Präzise Datenerfassung optimiert Workflow - OCR for AnyDoc im Einsatz beim Kölner Studentenwerk, Köln

Präzise Datenerfassung optimiert Porentief reine Scann-Ergebnisse Workflow M OCR for AnyDoc im Einsatz beim Kölner Ingesamt rund 300 Hochschulen an etwa Studentenwerk, Köln 180 Standorten in ganz Deutschland wer- den von den Studentenwerken betreut. Als Ob Studienfinanzierung, Beratungs- und Anstalten des öffentlichen Rechts leisten Vermittlungsdienste, kostengünstige Ver- sie einen wesentlichen Beitrag zur Verbes- pflegung oder preiswertes Wohnen – mit serung der Rahmenbedingungen für das einem breiten Leistungsspektrum sind die Hochschulstudium. Insgesamt rund 560 deutschlandweit 58 Studentenwerke für Mitarbeiter kümmern sich beim Kölner Stu- die soziale, wirtschaftliche, gesundheit- dentenwerk um die Gestaltung des Lebens- liche und kulturelle Förderung der Stu- raums Hochschule: Betreut werden etwa dierenden zuständig. Unter dem Motto 64.000 Studenten der sechs Hochschulen, „Service rund ums Studium“, betreut zu denen die Universität zu Köln, die Fach- allein das Kölner Studentenwerk 64.000 hochschule Köln, die Deutsche Sporthoch- Studenten, die an sechs Hochschulen der schule Köln, die Hochschule für Musik und Domstadt eingeschrieben sind. Um die Tanz Köln, die Kunsthochschule für Medien Erfassung handschriftlich ausgefüllter sowie die Katholische Hochschule Nord- Reparaturaufträge für die Wohnheime zu rhein-Westfalen, Abteilung Köln gehören. optimieren, entschied sich das Dienst- Das breitgefächerte Leistungsspektrum leistungsunternehmen in der Abteilung des Dienstleistungsunternehmens umfasst „Gebäudemanagement“ für den Einsatz ein vielschichtiges Beratungs- und Vermitt- der komfortablen Datenerfassungslösung lungsangebot. Hierzu gehört auch die Be- „OCR for AnyDoc“ der ALOS GmbH mit reitstellung von 4.600 Wohnplätzen in ins- Sitz in Köln. Damit wurde die langjährige gesamt 86 Wohnheimen. Partnerschaft mit dem beratenden Sy- stemhaus für Enterprise-Content und Do- kumenten-Management-Lösungen weiter ausgebaut. Anwenderbericht M Weiterverarbeitung in Zielsystemen Langjährig gute Erfahrungen hatte man mit dem beratenden Systemhaus für Für den Neubau von Wohnheimen, die In- Enterprise-Content und Dokumenten- standhaltung und für anfallende Repara- Management-Lösungen bereits seit der Im- turen ist das zwölf-köpfige Team der Ab- plementierung des Dokumenten-Manage- teilung Gebäude-Management zuständig. ment-Systems DocuWare sammeln können. Ausgeführt werden die notwendigen Repa- Mit der von ALOS angebotenen Datenerfas- raturen von intern beschäftigten Handwer- sungslösung OCR for AnyDoc können nun kern ebenso wie von externen Handwerks- die von den Handwerkern handschriftlich betrieben. Um die Erfassung der täglich bis ausgefüllten Felder des „Arbeitsauftrags- zu 100 Reparaturaufträge und deren Wei- zettels“ ausgelesen und die Werte korrekt terverarbeitung in den führenden Syste- und schnell an die entsprechenden Kosten- men (werkstattspezifischen Software sowie stellen übermittelt werden: Warenwirtschaft) effizienter zu gestalten, entschied man sich im September 2010 in M Qualifizierte Sachbearbeiter der Abteilung Gebäude-Management für unterfordert den Einsatz der leistungsfähigen Datener- fassungslösung OCR for AnyDoc der Kölner Nach Eingang einer Schadens- oder Stör- ALOS GmbH. meldung wird zunächst entschieden, ob die Reparatur von den intern beschäftigten Handwerkern der Abteilung Gebäude- management ausgeführt oder an externe Handwerksbetriebe vergeben werden soll. Übernehmen die internen Handwerker den Reparaturauftrag, wird anhand der Stör- meldung zunächst ein Arbeitsauftrag ge- neriert: Dieses Formular enthält sowohl die Adresse des entsprechenden Wohnheims als auch einen Barcode zur späteren Zuord- nung des Auftrags im System. Der Hand- werker vermerkt in diesem