Arbeitsbericht: Leitfaden zur Evaluation von Software-Applikationen

Arbeitsbericht: Leitfaden zur Evaluation von Software-Applikationen von Dipl. Wirt.-Inform. Michael Baurschmid, Universität Duisburg-Essen Abstract. Die Vielfalt der Produkte und Lösungsanbieter auf dem Softwaremarkt erfordert einen fundierten Entscheidungsprozess zur Auswahl der ’richtigen’ Applikation. Für die Verbesserung der Entscheidungsqualität und zur Reduzierung von Risiken möglicher Fehlentscheidungen werden heutzutage die Anwender immer mehr in die direkte Mitverantwortung von IT-Belangen einbezogen. Aus Sicht des IT- Managements stellt dieser Beitrag einen möglichen Ansatz dar, der die nichttech- nischen Aspekte (Organisation, Strategie und Wertorientierung) in den Vorder- grund rückt. Dies sind wichtige Gegebenheiten für die IT-Abteilung, die die Grundlage einer richtigen Auswahl entsprechender Applikationen darstellen. In- folgedessen die Chance eines Projekterfolgs steigern. Schlagworte: Softwareevaluation, IT-Governance, IT-Portfolio-Management Einleitung Im Umgang mit Informationstechnologien (IT) setzt sich in den letzten Jahren mehr und mehr ein Paradigmawechsel durch, der den Anwender verstärkt in die direkte Mitverantwortung für IT-Entscheidungen einbe- zieht. Somit übernimmt er eine viel aktivere Rolle bei den Auswahlprozes- sen der zukünftig im Unternehmen eingesetzten Hard- bzw. Software. Die entsprechenden Entscheidungsprozesse sollen hierdurch besser fundiert und die Risiken einer Fehlentscheidung reduziert werden. Ziel dieses Beitrags ist – auch für nicht IT-Experten – ein Verständnis für die Vorgehensweise zur Evaluation aufgabenspezifischer nützlicher Tools und Instrumente zu erlangen. Der Schwerpunkt liegt dabei aber nicht auf einer Marktübersicht verfügbarer Software-Applikationen in einem spezifischen Anwendungsbereich, sondern vielmehr auf einem generischen Vorgehensmodell, welches die Grundlage für den unternehmensspezifi- schen Evaluationsprozess bildet. 2 Leitfaden zur Evaluation Software-Applikationen Ausgangs- und Problemsituation Allgemein bekannt ist die Tatsache, dass der Einsatz von Informations- technologien heutzutage zu den unverzichtbaren Werkzeugen eines Unter- nehmens gehört. Durch eine an der Unternehmensstrategie orientierten Nutzung von IT wird typischerweise versucht, den Unternehmenswert mit- tels entsprechender Generierung von Wettbewerbsvorteilen, der Reduktion von Kosten oder Verbesserung von Prozessen zu steigern. Die Idee dieses Ansatzes ist nicht besonders neu, hat aber durch die Ent- wicklung einer Vielzahl sehr spezifischer Applikationen eine andere Di- mension erhalten. Denn teilweise sind voneinander unabhängige Anwen- dungsgebiete oder eine fehlende Koppelung zwischen den Applikationen der Grund für eine recht schwerfällige Informationsverbreitung, Daten- verwaltung und -integration. Die aktuellen Entwicklungen führen zu einer Vielzahl von Wettbewerbern auf dem Markt, die entsprechend verbesserte Applikationen mit unterschiedlichem Leistungsumfang anbieten. Aber aufgrund der oftmals in IT-Projekten gemachten Erfahrungen, wis- sen viele Anwender und IT-Experten, dass am Anfang vollmundige Ver- sprechen über die mögliche Leistungsfähigkeit neuer Applikationen ste- hen, die später nicht immer eingehalten werden können. Ohne eine spezifische Schuldzuweisung auszusprechen, liegen die Ur- sachen sowohl auf Seiten der Anwender sowie der IT-Experten bzw. IT- Dienstleister. Die Gründe hierfür sind vielfältig und resultieren meistens aus den folgenden Ursachen: • Ungeklärte Verantwortlichkeiten sowie eine fehlende Affinität der Fach- und Führungskräfte sorgen für die Verschleppung IT-relevanter Entscheidungen in dem Evaluations- und Implementierungsprozess. • Ungenaue Zielsetzungen haben zur Konsequenz, dass der notwendige Funktionsumfang der Applikation nur unzureichend bestimmt werden kann. Oftmals kommt es dadurch während dem Projektverlauf zu Ände- rungswünschen und die Evaluation deckt nicht alle notwendigen Aspek- te und Entscheidungskriterien ab. • Diskrepanzen zwischen dem Leistungsumfang einer Applikation und dem konstruktivistisch bedingten Erwartungshaltungen der Beteiligten führen bei der Nutzung der Applikation teilweise zu Enttäuschung und Frustration der Anwender. • Ein Business-Case wird häufig wegen des Fehlens quantitativer Metho- den zur möglichst exakten Bestimmung der Kosten, des erzielbaren Nutzens bzw. eventueller Projektrisiken nicht erstellt. Eine fundierte Entscheidungsfindung bei der Auswahl eines Lösungsanbieters bleibt damit eine Utopie. Von der IT-Organisation hin zur Implementierung 3 Die sich ergebenden negativen Konsequenzen sind vielfach bekannt. Durch schlecht strukturierte Evaluationsprozesse können die gewünschten Verbesserungen, vereinbarten Ziele bzw. kalkulierten Kosten nicht erreicht