Goldmedaille für transparente und verlässliche Rechnungsbearbeitung

Anwenderbericht Goldmedaille für transparente und verlässliche Rechnungsbearbeitung Olympische Spiele, Eurovision Song Contest oder Bambi-Verleihung: Die Procon MultiMedia AG strafft Rechnungseingangsverarbeitung mit BPM inspire 11.100 Sportler aus aller Welt, 302 Wettbewerbe, 28 Sportarten: Ein internationales Mega-Event wie die Olympischen Sommerspiele 2008 erfordert nicht nur jahrelange Vorbereitung und Milliarden- Finanzierung, sondern auch ein kompetentes, erfahrenes Team, das im Hintergrund die Fäden in der Hand hält. Um Sportler und Veranstalter in Peking nicht im Dunkeln und ohne Ton dastehen zu lassen, setzten die Veranstalter auf die Expertise des deutschen Licht- und Beschallungsspezialisten Procon MultiMedia AG – nicht ohne Grund: Auch Großveranstaltungen wie der Eurovision Song Contest und die Bambi-Verleihung wurden bereits von Procon in Szene gesetzt. Events wie diese benötigen nicht nur viel Planung und Organisation, es fallen auch hunderte von Rechnungen an. Um Kosten zu reduzieren, Fehlbuchungen zu minimieren und die Durchlaufzeiten von Rechnungen zu senken, wickeln die Veranstaltungsspezialisten von Procon heute die gesamte Rechnungsverarbeitung mit der Business Process Management (BPM)-basierten Lösung BPM inspire ab. Diese Software stammt vom Hersteller Inspire Technologies, der schon erfolgreich bei zahlreichen namhaften Unternehmen BPM Projekte umsetzen konnte. Als technischer Full-Service-Anbieter für die Medien-, Entertainment- und Veranstaltungsindustrie mit zahlreichen nationalen und internationalen Projekten erhält Procon rund 100 Rechnungen pro Tag mit einem Umfang von zwei bis drei Seiten pro Forderung. 30 Prozent dieser Dokumente können einem Bestellbezug aus dem ERP-System Navision zugeordnet werden. In den Freigabeprozess sind dann rund 180 Procon-Mitarbeiter eingebunden. „Zehn bis 15 dieser Kollegen arbeiten hauptsächlich an der Eingangsrechnungsverarbeitung“, führt Dennis Henschel, Leiter Finanzbuchhaltung bei der Procon MultiMedia AG, aus. Früher sei der Prozess der Rechnungsverarbeitung oftmals sehr langwierig gewesen – die meisten Schritte verliefen manuell. Für Prüfung, Freizeichnung und Buchung in Papierform wanderte die Rechnung dabei durch viele Stationen im Unternehmen. Henschel: „Es kam manchmal zu langen Verarbeitungswegen, bei denen nicht immer hundertprozentig klar war, wo sich eine Rechnung gerade befand. Hier wollten wir Abhilfe schaffen und Prozesse automatisieren.“ Durch die IT-gestützte Verarbeitung eingehender Kreditorenrechnungen wollte Procon die Aktionskette Seite 1 von 4 verbessern und möglichst viele manuelle Schritte ablösen. Die Prozesse, die nach wie vor händisch erledigt werden müssen, sollten außerdem dahingehend optimiert werden, dass der Anwender alle für die Verarbeitung notwendigen Informationen soweit wie möglich automatisch an die Hand bekommt. Die Procon MultiMedia AG gliedert sich in die beiden Segmente Veranstaltungstechnik (Procon Event Engineering) sowie Filmlicht- und Kameratechnik (Cinegate). Dieser Geschäftsbereich beliefert Studios, in denen Musik- und Werbeclips sowie Spielfilme gedreht werden. Procon Event Engineering und Cinegate betreiben jeweils eine eigene IT-Infrastruktur. Diese Tatsache musste auch im Auswahlprozess für die neue Lösung der Automatisierten Rechnungsverarbeitung bedacht werden. Während Procon Event Engineering beispielsweise der Verzeichnisdienst Active Directory auf einem Windows-2000-Server und Exchange 2000 als Mailserver einsetzt, baut Cinegates eigenes Active Directory auf einem Windows 2003 Server auf. Als ERP-System setzen beide Procon-Töchter Navision ein, in dem mehrere tausend Kreditoren verwaltet werden. Von den so genannten A- Lieferanten werden die meisten Kreditorenrechnungen erwartet. „Wir haben uns im Laufe des Auswahlprozesses für BPM inspire entschieden, weil dieses Produkt alle Anforderungen am besten erfüllen konnte“, erklärt Henschel. Hierfür passte Inspire Technologies die Standardlösung an die spezifischen Procon-Forderungen an. Die Lösung deckt bereits im Standard eine Vielzahl von Funktionen der automatisierten Rechnungsverarbeitung vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung im ERP-System ab. Die Anpassung stellte daher keine Probleme dar. Henschel: „Prozessschritte, Plausibilitätsprüfungen und Eskalationsszenarien wurden Schritt für Schritt und unkompliziert modelliert und umgesetzt.