Lean Six Sigma und Outsourcing

Lean Six Sigma und Outsourcing Frank Bornhöft Michael Leyer Jörg Thamm Frank Bornhöft Michael Leyer Erschienen in: gi Geldinstitute Hans Holzmann Verlag, Bad Wörishofen Heft 1/2010 Jörg Thamm Horváth & Partners www.horvath-partners.com 32 BANK-IT Lean Six Sigma und Outsourcing Outsourcingprojekte erfolgreich unterstützen. Dieses Thema wurde in einem Expertenwork- shop des ProcessLab der Frankfurt School of Finance & Management von erfahrenen Black Belts und Master Black Belts aus der Finanzbranche diskutiert. Autor: Frank Born- Autor: Michael Ley- Autor: Jörg Thamm höft ist Master Black er ist wissenschaftli- ist Senior Project Ma- Belt und Principal cher Mitarbeiter am nager bei Horváth & bei Horváth & Part- ProcessLab der Partners und verant- ners. Frankfurt School of wortlich für die Opti- Finance & Manage- mierung von IT-Orga- ment. nisationen und deren Prozesse bei Finanz- dienstleistern. Ergebnis: Lean Six Sigma kann in der Komplexität und der Kosten durch den beider Unternehmen in Teams oft fehlt. Hier ist allen Phasen eines Outsourcingprojekts für eine Lean-Ansatz zu kombinieren. Die Vorteile einer Lean Six Sigma eine Möglichkeit zur Steigerung Erfolgssteigerung eingesetzt werden. Dies gilt Verbindung zeigen sich auch bei einer Betrach- des Erfolgs beim Outsourcing. Wie die Grafik besonders für eine eindeutige Abgrenzung des tung der jeweils einsetzbaren Werkzeuge zur zeigt, kann Lean Six Sigma in allen vier Phasen auszulagernden Prozesses im Vorfeld sowie bei Umsetzung. Die Werkzeuge beider Methodiken eines Outsourcingprojekts eingesetzt werden. der Festlegung der gemeinsamen Vertragsbezie- ergänzen sich ideal im Rahmen eines DMAIC- Abgrenzung und Bewertung: Diese Pha- hungen.  Projekts. Dieser Begriff steht für die Projektpha- se sollte vor einer Entscheidung über ein mögli- Lean Six Sigma wird seit einiger Zeit auch bei Fi- sen Define, Measure, Analyze, Improve und ches Outsourcing stattfinden. Die bestehenden nanzdienstleistern verwendet. Die Kombinati- Control. Der DMAIC-Regelkreis ist eine fest vor- Prozesse werden auf ihre strategische Bedeu- on aus Lean Management und Six Sigma soll die gegebene Vorgehensweise zur Durchführung tung analysiert und zuerst so gut wie möglich Vorteile beider Methodiken verbinden. Six Sig- von Prozessoptimierungsprojekten mit (Lean) verbessert. Wenn ein Prozess mit bestehenden ma ist eine Methodik zur Qualitätssteigerung. Six Sigma. Problemen ausgelagert wird, dann werden diese Sie konzentriert sich vor allem auf die Reduzie- Ein vielversprechendes Anwendungsfeld für in der Regel auch beim Outsourcingpartner auf- rung der Fehlerstreuung in der Prozessdurch- Lean Six Sigma ist das Outsourcing. Das Out- treten. Dies kann mittelfristig zu Schwierigkei- führung. Damit sollen Prozesse stabiler und sourcing eines Prozesses kann generell in vier ten beim Outsourcingpartner führen, da dieser besser steuerbar werden. Fokus des Lean Ma- Phasen unterteilt werden (siehe Grafik). auch sprungfixe Kosten hat. Daher ist es sinn- nagement ist dagegen die Vermeidung von In den verschiedenen Phasen kommt es aber in voll, dass die bestehenden Prozesse zuerst ver- nicht wertschöpfenden Tätigkeiten in einem der