Prozessdarstellung mit MS Visio: Arbeiten mit großen Prozessen

Geschäftsprozessmanageme mit Visio, ViFlow und MS Project Josef Schwab ISBN 3-446-40464-3 Leseprobe Weitere Informationen oder Bestellungen unter http://www.hanser.de/3-446-40464-3 sowie im Buchhandel 98 ________________________________________ 3.4 Arbeiten mit großen Prozessen 3.4.3 Sprungreferenzen auf weitere Prozesse Wir haben ein zweites Zeichenblatt mit der Fortsetzung des Prozesses auf dem ersten Zeichenblatt erstellt. Beide sind vollkommen unverbunden, obwohl es evtl. gute Gründe für uns gab, den Prozess auf dem zweiten Zeichenblatt dort zu erfassen und diesen nicht in einer anderen Visio-Datei darzustellen. Inhaltlich gibt es ja – oder sollte es geben – eine Verbindung zwischen den Prozess auf einem Zeichenblatt und dem auf dem anderen. Es mag sich, wie in unserem Bei- spiel, um eine Fortsetzung des Prozesses handeln oder, was wir danach behandeln, um einen Unterprozess des ersten Prozesses. 3.4.3.1 Fortsetzung des Prozesses Der erste Prozess, die Bearbeitung der Kundenanfrage, hat zu einem Angebot an den Kunden geführt. Wenn dieses Angebot angenommen wird, gibt es einen Auftrag, das eigentliche Ziel des Prozesses. Dieser Output des ersten Prozesses, der Auftrag, ist der Input des zweiten Prozesses, der Entwicklung. Was der Kunde in Auftrag gege- ben hat, muss ja entwickelt werden. Das Ereignis, der Auftrag des Kunden, ist der Auslöser des weiteren Prozesses, der Entwicklung. Diese Verbindung von einem Prozess zu einem anderen auf verschiedenen Zeichen- blättern kann man mit dem Symbol und der Funktionalität der Off-Page-Referenz darstellen bzw. einrichten. Abbildung 3.44 Off-Page-Referenzshape Dieses Shape stellt die Verbindung von einer Seite zu der anderen her, indem es einen Hyperlink auf das jeweils korrespondierende Symbol auf der anderen Seite einrichtet. Man kann dann einfach mit einem Doppelklick auf das Symbol zum anderen Prozess springen, in jede Richtung. Dies nicht nur in der Visio-Darstellung, sondern auch, wenn man den Visio-Prozess als Webseite speichert und mit dem Browser darauf zu- greift. Dort genügt dann sogar nur ein Klick (siehe Abschnitt 3.7). Übung Ziehen Sie ein Off-Page-Referenz-Shape auf das Zeichenblatt des Prozesses der Angebotserstellung. 3 Prozessdarstellung mit MS Visio ________________________________________ 99 Abbildung 3.45 Optionen beim Einfügen der Off-Page-Referenz Man kann ein Off-Page-Referenz-Shape auf ein Neues Zeichenblatt verbinden, das dann automatisch neu angelegt wird. Dies ist die Wahl, wenn man einen Prozess auf- nimmt und einfach die Fortsetzung auf einem weiteren, noch nicht angelegten Zei- chenblatt benötigt. Hier wollen wir es mit dem schon Vorhandenen Zeichenblatt „Entwicklung“ verbinden. Lassen Sie die anderen voreingestellten Optionen unverändert: Off-Page-Referenz-Shape auf dem Zeichenblatt ablegen bedeutet, dass ein korres- pondierendes Symbol auf dem anderen Zeichenblatt abgelegt wird. Wenn man diese Option deaktiviert, springt man zwar auf das ausgewählte Blatt, dort wird jedoch kein korrespondierendes Shape angelegt. Dies eignet sich für Rückverweise, wenn auf dem ersten Prozess schon ein Off-Page-Shape angelegt ist (siehe den nächsten Ab- schnitt Unterprozesse). Hyperlinks auf Shapes einfügen hat das Ergebnis, dass auch im HTML-Format eben die Hyperlinks eingerichtet werden. Shape-Text fortlaufend synchronisieren hätte die Folge, dass bei einer Änderung des Textes in einem Off-Page-Referenz-Shape automatisch der Text im korrespon- dierenden Shape angepasst würde (d. h., Text des Output-Shapes ist immer Text des Input-Shapes und umgekehrt). Abbildung 3.46 Abgelegtes Off-Page-Referenz-Shape Unmittelbar nach der Aktion des Ablegens des Off-Page-Referenz-Shapes liegt das korrespondierende Shape am linken oberen Rand des Zielzeichenblattes (das auch 100 _______________________________________ 3.4 Arbeiten mit großen Prozessen automatisch angezeigt wird), ohne Rücksicht darauf, ob sich hier schon ein anderes Symbol befindet. Man kann beide abgelegten Off-Page-Referenz-Shapes jedoch be- arbeiten wie jedes Shape, d. h., verschieben, vergrößern oder verkleinern und be- schriften etc. Übung Löschen Sie die bisherigen Symbole für „Auftrag erteilen“ im Prozess „Angebots- erstellung“ und „Auftragseingang“ im Prozess „Entwicklung“. Positionieren Sie an deren Stelle die beiden Off-Page-Referenz-Shapes, die Sie jeweils so benennen wie das bisherige Symbol. Passen Sie die Größe der Shapes an und bei Bedarf auch die Verbinder. Ziehen Sie jeweils einen Verbinder aus dem Shape (im Prozess „Angebotserstel- lung“) bzw. in das Shape (im