Prozessoptimierung vom Posteingang bis zum Data Warehouse

Artikel Prozessoptimierung vom Posteingang bis zum Data Warehouse Inspire Technologies entwickelt Fünf-Punkte-Plan für bessere Prozesse Viele Unternehmen stehen irgendwann vor der Situation, dass ein einzelner, wiederkehrender Prozess, der das Kerngeschäft nur am Rande berührt, überproportional viel Zeit und Aufwand in Anspruch nimmt. Oft sind das zum Beispiel Genehmigungs- oder Freigabeprozesse – aber auch andere Abläufe haben ihre Tücken. Die Kosten, die solche Routineaufgaben im geschäftlichen Alltag verursachen, geben oft den Anstoß, um über einen Einstieg in die Prozessautomatisierung nachzudenken. Doch der Weg von der manuellen Koordinierung und Bearbeitung zum elektronischen Prozessbüro erscheint weit und steinig – wie also sollten die ersten Schritte aussehen? Prozessmanagementspezialist Inspire Technologies zeigt mit einem Fünf-Punkte-Plan, wie Unternehmen schrittweise in eine prozessoptimierte Zukunft starten können. Schritt 1: Automatisierung eines Kernprozesses Ob nun Rechnungseingang, Beschwerde- und Reklamationsmanagement, Reisekostenabrechnung, Genehmigungsprozesse, Fuhrparkmanagement, Urlaubsworkflow, Logistikprozesse, Bewerbermanagement oder automatisierte Arbeitsmittelvergabe – viele Prozesse ermöglichen einen Einstieg in das Business Process Management. Es empfiehlt sich, schon bei der Auswahl eines geeigneten Werkzeugs auf die Erweiterbarkeit zu achten. Eine Insellösung für den ersten Prozess mag zwar auf den ersten Blick ausreichen, doch lassen sich bestehende Systeme oft nicht ausreichend integrieren. Gerade wenn bereits weitere Prozesse im Blickfeld stehen und eineukünftige Erweiterung geplant wird, sollten Unternehmen auf eine moderne Architektur achten, die auch Zukunftstechnologien berücksichtigen kann. Hersteller wie Inspire Technologies bieten für den Einstieg ins Prozessmanagement zahlreiche Vorlagen, mit denen die individuellen Anforderungen im Unternehmen berücksichtigt werden können. Doch es geht bei diesem Schritt nicht nur um die Technik: Beim Einstieg in den ersten automatisierten Prozess ist nicht die höchstmögliche Komplexität entscheidend, sondern das Wecken von Begeisterung bei Mitarbeitern, Betriebsräten und der Geschäftsleitung. Höhere Transparenz, klare Zuständigkeiten, Auswertungsmöglichkeiten, Arbeitsentlastung und schnellere Arbeitsabläufe sind Vorteile, mit denen sich der erste Schritt ins Prozessmanagement auf allen Ebenen rentieren kann. Seite 1 von 3 Schritt 2: Posteingang entlasten Der nächste Schritt – die automatisierte Posteingangsverarbeitung – baut direkt auf der für den ersten Prozess geschaffenen Infrastruktur auf. Bei der Posteingangsverarbeitung wird die Briefpost gescannt, bei Bedarf per Texterkennung die Dokumentenklasse erkannt und Inhalte gelesen. Unterschiedliche Eingangskanäle wie Fax, Mail oder Telefon lassen sich dabei mit einer flexiblen BPM-Lösung problemlos einbeziehen. Daraufhin werden die Informationen gezielt weitergeleitet – üblicherweise in digitaler Form durch den Einsatz einer ganzheitlichen BPM-Suite wie BPM inspire wird der Nutzen dieser Digitalisierung gesteigert und eingehende Post in die richtigen Prozesse gesteuert – Rechnungen, Beschwerden, Verträge oder Reisekosten können so beispielsweise automatisch erkannt und in die richtigen Prozesse gesteuert werden. Abteilungsübergreifende Informationen, die bisher in Papierform tage- und wochenlang unterwegs waren, können durch die automatisierte Posteingangsverarbeitung zeitgleich elektronisch und damit umgehend verteilt werden. Sämtliche Schritte, Eskalationen, Weiterleitungen und Benutzereingaben werden protokolliert, so dass jederzeit eine Auskunft über den aktuellen Verbleib und Status möglich ist. Dadurch erleichtert eine entsprechende Lösung auch die Einhaltung von gesetzlichen oder