Geschäftsprozessmanagement - Konzepte

1 1 Gliederung * Der grundlegende Aufbau des Buches ist in Abb. 1.0-1 dar- Aufbau gestellt: Grundlagen Der Geschäftsprozessmanagement-Kreislauf Strategisches Prozessmanagement Prozessentwurf Prozesscontrolling Prozess- implementierung Abb. 1.0-1: Die Gliederung orientiert sich am Geschäftsprozessmanage- ment-Kreislauf. In der ersten Gruppierung »Grundlagen« wird das Konzept Grundlagen der Prozessorientierung als grundlegendes Gestaltungskon- zept für Unternehmen anhand eines Beispiels erläutert. Es werden die wesentlichen Konzepte vorgestellt und ein kur- zer Abriss der Entwicklung des Themas Geschäftsprozess- management gegeben. In der zweiten Gruppierung wird der Kreislauf des Ge- Kreislauf schäftsprozessmanagements eingeführt, der auch als Geschäfts- prozess- Gliederung für das weitere Buch dient. Er beginnt mit management der Verankerung des Geschäftsprozessmanagements in der Unternehmensstrategie (Strategisches Prozessmanage- ment). Es folgen die Modellierung und Analyse der beste- Basistext 2 1 Gliederung * henden Prozesse sowie die Definition von Prozessänderun- gen (Prozessentwurf). Die Umsetzung dieser Änderungen in Form organisatorischer Maßnahmen und der Implemen- tierung von Informationssystemen ist Gegenstand der Pro- zessimplementierung. Das Prozesscontrolling umfasst Aktivitäten zur Überwachung und Kontrolle der implemen- tierten Prozesse. Mit der Nutzung der hierbei gewonnenen Erkenntnisse im strategischen Prozessmanagement ist der Kreislauf geschlossen. Bearbeitungs- Die einzelnen Gruppierungen und die darin eingeordneten reihenfolge Wissensbausteine lassen sich prinzipiell unabhängig von- einander bearbeiten. Wenn noch keine Vorkenntnisse vor- handen sind, sollte zunächst die Gruppierung »Grundlagen« bearbeitet werden. Für das Verständnis der Einordnung der einzelnen Themen in das Gesamtkonzept wird allen Lesern empfohlen, die zweite Gruppierung, »Der Geschäftsprozess- management-Kreislauf«, zu bearbeiten. Für eine Reihe von Themen, die in den Blöcken »Prozessentwurf«, »Prozessim- plementierung« und »Prozesscontrolling« dargestellt wer- den, sind Grundkenntnisse der Geschäftsprozessmodellie- rung nützlich, wie sie zu Beginn der Guppierung »Prozess- entwurf« behandelt werden. Basistext 2.2 Konzepte * 39 2.2.1 Von der Strategie bis zum Informationssystem * Zur Gestaltung von Unternehmen sind zunächst strate- gische Fragen zu beantworten. Zur Umsetzung der for- mulierten Anforderungen müssen auf der Prozessebe- ne entsprechende Abläufe, d.h. Geschäftsprozesse, ge- schaffen werden, mit denen die gewünschten Produk- te und Dienstleistungen erstellt werden können. Auf der dritten Ebene sind geeignete Ressourcen für die Durchführung der Prozesse bereitzustellen. Die Ele- mente der drei Ebenen müssen möglichst gut aufein- ander abgestimmt sein. Bei der Unternehmensgestal- tung handelt es sich auch nicht um einen einmaligen Vorgang, sondern um eine kontinuierliche Aktivität, bei der sich die drei Ebenen gegenseitig beeinflussen. Von den genannten Ressourcen haben insbesondere die Informationssysteme einen engen Bezug zu den Prozessen. Soll ein neues Unternehmen gegründet werden, so sind ei- Strategie als ne Reihe von Fragen zu beantworten. Zunächst stehen hier- Ausgangspunkt bei Fragen der Strategie des Unternehmens im Vordergrund. So muss entschieden werden, welche Produkte oder Dienst- leistungen angeboten werden sollen, wie das Unternehmen strukturiert sein soll, und wie es vorgehen will, um sich ge- gen seine Konkurrenten zu behaupten. Steht die Strategie fest, muss geklärt werden, wie sie umgesetzt werden soll. Hier kommen die Geschäftsprozesse ins Spiel: Es müssen Abläufe geschaffen werden, mit denen