Prozess „Entwicklung), um diese Verbindung auch grafisch anzudeuten. Nummerieren Sie die Prozesse so, dass alle Prozesse auf beiden Seiten fortlaufend nummeriert werden. Tipp Zum Beschriften des Off-Page-Referenz-Shapes muss es nur markiert sein, dann kann man einfach den Text eingeben. Mit einem Doppelklick scheitert man des- halb, weil damit zum anderen Shape gesprungen wird. Also: mit einem Klick mar- kieren, so dass die grünen Punkte an der Linie erscheinen. Dann Text eingeben, das Programm öffnet dann automatisch den Texteingabemodus. Das Ergebnis dieser Übung könnte so aussehen: Abbildung 3.47 Output des Prozesses Angebotserstellung Abbildung 3.48 Input des Prozesses Entwicklung (Stand Übung_02_02.vsd) 3.4.3.2 Unterprozess anlegen Prozesse bewegen Informationen oder Material vom Ausgangspunkt des Prozesses bis zu seinem Endpunkt, insofern sind sie eine Abfolge, d. h. eine Reihenfolge, von Handlungen oder Stationen. 3 Prozessdarstellung mit MS Visio _______________________________________ 101 Für uns, den Betrachter, mag es aber auch nützlich sein, einen Prozess in einer geglie- derten Art und Weise zu erfassen, also quasi Hauptprozesse und Unterprozesse. Man will einen Prozess, den man bisher als ein Element erfasst bzw. dargestellt hat, in mehrere, genauer spezifizierte Handlungen aufschlüsseln. Es ist ja immer die Frage, wie detailliert Sie Ihre Prozesse erfassen. Von der Projektplanung kennen wir die „Top-down“-Methode, d. h., erst die groben Phasen oder größeren Abschnitte des Projektes planen, dann kann man immer weiter die einzelnen Phasen genauer planen, indem man sie in Untervorgänge gliedert etc. Im Prinzip rate ich Ihnen, bei der Pro- zesserfassung genauso vorzugehen: bei der Aufnahme erst den Ablauf grundsätzlich, d. h. ohne Einzelheiten bzw. die Einzelschritte zu Sammelbegriffen zusammenge- fasst, darzustellen. Man kann später – je nach Bedarf – einzelne Prozessschritte im- mer noch detaillierter erfassen. Diese logische Gliederung wäre auf einem Blatt si- cher nur sehr komplex und wahrscheinlich unübersichtlich darzustellen. Hier gewinnt man an Klarheit und Übersichtlichkeit, dies auf verschiedenen Zeichenblättern zu er- fassen und dadurch zu strukturieren. Mittels der Off-Page-Referenz kann man von einem Prozess ja zu einem anderen Pro- zess verzweigen, und der dort dargestellte Prozess kann ein Unterprozess des anderen sein. Da dies im Prinzip keine neuen Techniken erfordert, führe ich dies jetzt insgesamt als Übung durch. Übung Wir wollen den Prozess „Termin ermitteln“, die Nr. 6 im Prozess „Angebotserstel- lung“, detaillierter darstellen, d. h., als einen Unterprozess erfassen. Legen Sie eine Off-Page-Referenz für diesen Prozess an, die auf ein neues Zeichenblatt verbindet. Nennen Sie dieses neue Zeichenblatt „Termin ermitteln“. Abbildung 3.49 Referenz auf neues Zeichenblatt Löschen Sie das bisherige Prozesselement „Termin ermitteln“, und ersetzen Sie es durch das Off-Page-Referenz-Shape, das Sie genauso benennen und mit der gleichen Nummer versehen. Positionieren Sie es an die gleiche Stelle. 102 _______________________________________ 3.4 Arbeiten mit großen Prozessen Abbildung 3.50 Off-Page-Referenz als Verweis auf Unterprozess Benennen Sie auf dem neuen Zeichenblatt „Termin ermitteln“ das Off-Page-Shape mit dem gleichen Text, und positionieren und vergrößern Sie es so, dass es wie ein Titel für die Seite wirkt. Tipp Wenn man ein Off-Page-Referenz-Shape mit einem Doppelklick zum Beschriften öffnen will, scheitert man, da man dann dem Hyperlink folgt und auf das Referenz- Shape springt. Es reicht jedoch, wenn das Off-Page-Referenz-Shape markiert ist. Sie können dann einfach über die Tastatur Text eingeben, das Shape geht automa- tisch in den Texteingabemodus. Alternativ (oder wenn Sie den Text nur ändern wollen) können Sie mit der Funktionstaste <F2> das ausgewählte Shape zum Text- bearbeiten öffnen. Legen Sie dann folgende Prozesse an: „Pflichtenheft überarbeiten“, „Projektplan erstellen“, „Aufwandsschätzung Program- mierung“, „Aufwandsschätzung Datenbank“, „Aufwandsschätzung Schnittstellen“, „Planung fertig stellen“, „Abgabe Terminplanung“. Verbinden Sie die Prozesse. Abbildung 3.51 Teilprozess Terminermittlung 3 Prozessdarstellung mit MS Visio _______________________________________ 103 3.4.3.3 Rückverweis Um es dem Leser, dem Benutzer und uns einfacher zu machen, kann man aus diesem Unterprozess mit einem Ausgang wieder zurückverweisen auf den Hauptprozess. Man kann natürlich immer auf das Off-Page-Referenz-Shape „Teilprozess Termin- ermittlung“ klicken, um zurückzuspringen, aber das muss man wissen, intuitiv ist das nicht.