Kraut und Rüben in der Prozessmodellierung: Wie Konventionen hilfreich für die Prozessdokumentation sein können

Kraut und Rüben in der Prozessmodellierung Wie Konventionen hilfreich für die Prozessdokumentation sein können Immer wieder stellen Process-Consultants in Kundenprojekten fest: die beim Auftraggeber vorhandenen Geschäftsprozesse sind entweder nur ungenügend schriftlich dokumentiert oder ohne einheitlichen Maßstab dargestellt. Typische Kundensituationen vor denen GPO-Berater oft stehen, sind beispielsweise: Einheitlichkeit in der Prozessdarstellung ist nicht zu erkennen (verschiedene Anwendungen im Einsatz - ARIS, Visio, Powerpoint,...). Es ist nicht erkennbar, ob dargestellte Prozesse den IST- oder SOLL-Zustand kennzeichnen, Deltabetrachtungen fehlen weitestgehend. Es gibt kein einheitliches Process Repository, in dem alle modellierten Kundenprozesse übersichtlich abgelegt sind. Rollen und Workflows für die Erstellung und Pflege von Prozessdarstellungen sind nicht einheitlich konzipiert und nicht an zentraler Stelle dargestellt. Um diesem Umstand entgegenzuwirken, bietet es sich an, Konventionen zur Prozessmodellierung mit dem jeweiligen Unternehmen gemeinsam zu erarbeiten und für die künftige Prozessaufnahme und – dokumentation verbindlich einzuführen. Die Nutzenaspekte für eine Vereinheitlichung der Prozessdarstellungen sind zahlreich: Erhöhung der Verständlichkeit, Vermeidung von Redundanzen und Widersprüchlichkeiten, Reduktion der Komplexität, Reduzierung des Nachpflegeaufwandes, etc. Die folgenden Punkte könnten Bestandteil einer Dokumentation für Prozessmodellierungsrichtlinien sein: Konventionen zur Verwendung von Modelltypen => Welche Modelltypen sollen und dürfen zum Einsatz kommen? Modelltypbezogene Konventionen => Welche Modellattribute, Objekt- und Kantentypen sind auszuwählen? Namenskonventionen für Modelle und Objekte => Wie soll die Benennung von Objekten erfolgen (dürfen)? Was ist in der Benennung verboten? Konventionen zur Layout-Festlegung => Welche Layoutarten und -spezifika sind erlaubt? Objekttypspezifische Konventionen => Welche Attribute sind pro Objekttyp zu pflegen? Konventionen zur Organisation der Modellierung => Wie ist das Drumherum zu organisieren? (Datenbank, Rollen, Prozessvarianten, etc.) Idealerweise werden diese Modellierungskonventionen in einem Handbuch zusammengefasst, das elektronisch abgelegt und in einem unternehmensöffentlichen Bereich (z.B. Intranet) zugänglich gemacht wird. Für jedes neue Prozessmodellierungsprojekt sollte diese Dokumentation als verbindliche Grundlage für die Projektarbeit dienen. Der Autor, Matthias von Mitzlaff, ist erfahrener GPO-/BPR-Berater, Change Manager und Coach. Aktuell ist er im Bereich Supply Chain Management der IBM GBS tätig. © 2009 Matthias von Mitzlaff. Alle Rechte vorbehalten.