die gewünschten Pro- dukte oder Dienstleistungen erstellt werden. Zur Durchfüh- rung dieser Abläufe sind verschiedene Ressourcen erfor- derlich – insbesondere geeignete Mitarbeiter, aber auch Ma- schinen und andere Betriebsmittel, Informationen und Wis- sen sowie Informationssysteme. Abb. 2.2-1 illustriert diesen Zusammenhang. Für jeden Be- enger reich sind Beispiele für einige wichtige zu berücksichtigen- Zusammmen- hang von de Themen genannt: Strategien, Prozessen & Strategie: Hier sind die Geschäftsfelder zu klären, d.h. in Ressourcen welcher Branche das Unternehmen mit welchen Arten von Basistext 40 2 Grundlagen * Strategie + Geschäftsfelder + Unternehmensziele + Unternehmens- + Produkte und + Erfolgsfaktoren struktur Dienstleistungen + Kernkompetenzen + Partnerschaften + Märkte + Prozesse Ziele, Vorgaben Unterstützung Prozesse + Teilprozesse + Reihenfolgen + Organisations- + Leistungen + Materialflüsse einheiten + Aktivitäten + Informationsflüsse Ziele, Vorgaben Unterstützung Ressourcen Mitarbeiter Betriebsmittel Wissen Informations- systeme + Qualifikation + Maschinen + Organisatorische + Funktionen + Erfahrungen + Gebäude Regelungen + Bildschirm- + Motivation + Hilfsmittel + Arbeits- fenster anweisungen + Dialogabläufe + Patente + Datenstrukturen + Undokumen- + Benutzerrechte tiertes Wissen Abb. 2.2-1: Die drei miteinander in Beziehung stehenden Ebenen für die Unternehmensgestaltung: Strategie, Prozesse, Ressourcen. Für jede Ebe- ne sind wichtige zu definierende Aspekte dargestellt. In Anlehnung an /Österle 95, S. 16/. Produkten und Dienstleistungen tätig werden möchte. Da- bei muss auch festgelegt werden, in welchen Märkten es vertreten sein möchte. Die Unternehmensziele beschrei- ben, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickeln soll. Eine wichtige Rolle spielt das Erkennen von Erfolgs- faktoren, d.h. Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Unternehmen mit der betreffenden Geschäftstä- tigkeit langfristig erfolgreich sein kann. Bei Kernkompe- tenzen handelt es sich um Fähigkeiten des Unternehmens, die es besonders gut beherrscht. Die Kernkompetenzen sollten mit der angestrebten Geschäftstätigkeit zusam- menpassen. Die Unternehmensstruktur und die Zusam- menarbeit mit Lieferanten sowie anderen Partnerunter- nehmen sind weitere zu klärende Punkte. Schließlich müs- sen die Hauptprozesse des Unternehmens definiert wer- den. Basistext 2.2 Konzepte * 41 Prozesse: Hier geht es darum, wie die Unternehmenspro- zesse sinnvoll strukturiert werden, welche Teilprozesse sie umfassen, welche Leistungen sie erbringen und in welchen Organisationseinheiten sie durchgeführt wer- den. Es sind die einzelnen Aktivitäten zu definieren so- wie die Reihenfolge, in der sie durchgeführt werden. Auch die mit diesen Aktivitäten verbundenen Material- und In- formationsflüsse sind zu klären. Ressourcen: Die in den Prozessen benötigten Ressour- cen sind zu bestimmen und geeignet auszuwählen bzw. zu erstellen. Hierzu gehören: Mitarbeiter: Diese müssen über eine geeignete Qualifi- kation und Erfahrung verfügen. Zu berücksichtigen ist au- ßerdem die Motivation der Mitarbeiter, die Aufgaben in geeigneter Weise durchzuführen. Betriebsmittel: Hierbei handelt es sich um Maschinen, Gebäude, Hilfsmittel usw. Wissen: Das Wissen einer Organisation liegt einerseits in Form von Dokumenten vor, wie organisatorischen Rege- lungen, Arbeitsanweisungen und Patenten. Andererseits existiert es insbesondere auch in Form von undokumen- tiertem Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter. Informationssysteme: Es sind die von den Informa- tionssystemen bereitzustellenden Funktionen mit den entsprechenden Bildschirmfenstern, Dialogabläufen usw. zu implementieren.