strukturierten Formular handschriftlich die ausgeführten Reparaturarbeiten. Für die Abrechnung der benötigten Arbeitszeit sind ebenfalls ma- nuell in eigens dafür vorgesehenen Feldern die Handwerkernummer als auch das aktu- elle Datum, die Anzahl der Arbeitsstunden sowie der Fahranteil einzutragen. Bislang wurden die Arbeitszettel zur Ablage im Do- cuWare-Archiv zwar eingescannt, die Wer- te der für das Rechnungswesen relevanten Felder mussten von den Mitarbeitern der Abteilung Gebäude-Management aber manuell „Die Beratung und Programmierung zur genauen in das System übertragen werden: „Dieses Ab- Strukturierung der Formulare bildete die Grund- tippen war sehr zeitintensiv und beeinträchtigte lage für das korrekte Auslesen der Werte. ALOS den gesamten Arbeitsprozess. Zudem war diese hat diese Aufgabe mit überzeugend hoher Kom- Tätigkeit für die qualifizierten Sachbearbeiter petenz gelöst“, erklärt Cornelia Draschner. Über überaus eintönig und ermüdend“, erklärt Corne- das Qualitätssicherungsverfahren wird der ge- lia Draschner, Leiterin der IT-Abteilung. scannte Bereich anschließend durch Entzerren, Aufhellung oder Bereinigung aufbereitet. Wurde M Präzise Datenerfassung für das Ausfüllen ein farbiger Stift verwendet, kann die intelligente Lösung die Zeichen au- Mit dem Einsatz der Datenerfassungslösung OCR tomatisch in Schwarz-/Weiß umwandeln. Steht for AnyDoc konnte der Workflow nun optimiert ein sauberes Bild zur Verfügung, wird dieses vor werden: Wie auch in der Vergangenheit werden der eigentlichen Datenerfassung zusätzlich be- die Reparaturaufträge stapelweise eingescannt. reinigt: Schlecht lesbare oder zerstörte Zeichen Das digitale Dokument wird nun aber nicht mehr werden automatisch ergänzt, störende Linien allein im DocuWare-Archiv abgelegt, zusätzlich entfernt. „Die Daten werden äußerst präzise und lassen sich jetzt auch die für die Abrechnung der qualitativ sehr hochwertig ausgelesen. Die Feh- Arbeitsstunden relevanten handschriftlich aus- lerquote ist sogar niedriger als bei der manuellen gefüllten Felder per ICR (Intelligent Character Erfassung“, berichtet Werkstattleiter Albert Schä- Recognition) auslesen: Die leistungsfähige Da- fer. Der Aufwand für die Nachbearbeitung sei da- tenerfassungslösung OCR for AnyDoc erkennt mit verschwindend gering. automatisch die Strukturen des Layouts und liest die entsprechenden Formularzonen aus. M Optimierter Workflow – motivierte „Damit konnten wir den gesamten Ar- Mitarbeiter beitsprozess optimieren und unseren Kun- denservice enorm verbessern. Bei telefo- Nach der entsprechenden Indizierung über nischen Rückfragen der Mieter sind wir nun den Barcode des Formulars können die in der Lage, sofort über den aktuellen Sta- Daten nun täglich im DocuWare-Archiv tus der Reparatur Auskunft zu geben“, er- abgelegt werden, darüber hinaus stehen läutert Cornelia Draschner. Werkstattleiter die erfassten Daten über die von ALOS re- Albert Schäfer ergänzt: „Unsere Sachbear- alisierten Schnittstellen zielgenau auch in beiter können sich jetzt ihren qualifizierten den führenden Systemen des Kölner Stu- Kernaufgaben widmen. Das hat positive dentenwerkes zur Verfügung: Die abzu- Auswirkungen auf die Motivation des ge- rechnenden Arbeitsstunden werden jetzt samten Teams.“ automatisch den verschiedenen Kosten- stellen im Rechnungswesen zugeordnet. Zudem wird der Reparaturauftrag in der werkstattspezifischen Software zeitnah als erledigt markiert. Anwenderbericht M Automatische Zuordnung zum Die Erfassung selbst ebenso wie die Über- Vorgang tragung in die beiden führenden Ziel- systeme erfolgt dann auf dem gleichen Optimieren ließ sich der Workflow eben- komfortablen Weg wie das Auslesen der falls für den Fall, dass die Vergabe der Reparaturaufträge interner Handwerker. Reparaturen an externe Handwerksbe- Dass OCR for AnyDoc stets die optima- triebe erfolgt.