Praxis bei vielen Unternehmen zu Proble- bessert werden, etwa mit Lean Six Sigma. Der Unternehmen. Dadurch sollen Prozesse schlan- men. So findet zum Beispiel eine ungünstige Vorteil einer Nutzung von Lean Six Sigma liegt ker, kostengünstiger und schneller werden. Ziel Abgrenzung statt, die im operativen Betrieb zu darin, dass es anschließend auch sehr gut in ei- ist es, die bei Six Sigma im Fokus stehende Ver- Nacharbeiten führt. Andere Probleme tauchen nem Outsourcingprojekt eingesetzt werden ringerung der Fehlervarianz mit der Reduktion in der Übergangsphase auf, in der das Wissen kann. Hier kann Lean Six Sigma für die genaue Festlegung der Schnittstellen im Prozess ge- nutzt werden, wie die Erfahrungen der Teilneh- ProcessLab-Workshop: Six Sigma in der Finanzbranche mer zeigen. Vorbereitung und Vertragsverhand- Diese Veranstaltungsreihe wurde im Sommer 2008 gestartet und richtet sich an lung: Beim Outsourcing entstehen Probleme, Experten auf dem Gebiet Six Sigma. Die Workshops finden viermal im Jahr statt. wenn die Ziele vom Outsourcingpartner und Im Vordergrund steht die Diskussion aktueller Projekte, Erfolge und Herausfor- Outsourcer nicht übereinstimmen. Der Out- derungen. Der Diskussionskreis ist nur für erfahrene Belts (Black Belts/ Master sourcingpartner muss auch den Anreiz haben, Black Belts) geöffnet, um einen gewinnbringenden Austausch unter Know-how- den Prozess zu verbessern. Hier ist die Wahl ei- Horváth & Partners/ProcessLab Trägern zu fördern und um Six Sigma im Finanzdienstleistungsbereich weiterzu- nes geeigneten Incentivierungs- und Steue- entwickeln. Die Themen werden grundsätzlich von der Diskussionsgruppe ausge- rungssystems ein wichtiger Einflussfaktor. Bei- wählt und von einem der Teilnehmer moderiert. Die Workshops werden an der spiel ist die Auslagerung eines Helpdesks. Wenn Frankfurt School of Finance & Management durchgeführt. der Dienstleister nach der Anzahl von Beschwer- deanrufen bezahlt wird, dann wird er kein Inte- Kontakt: Diana Heckl (d.heckl@frankfurt-school.de) resse haben, diese Anzahl zu verringern. Vertrauen und Transparenz können hier durch geldinstitute  1 2010 BANK-IT 33 die Definition der richtigen und messbaren oder Kontinente verteilt sind. So kann sich ein nes Prozesses über Unternehmensgrenzen hin- Kennzahlen geschaffen werden. Damit beide Lean-Six-Sigma-Coach direkt auf die Rechner weg auf beiden Seiten die nötigen Kapazitäten Unternehmen die gleichen Interessen haben, der Mitarbeiter des Outsourcingprojekts auf- vorhanden sind. In der Regel müssen beide Part- kann Lean Six Sigma für die Definition der rich- schalten und virtuelle Coachings durchführen. ner den Willen haben, Verbesserungen durch- tigen und messbaren Kennzahlen eingesetzt In dieser Phase, aber auch im operativen Betrieb, zuführen. Dies ist häufig bei einem Outsour- werden. Um dies sicherzustellen, sollte sich im kann Lean Six Sigma gut mit bestehenden etab- cingprojekt nicht der Fall. Hier findet keine ab- Rahmen eines Outsourcings ein Black Belt in lierten Methoden im IT-Bereich verbunden gestimmte  Prozessoptimierung über die Un- das Projekt einschalten. Seine Aufgabe ist die werden. Zudem sollten Methodiken je nach ih- ternehmensgrenzen hinweg statt.