prozessspezifischen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit. Schritt 3: Integration von CRM und Prozessmanagement Nächster Schritt auf dem Weg ins automatisierte, prozessgesteuerte Bürozeitalter ist für viele Unternehmen ein Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Hier bietet die Umsetzung mit einem flexiblen BPM-System wesentliche Vorteile: unterschiedliche Datenquellen können zusammengeführt werden, was die Pflege und Verwaltung von Kontakten erheblich vereinfacht und Redundanzen verringern hilft. Gleichzeitig wird gewährleistet, dass wichtige Kundendaten unternehmensweit schnell und rechtegesteuert zugänglich sind. Wichtiger ist aber noch die Tatsache, dass bei einer ganzheitlichen BPM-Suite Prozesse automatisch aus der CRM-Anwendung heraus aufgerufen werden können – so lassen sich nicht nur ein aktives Erinnerungs- und Eskalationsmanagement sondern auch Angebots- und Auftragsmanagement, Projektmanagement, Vertriebs- und Marketingunterstützung sowie Rechnungsstellung und Mahnwesen abbilden. Schritt 4: Das Data Warehouse voll ausnutzen Die durch den Posteingang und das CRM vorliegenden Daten lassen sich zusätzlich für Business Intelligence (BI)-Analysen verwenden. Ein intelligentes Zusammenspiel von BI und BPM im Unternehmen ist in der Lage, Prozesse aufgrund von BI-Daten eigenständig in Gang zu setzen und so beispielweise automatisch auf einen Materialengpass zu reagieren und eine Bestellung auszulösen. Durch die direkte Anbindung des BPM-Systems wird aus dem Data Warehouse eine automatisierte Schaltzentrale, die sofort auf verschiedene Szenarien reagieren kann. Auch die Projektplanung, ein Seite 2 von 3 immer wichtigeres Feld für den Einsatz von Business Intelligence, kann nachhaltig von diesem flexiblen Projektmanagement profitieren. Schritt 5: Interne Prozesse beschleunigen BPM eignet sich aber nicht nur, um Daten zu verarbeiten, die von außerhalb ins Unternehmen kommen – auch interne Prozesse lassen sich straffen und beschleunigen. Eine ganzheitliche BPM-Suite wie BPM inspire erlaubt auch die automatisierte Verarbeitung von Informationen aus dem Human Resource (HR)-Management. Die für Verwaltung, Abrechnung oder Einstellung von Mitarbeitern notwendigen Dokumente sind dadurch ortsübergreifend und zeitnah verfügbar, was die Kosten für HR-Prozesse erheblich senkt. Gleichzeitig wird die Effizienz typischer Vorgänge maßgeblich gesteigert. Ausgehend vom HR-Management lassen sich dann auch zeitaufwändige Einzelprozesse wie das Bewerbermanagement oder der Urlaubsworkflow automatisieren. Fortschrittliche Prozessmanagementlösungen ermöglichen es, vorhandene Projektmanagementlösungen anzubinden und so über System- und Ländergrenzen hinweg zu arbeiten. Durch die Verbindung zu Projektmanagement, ERP, HR oder Dokumenten-Management Systemen (DMS) werden Prüfungen, Datenabgleich und schnelle Abrechnungen auch in der Urlaubszeit sichergestellt. Auf diese Weise können Fristen eingehalten, notwendige Ressourcen bereitgestellt und Notfallpläne berücksichtigt werden. Nach diesem Fünf-Punkte-Plan macht sich die Arbeit zwar noch nicht alleine, aber die effiziente, prozessorientierte Bearbeitung sorgt immerhin dafür, dass Routineaufgaben weniger Zeit in Anspruch nehmen. So bleibt in allen Abteilungen mehr Zeit für das Kerngeschäft. Über BPM inspire BPM inspire ist eine vollständige BPM Suite mit den Bereichen Modellierung, Automatisierung, grafischen Benutzeroberflächen und Monitoring- sowie Controlling-Funktionalitäten für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. BPM inspire bietet zahlreiche Funktionen, welche Anwendern noch effektivere Arbeitsabläufe ermöglichen, lästige Routinearbeiten automatisieren und so dabei helfen, Kosten zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen. Mehr Informationen zur Inspire Technologies GmbH finden Sie unter http://www.bpm-inspire.com. Seite 3 von 3