“ Und so funktioniert die Rechnungsverarbeitung heute: Der gesamte Prozess besteht aus den Arbeitsschritten Scannen, Belegerkennung, Archivierung und Rechnungsfreigabe. Die Process Engine von BPM inspire – smart process steuert und überwacht sämtliche Rechnungsvorgänge bei Procon zentral und automatisch. Terminüberschreitungen, die etwa zu Skontoverlusten führen, gehören so der Vergangenheit an. Das Eingangsrechnungsbuch und ein Statusbericht von Forderungen sorgen zudem für die nötige Transparenz über alle Rechnungen. Gescannt wird an einem zentralen Standort in Hamburg, eine spezielle Barcode-Trennung findet nicht statt. Für die Verarbeitung verschiedener Rechnungsarten wurden Scan-Profile angelegt, in denen diverse Einstellungen für die Erfassungen voreingestellt sind. Beispiele: Einseitig oder doppelseitig, automatische Drehung oder Auflösung. Bei der Belegerkennung überprüft die BPM-Lösung Kategorien wie Kreditor, Debitor, Datum, Beträge oder Rechnungsnummer. Während der Archivierung werden Index-Felder wie Kreditorennummer oder Betrag gespeichert. Bei der Verarbeitung einer Rechnung wird im Folgenden unterschieden zwischen Rechnungen mit und Rechnungen ohne Bestellbezug. Während Rechnungen ohne Bestellbezug Seite 2 von 4 automatisch in Navision vorerfasst werden – das Einbuchungsblatt wird für den Monatsabschluss verwendet, werden Rechnungen mit Bestellbezug nicht im ERP-System vorerfasst. Über die Bestellung liegen in diesem Fall alle notwendigen Informationen vor. Die Funktionen Auswertungen und Statistik stehen über die Rechteverwaltung von BPM inspire – smart process nur ausgewählten Benutzern zur Verfügung. Durch den Einsatz von BPM inspire konnte Procon den gesamten Prüfungs-, Freigabe- und Buchungsprozess automatisieren. „Die Lösung kombiniert praxiserprobte Standardprodukte für das Auslesen und Erkennen von Dokumenten, die revisionssichere Archivierung der Belege und der Verarbeitungskontrolle sowie zur Prozesssteuerung mit Zugriff auf die zu integrierenden Systeme. Genau so haben wir uns dieses Projekt vorgestellt“, erklärt Finanzbuchhalter Henschel. „Die neue BPM-basierte Software bietet uns außerdem die komplette Bandbreite, die für eine automatisierte Rechnungsbearbeitung notwendig ist. Besonders gefallen uns die große Transparenz und Kontrolle entlang des gesamten Workflows. Die offene Schnittstellenarchitektur bietet uns Investitions- und Implementierungssicherheit.“ Durch die konsequente browserbasierte Benutzerschnittstelle und zentrale Steuerung können Procon-Mitarbeiter sogar Rechnungen in Peking und anderen Projektorten problemlos freigeben. Seite 3 von 4 Über Procon MultiMedia AG Die Procon-Gruppe erbringt technische Dienstleistungen für Veranstaltungen sowie Film- und Fernsehproduktionen. Die Gruppe verfügt über eine transparente und effiziente Holdingstruktur, mit der sie in neun Ländern vertreten ist. Seit ihrer Gründung im Jahr 1988 hat sich die Gesellschaft von einem lichttechnischen Spezialanbieter zu einem international tätigen Full-Service Anbieter für Veranstaltungen sowie Film- und Fernsehproduktionen entwickelt, der auch bei Großprojekten nahezu das gesamte Spektrum der erforderlichen technischen Dienstleistungen anbieten kann. Insbesondere handelt es sich dabei um Leistungen im Zusammenhang mit Licht-, Ton-, Video-, LED- und Kameratechnik sowie Bühnen- und Traversensystemen. In den vergangenen knapp zwei Jahrzehnten hat die Procon-Gruppe einen der modernsten und umfangreichsten Equipmentpools weltweit aufgebaut und mehrere 10.000 Veranstaltungen sowie Film- und Fernsehproduktionen mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad und unterschiedlicher Größenordung erfolgreich technisch ausgestattet und betreut.