Führender Finanzdienstleister für Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung setzt bei Prozessautomatisierung auf Inspire Technologies

Führender Finanzdienstleister für Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung setzt bei Prozessautomatisierung auf Inspire Technologies PROSERVICE automatisiert Verarbeitung von mehr als 70.000 Papierrechnungen pro Jahr mit BPM inspire Die PROSERV!CE Dienstleistungsgesellschaft mbh, Spezialist für Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung für die Financial Services Industrie und Tochterunternehmen der Sparkassen Dienstleistung Rheinland GmbH & Co. KG, wickelt mit der Business Process Management (BPM) Software BPM inspire die gesamte Rechnungseingangsverarbeitung für ihre Mandanten ab. Dabei stellt die PROSERVICE ihren Kunden einen auf BPM inspire basierenden digitalen Rechnungsservice zur Verfügung, der eine elektronische Archivierung und die Rechnungsrecherche per Knopfdruck ermöglicht. Sämtliche Prozesse werden zentral initiiert, gesteuert und überwacht, so dass jeder einzelne Vorgang in Echtzeit nachverfolgt werden kann. Bislang war die Rechnungserfassung bei der PROSERVICE ausschließlich auf manuelle Erfassungstätigkeiten beschränkt. Aufgrund des niedrigen Automatisierungsgrades gestaltete sich die Rechnungsbearbeitung sehr aufwändig. Lange Bearbeitungs- und Transportzeiten, geringe Steuerungsmöglichkeiten im Rechnungslauf sowie dezentrale Belegarchive und das stetig steigende Auftragsvolumen der über 40 Sparkassen und angeschlossenen Tochterunternehmen stellte die PROSERVICE vor die Frage nach einer innovativen Alternativlösung. Mit der Einführung von BPM inspire profitieren die PROSERVICE-Mandanten nun von einem extrem hohen Automatisierungsgrad, der die Bearbeitungs- und Transportabläufe signifikant strafft sowie maximale Transparenz und schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf sämtliche Rechnungsvorgänge bietet. Damit gehören zeitintensive Belegarbeiten der Vergangenheit an. „Dank BPM inspire sind wir jetzt in der Lage, mit einem einzigen System sämtliche Schritte von der Umwandlung der Papierrechnungen in elektronische Daten bis zur endgültigen Buchung zu handhaben“, resümiert Norbert Hinseln, Leiter Buchhaltungsservice bei PROSERVICE. „Der Nutzen für unsere Kunden liegt auf der Hand: Ein schlanker Prozess mit niedrigem Erfassungs- und Prüfaufwand, der sicher, transparent, schnell und von unseren Kunden jederzeit auf Ihrem eigenen Monitor nachvollziehbar ist.“ Besondere Herausforderung war hierbei die Integration in verschiedene ERP-Systemumgebungen, die bei den PROSERVICE-Mandanten im Einsatz sind. Neben SAP dockt BPM inspire nahtlos an Wilken ERP an und modelliert einen plattformunabhängigen Komplettprozess, der sämtliche Rechnungsbearbeitungsschritte von der automatischen Belegerfassung über die papierlose Verteilung, Weiterverarbeitung und Buchung relevanter Rechnungsdaten, die revisionssichere Speicherung bis hin zur Zahlungsfreigabe abbildet. Auch die Anbindung weiterer Systeme wie etwa Navision oder Sparkassen Informatik-Schnittstellen unterstützt BPM inspire problemlos. Besonderes Highlight: Die Lösung kann dank des enormen Potenzials in puncto Ausbaufähigkeit und Skalierbarkeit um eine komplette Einkaufsakte und elektronischen Posteingang erweitert werden. „Es liegt in der Natur der Sache, als Dienstleistungsunternehmen permanent Prozesskosten und Prozessqualität im Auge zu behalten und auf Optimierungsmöglichkeiten hin zu prüfen“, unterstreicht Dr. Michael Otte, Geschäftsführer bei Inspire Technologies. „Mit BPM inspire versetzen wir die PROSERVICE in die Lage, nicht nur die Qualität und Kostenstruktur im Bestandskundengeschäft maßgeblich zu verbessern, sondern zudem erweiterte Vermarktungspotenziale für das Neukundengeschäft durch eine umfassende Prozessautomation gewinnbringend zu erschließen.“ Über Inspire Technologies GmbH Inspire Technologies GmbH entwickelt und vermarktet Business Process Management (BPM) Software. Kernstück des Angebots ist die Suite BPM inspire, die eine schnelle und hochskalierbare Einführung von unternehmensweiten Business Process Management-Lösungen ermöglicht. BPM inspire unterstützt seit 1996 Partner und Unternehmen als ganzheitliche Business Process Management-Suite bei der Modellierung, Automatisierung, Ausführung und Monitoring von Geschäftsprozessen. Mehr Informationen zur Inspire Technologies GmbH finden Sie unter: www.bpm-inspire.com