwarelösungen und Dienstleistungen zur Automatisierung des gesamten Prozesses von der Beschaffung bis zur automatisierten Rech- nungsbearbeitung. Mehr als 1.500 Kunden mit über einer Million Anwendern in 50 Ländern setzen auf Basware. Neben einer persönlichen Einschätzung zur Entwicklung des Bereichs der Au- tomatisierungssoftware für Purchase-to-Pay-Prozesse gibt uns Herr Wuschech einen Einblick in die Historie der Basware GmbH und geht dabei auch auf sei- nen eigenen Werdegang ein. Herr Wuschech stellt die Leistungen seines Un- ternehmens sowie dessen Marktposition vor und verdeutlicht seine Arbeit an einem beispielhaften Projekt. Zum Schluss wagt Frank Wuschech mit uns einen Ausblick in die Zukunft der Branche. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team. www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Wuschech, Frageblock 1: Basware und Frank Wuschech als Kompetenzführer im Be- reich Enterprise Purchase to Pay Competence Site möchte die Kooperation zwischen führenden Kompetenzan- bietern und ihren -nachfragern fördern. Kooperieren setzt aber Kennen voraus, so möchten wir Sie und Basware vorstellen, auch wenn Frank Wuschech und Basware sicherlich zu den bekannten Kompetenzführern der Branche zählen. Daher als erstes vorweg: Können Sie uns aus Ihrer Perspektive die wichtigsten Meilensteine von Basware skizzieren. Wie kam es zur Unternehmensgrün- dung? Wer sind typische Kunden der Basware? Antwort: Basware feiert 2010 sein 25jähriges Bestehen. In Deutschland sind wir bereits seit 2000 tätig. Seit jenem Jahr ist die Basware auch an der Börse in Helsinki notiert. Zu Beginn haben die Gründer von Bas- ware, die übrigens zum Teil heute noch sehr aktiv am Konzern- geschehen teilnehmen, Planungs- und Budgetierungssoftware entwickelt. Danach konzentrierte man sich auf die Entwicklung von Rechnungsauto- matisierungs- und eProcurement-Lösungen. Connectivity Services rund um das Thema elektronische Rechnungen kamen vor etwa zehn Jahren hinzu. All diese Lösungen können Sie im Lizenzmodell kaufen oder als Software as a Service (SaaS) durch uns betreiben lassen. Die Purchase-to-Pay-Lösungen von Basware schaffen einen durchgängigen Prozess vom Einkauf bis zur Rechnungsbearbeitung. Damit sind wir weltweit der einzige Anbieter, der all diese Module komplett selbst entwickelt und vertreibt. Wir bieten unsere Lösungen branchenübergreifend an und haben mittlerweile einen Kundenstamm von über 1.500 großen Kunden wie beispielsweise Europ- car, MediaSaturn, Ritter Sport, Paulaner, Heineken, IKEA, HeidelbergCement, Bonner Generalanzeiger, Keramag, KLM uvm. Methodisches Projektmanagement in Verbindung mit qualifizierten Consultants und zertifizierten Projektmanagern sichert eine strukturierte Implementierung der jeweiligen Lösung. Dies gilt sowohl für kleinere als auch für global agier- www.competence-site.de Seite 2 ende Unternehmen. Mit dieser Vorgehensweise erreichen wir eine hohe und langfristige Kundenzufriedenheit. Frageblock 2: Enterprise Purchase-to-Pay Heutzutage reicht der manuelle Purchase-to-Pay-Workflow mit E-Mail und wei- teren konventionellen Tools nicht mehr aus. Ein höherer Grad an Automatisie- rung und ein auf unternehmensinternen Regeln basiertes Matching ist gefor- dert. Wo stehen wir heute und was kann in Zukunft erwartet werden? Was sind Ihrer Einschätzung nach momentan die aktuellsten Konzepte für erfolgreiche Enter- prise Purchase-to-Pay-Lösungen? Was sind die neuesten technischen Entwick- lungen? Antwort: Viele Unternehmen haben ihre Buchhaltungen schon lange mit einem Softwaresystem wie zum Beispiel SAP, SAGE, Oracle Fin- ance oder Microsoft Dynamics ausgestattet. Auch im Einkauf ist ein Warenwirtschaftssystem für produktionsbezogene Güter heutzutage Standard. Güter hingegen, die nicht in die Produktion einfließen, sowie Dienst- leistungen, werden dagegen oft nicht systematisch eingekauft. Es herrscht das sogenannte Maverick-Buying, das heißt, Abteilungen kaufen eigenmächtig Güter und Dienstleistungen, ohne den Einkauf einzubeziehen. Im Bereich des Daten- und Dokumentenaustausches zwischen Kunden und Lieferanten wird zudem oft noch mit Papier gearbeitet. Basware hat als erstes Unternehmen die Beschaffungs- und Finanzprozesse miteinander verknüpft und damit den “Purchase-to-Pay-Gedanken“ definiert. Die Zukunft wird geprägt sein von einem durchgängigen Prozess - von der elek- tronischen Bedarfsanforderung bis zur automatisierten Bearbeitung der