werden. Im schlimmsten Fall wird die Applikation zu einem späteren Zeit- punkt nicht mehr genutzt. Die bis dahin getätigten Investitionen sind somit vergebens und die erwartete Steigerung der Wertschöpfung durch den Ein- satz entsprechender Tools wird verfehlt. Ähnliche Risiken bestehen natürlich bei der Auswahl und Implementie- rung jeder Art von Software-Applikationen. Die beschriebenen Gegeben- heiten und Konsequenzen sind Anlass, relevante Fragestellungen der Eva- luation von Applikationen zu erörtern. Zur Vermeidung eben dieser wird im Folgenden ein möglicher Ansatz vor- gestellt, der die nichttechnischen Aspekte (Organisation, Strategie und Wertorientierung) der Evaluation in den Vordergrund stellt. Jene für die IT-Abteilung wichtigen strategischen Entscheidungen, die die Grundlage für den Projekterfolg darstellen. Von der IT-Organisation hin zur Implementierung Zu Beginn jeder Einführung einer neuen Applikation im Unternehmen steht ein mehr oder weniger umfassend organisierter Auswahlprozess. Ziel dieser Evaluation ist die Aus- und Bewertung der Leistungsfähigkeit so- wohl möglicher Produkte als auch des jeweiligen Lösungsanbieters. Sie bildet die Grundlage für die spätere Entscheidung zur Implementierung und Nutzung der Tools und Instrumente. Unternehmen, die vor der Wahl stehen, eine Applikation für den Einsatz nutzen zu wollen, sollten ein in gewissem Maße formalisiertes Vorgehen wählen, so dass die Risiken einer Fehlerentscheidung minimiert werden. Lutchen konstantiert hierzu, dass das Management der davon betroffenen IT-Belange viel stärker professio- nalisiert werden muss [Lutchen 2004, S. 3-6]. Hierfür sind die in Abb. 1 dargestellten drei Handlungsfelder des Evaluationsprozesses zu beachten. 4 Leitfaden zur Evaluation Software-Applikationen Abb. 1. Handlungsfelder des Evaluationsprozesses Organisation durch IT-Governance Im Rahmen des IT-Managements sind im ersten Schritt die Regelungen der Entscheidungsrechte und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit In- formationstechnologien zu definieren. Zu diesen unter dem Begriff der so- genannten ’IT-Governance’ subsummierten Elemente gehört die Klärung entsprechender Organisationsstrukturen,deren Rollen/Verantwortlichkeiten und diejenigen Prozesse, die u. a. für das Vorgehen bei der Evaluation und Bereitstellung von IT-Leistungen von wichtiger Bedeutung sind [Weill/Ross 2004, S. 2]. IT-Governance adressiert folgende Fragestellun- gen: Welche Entscheidungen sind vor bzw. während einer Evaluation zu treffen? Wer trifft diese notwendigen Entscheidungen? Wie werden diese getroffen und wie wird deren Umsetzung kontrolliert [Weill/Ross 2004, S.26]? Die aus diesen folgend dargestellten IT-Entscheidungsfeldern resul- tierenden Vorgaben, bilden die Grundlage zur Herleitung entsprechender Anforderungskriterien und des Vorgehens während des eigentlichen Eva- luationsprozesses [Weill/Ross 2004, S. 27]: • Die IT-Prinzipien beschreiben die Rolle und den Umfang der IT- Nutzung im Unternehmen. Es wird festgelegt, wie Technologien und Applikationen im Unternehmen anzuwenden sind. Hieraus ergeben sich die mittel- und langfristigen Ziele für die IT-Verantwortlichen, die ihre Aktivitäten daran ausrichten. Für den speziellen Anwendungsbereich ist von den verantwortlichen Gremien auf Geschäftsleitungs- bzw. Vor- standsebene eine Aussage über die Bereitschaft zur Nutzung der Appli- kation zu treffen. Außerdem sind die Rahmenbedingungen (Budgethö- Von der IT-Organisation hin zur Implementierung 5 he, zu unterstützende Geschäftsprozesse etc.) zu klären und dies den be- teiligten Fachbereichen gegenüber zu kommunizieren. Der gesamte Evaluationsprozess orientiert sich später an der möglichen Erreichung dieser Ziele. • Die aus den Zielvorgaben resultierenden konkreten Geschäftsanforde- rungen determinieren den notwendigen Funktionsumfang der Applikati- on. Bei der Entwicklung eines Kriterienkatalogs ist die Abdeckung der (Mindest-)Anforderungen mit dem Funktionsumfang der Applikation zu überprüfen und das wohl wichtigste Entscheidungskriterium. Dabei soll- ten unternehmenskritische Anforderungen gesondert berücksichtigt wer- den. Hingegen Anforderungen, die zur ’Commodity’ (alltägliche Grund- funktionalitäten) zwischen den Lösungsanbietern gehören, nur durch die Herausstellung eventueller Besonderheiten dargestellt werden. Dies re- duziert die Komplexität und lässt die Vergleichskriterien auch am Ende noch übersichtlich erscheinen. Versteegen [Versteggen 2004, S. 44] weist darüber hinaus noch explizit auf die Berücksichtigung der inhaltli- chen Korrektheit, Vollständig-, Verständlich-, Überprüfbar-, Dokumeni- tierbar- und Umsetzbarkeit der relevanten Anforderungen hin. Aus den Geschäftsanforderungen lassen sich später die entsprechend konkreten Beurteilungskriterien für die Applikation ableiten.