Enterprise Compliance Search – Intelligence Automation Solutions (IAS)

§ Enterprise Compliance Search INTELLIGENCE AUTOMATION SOLUTIONS (IAS) Enterprise Compliance Search IAS Intelligence Automation Solutions Inhaltsübersicht Einführung 3 Enterprise Compliance Search Best Practice 4 Suche ist nicht gleich Suche 5 Realisierung einer Compliance Search Architektur 7 Die wesentlichen Leistungsmerkmale 10 Ihr Hauptnutzen auf einen Blick ... 11 Ihr Ansprechpartner: Dr. Andrea Galli Phd. Nat. sci. ETHZ Head of Intelligence Automation Telefon +41 44 809 25 95 Mobile +41 79 456 76 32 E-Mail andrea.galli@scalaris.com I2I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP) Scalaris Intelligence Automation Solutions (IAS) Einführung Die Information Management-Infrastruktur eines Unternehmens umfasst in der Regel ganze Silos von Informationen, die bearbeitet und in unterschiedlichen Anwendungen, Aktenarchiven und Datenbanken abgelegt werden. Zu diesen so genannten operati- ven Systemen gehören das Enterprise Resource Planning (ERP), wie beispielsweise das Financial Management, das Customer Relationship Management (CRM), das Product Lifecycle Management und das Supply Chain Management (SCM). Das eigentliche Lebenselixier eines Unternehmens sind jedoch dessen Kommunikationssysteme und -anwendungen, wie z.B. E-Mail, Information Management (IM), VolP, Website, Internet, Kundenkontakt Center und Video Conferencing Anwendungen. Diese Systeme unter- stützen die geschäftlichen Arbeitsprozesse und enthalten aktuelle Daten in Hunderten, wenn nicht sogar Tausenden unterschiedlichen Dateiformaten. Neben dieser Business-orientierten Systemlandschaft erfordern das Compliance und Litigation Management sowie die Vielzahl gesetzlicher Regulatorien heutzutage eine parallel geführte, GRC-orientierte Systemfamilie, die den Schutz der gespeicherten Daten sicherstellt. Dazu gehören das Enterprise Content Management (ECM) und Re- cords Management, Archivsysteme und Daten-Repositories, das Policy Management und die Forensic Services (eDiscovery). Häufig existieren dadurch mehrere Kopien der- selben oder fast identischer Daten, die in elektronischen Archiven oder auf digitalen Medien (normalerweise Backup-Tapes) gespeichert sind. Dieser uneinheitliche, auf zwei vollständig getrennten Systemwelten basierende Ansatz ist nicht nur kostenintensiv und umständlich, sondern birgt auch zusätzliche Risiken, da Daten kopiert, verschoben und oftmals dauerhaft gespeichert werden. Hinzu kommt, dass jedes dieser Systeme im Rahmen von Anwendungsintegrationen, Unternehmensdurchsuchungen und forensischen Operationen immer wieder einge- bunden werden muss. Dies erfordert immer wieder neue, zeitaufwändige Indizierun- gen und Analysen, die hohe Kosten verursachen. Ein weiterer großer Nachteil dieses Vorgehens ist, dass Informationen in getrennten Systemen nicht automatisch mit- einander verknüpft werden können. Bei der Vorbereitung von Rechtsstreitigkeiten fallen in Rechts- und IT-Abteilungen des- halb stets umfangreiche forensische Recherchen an. Insbesondere der Zugriff auf die Vielzahl von Datenquellen und Risikomanagement-Systeme erfordert viel Zeit und Geld. Angesichts der mit dem Information Management verbundenen Herausforderungen Die Zusammenfüh- ist es nicht erstaunlich, dass die lückenlose Bereitstellung von gerichtsverwertbarem rung der beiden Beweismaterial mehrere Millionen Dollar an Kosten und Hunderte von Mann-Monate Systemwelten manueller Arbeit bedeuten kann. Das Risiko, ein entscheidendes Beweismittel zu über- eschließt eine unternehmensweit sehen oder bei Rechtsstreitigkeiten nicht alle notwendigen Schritte einzuleiten, kann nutzbare Informati- sogar noch kostspieliger werden und neben gravierenden rechtlichen Auswirkungen onsinfrastruktur, die auch der Reputation des Unternehmens immensen Schaden zufügen. alle Datenformate Dies führt dazu, dass immer mehr Unternehmen neue Wege gehen: Um die Prozesse transparent indiziert für den Zugriff, die Verarbeitung und die Analyse von Unternehmensinformationen zu und griffbereit rationalisieren, führen sie die beiden Systemwelten zusammen. vorhält. Dadurch ist es nicht länger Dies reduziert die Gefahr redundanter Daten ebenso sehr, wie die Kosten für die Be- notwendig, jede weismittelsicherung, bei der in der Regel Daten aus verschiedensten Systemen zusam- Datenquelle einzeln mengetragen werden. Auf diese