Rech- nungen. Ein wichtiges Merkmal wird die Vollintegration der beteiligten Lieferan- ten sein, z. B. bei eOrdering und eInvoicing. Dies ermöglicht eine 100% Auto- matisierung. Wir haben die dafür notwendigen Lösungen schon heute im Portfolio. www.competence-site.de Seite 3 Frageblock 3: eInvoicing Digitalisierung und Automatisierung ist bei den meisten Unternehmen in den letzten Jahren stark fortgeschritten. Aus der Reihe tanzen noch immer die ein- gehenden Papierrechnungen, die in der Interaktion mit den Lieferanten einen zeit- und kostenintensiven Medienbruch darstellen. Von welchen Mehrwerten genau profitieren Unternehmen, die sich an Sie wen- den? Welche Lösungen und Dienstleistungen bieten Sie Ihren Kunden in diesen Bereichen ganz konkret? Was sind die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Einsatz dieser Basware-Lösungen? Antwort: Nur die Qualität elektronischer Rechnungen ermöglicht die volle Aus- schöpfung des Automatisierungspotenzials von EPP-Lösungen! Basware bietet dem Kunden als einziger Anbieter hundertprozenti- gen elektronischen Rechnungsein und -ausgang von Tag eins als Service an. Dabei ist unser Lösungsportfolio so zusammengestellt, dass Unter- nehmen jeder Größe sehr einfach in das Thema eInvocing einsteigen können. Zu diesem Service gehören das Scannen und Erkennen, die Archivierung und die aktive Einbindung der Lieferanten in diese elektronischen Geschäftspro- zesse. Durch die Zurverfügungstellung der qualifizierten digitalen Signatur und der ent- sprechenden Verifikation garantieren wir unseren Kunden rechtliche und steuer- liche Sicherheit. Mit zehn Jahren Erfahrung und mehr als einer Million Transaktionen pro Monat sind wir Vorreiter auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungen. Nicht zuletzt durch die Zusammenarbeit mit anderen Anbietern, die uns die Möglichkeit gibt, ähnlich wie beim Roaming im Mobilfunk, ein globales Netzwerk mit anderen Anbietern zu nutzen. Für die Kunden-Lieferantenbeziehung bedeutet das ein- facher Austausch von Daten unterschiedlicher Formate. Diese Open Network- Plattform funktioniert wie ein Adapter und ermöglicht die Kommunikation mit allen Systemen über eine einzige Schnittstelle. Spezielle Lösungen für den An- schluss an die verschiedenen Netzwerke sind damit nicht mehr nötig. Dadurch können beide Seiten auf einfachem Weg elektronische Rechnungen austau- schen und profitieren so von kostengünstigeren und effizienteren Prozessen. In www.competence-site.de Seite 4 solchen und ähnlichen Produkten sehen wir die Zukunft von erfolgreichen Enterprise Purchase-to-Pay-Lösungen. Wir bei Basware denken aber noch weiter. Unsere Software ist fähig, die zwi- schen Lieferanten und Kunden übertragenen Daten sofort zum richtigen Em- pfänger, in die richtige Kostenstelle oder eine sonstig definierte Stelle zu sen- den. Damit unterstützen wir den Rechnungsgenehmigungsprozess bis hin zur automatisierten Verbuchung der Rechnung, unabhängig vom Finanzbuchhalt- ungssystem beim Kunden. Bestimmte Voraussetzungen muss ein Unterneh- men dabei nicht mitbringen. Die Basware-Lösungen eignen sich für alle Unter- nehmen, die ihren Rechnungsbearbeitungsprozess vereinfachen wollen. Frageblock 4: eProcurement Zum Teil scheuen Anwender die für sie schwer einschätzbaren Konsequenzen von innovativen Lösungen – besonders jetzt zu Zeiten der Finanzkrise, in der der ROI besonders stark an Bedeutung gewinnt. Können Sie typische Projekte von Basware skizzieren? Mit welchem Ergebnis kann, mit welchem Aufwand muss man dabei rechnen? Was ist Ihre Rolle bzw. was sind Ihre Dienstleistungen und Ihre Aufgaben und welche Aufgaben über- nehmen andere Projekt-Partner, z.B. Ihre Kunden selbst? Welchen Schwierig- keiten begegnen sie und wie sehen Lösungen für diese Schwierigkeiten aus? Welche eProcurement-Strategien führen dauerhaft zum Erfolg? Antwort: Unsere eProcurement-Software ist eine benutzerfreundliche, inte- grierte Lösung - von der Ausschreibung über aktives Vertragsmana- gement bis hin zum katalogbasierten eProcurement für die Beschaf- fung von Gütern und Dienstleistungen. Die Firma Ritter Sport hat zum Beispiel durch die Einführung der Basware Pro- curement Lösung die Dauer ihrer Beschaffungsprozesse um 60 Prozent ver- kürzt. Durch eine Reduzierung der Lieferantenanzahl um 40 Prozent wurde es zudem möglich, die Einstandspreise um durchschnittlich 10 Prozent zu senken. Erfahrungsgemäß setzen wir Projekte in drei bis sechs Monaten um.