Weise entsteht eine Governance, Risk & Compliance einzubinden. I3I Enterprise Compliance Search (GRC) Plattform für das das Audit Management, das Board/Entity Management, das Matter- & Litigation Management, das Claims Management, Software und Daten für Risikoanalysen, ausgelagerte Dienstleistungen zur Medienüberwachung, Corporate Performance Dashboards usw. Eine integrierte und strategisch ausgerichtete GRC-Plattform bildet das ver- lässliche und zukunftsfähige «zentrale Nervensystem», das Unternehmen bei der Minimierung geschäftlicher Risiken maximal unterstützt. Enterprise Compliance Search Best Practice Heutzutage sind wir an einem Wendepunkt zwischen einer bürokratischen Industriegesell- schaft und einer Gesellschaft des Informationszeitalters. Die Komplexität, der Umfang und die Zeitpläne für zukünftige Aufgaben erfordern neue, leistungsfähigere Tools und Prozesse für das Management von Business Information. Durch die Computer-basierte Bearbeitung von komplexen Inhalten, wie z.B. Dokumen- te, Grafiken und Sprachmitteilungen sind Informationen heute weniger strukturiert. Dies ist der genaue Gegensatz zu den tabellarischen, strukturierten Daten, die her- kömmlicherweise mit Computern bearbeitet werden. Ohne Frage haben wir ein großes Geschick bei der Bearbeitung dieser strukturierten Daten gezeigt und entsprechende Techniken und Methoden für deren Verarbeitung entwickelt. Dies war die Ära der rela- tionalen Datenbanken, wie z.B. ORACLE und DB2. Es ist jedoch ein Fehler zu glauben, dass wir dieselben Methoden zur Bearbeitung von unstrukturierten Daten verwenden können - auch wenn wir es immer wieder versuchen. Anwendungen und IT-Systeme für deren Management, die während der letzten 50 Jah- re entwickelt wurden, sind für die Lösung zukünftiger Probleme nicht geeignet. Mithilfe von Metadaten, Tags und Schlagwörtern versuchen wir, unstrukturierte Inhalte zu strukturieren, damit wir die herkömmlichen Verarbeitungsmethoden einsetzen kön- nen. Die Lösung dieses Problems sind Enterprise Search Anwendungen, mit denen » unstrukturierte Daten direkt bearbeitet und » deren inhaltliche Bedeutung extrahiert werden können. Wenn man bedenkt, dass heute 80 % der Informationen in einem Unternehmen in unstrukturierter Form gespeichert sind, besteht die Herausforderung bei der Nutzung von unstrukturierten Daten darin, 1) sich an ständig ändernde Situationen und Anforderungen anzupassen; 2) bessere Technologien für das Management zukünftiger Entwicklungen zu haben; 3) flexiblere Datennutzungsprozesse und -infrastrukturen zu entwickeln, die vielfältig eingesetzt werden können. I4I INTELLIGENT I DOCUMENT I PROCESSING (IDP) Scalaris Intelligence Automation Solutions (IAS) Suche ist nicht gleich Suche Ein Unternehmen kann und muss nicht die Suche per se erfolgreich handhaben, sondern die Informationsverarbeitung und die Unterstützung der Mitarbeiter, die diese Informationen zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Beim Einsatz von Suchtechnologien kann die Verarbeitung von Informationen, d.h. Erfassung, Indizierung, Speicherung, Zugriff und Verteilung, durch die Verwendung von modernen Enterprise Search-Plattformen effektiv unterstützt werden. In den Compliance-Abteilungen basiert dieser Prozess auf dem Intelligence & Compliance Management (ICM)-Modell. ICM optimiert den Nutzungsprozess von unstrukturierten Daten durch eine fokussierte Unterstützung auf allen Compliance- (strategisch, betrieblich, tak- tisch) und Unternehmensebenen (z.B. Rechtsabteilungen, Archive, Forensic Services, Anti Money Laundering (AML), Risikomanagement) konsistent, ska- lierbar und kostengünstig. Dies basiert auf dem wieder verwendbaren Konzept des ICM-Modells, das z.B. damit verglichen werden kann, dass für eine neue «Tankstelle» auch nicht jedes Mal eine neue «Raffinerie» gebaut werden muss. Das ICM-Modell Das ICM-Modell kann folgendermaßen mit der Wertschöpfungskette der Öl- industrie verglichen werden: Zunächst werden wichtige Informationsquellen systematisch identifiziert und «an- gezapft» (Beschaffung). Die gefundenen Daten werden anschließend in verwert- bare Informationen umgewandelt (Verarbeitung – Aufbereitung/Raffinerie) und effizient verteilt. Das Endprodukt sind personalisierte und transparent präsentier- te Inhalte (Nutzung - Tankstelle), die für die Unterstützung der Geschäftsprozesse und -anwendungen des Benutzers konzipiert sind.