Auswahl von Handelssoftware

FACHARTIKEL 14.02.2007 AUSWAHL VON HANDELSSOFTWARE VERSION 1.0 AUTOR: THOMAS JESEWSKI 1. Einleitung ..................................................................................................................................... 2 2. Handel vor großen Herausforderungen....................................................................................... 2 3. IT-Lösungen für Handelsunternehmen........................................................................................ 3 4. Typen von Handelssoftware ........................................................................................................ 3 5. Anbietervielfalt und Prozesskomplexität...................................................................................... 4 6. Best-of-Breed versus All-in-One.................................................................................................. 4 7. Make or buy? ............................................................................................................................... 4 8. Strukturierter Software-Auswahlprozess ..................................................................................... 5 9. Voraussetzungen für erfolgreiche Softwareprojekte ................................................................... 6 10. Fazit ............................................................................................................................................. 7 Auswahl von Handelssoftware Fachartikel 1. Einleitung Mit dem Begriff "Handelssoftware“ wird eine außerordentlich vielfältige und heterogene Softwarelandschaft umschrieben, von der es nur ungenaue Karten gibt. Dieser Beitrag soll Handelsunternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen bei der Auswahl von Lösungen für ihre spezifischen Problemstellungen zu treffen. Abb. 1 – Prozesse in Handelsunternehmen 2. Handel vor großen Herausforderungen Wachsender Wettbewerbsdruck und Konsolidierung, veränderte Einkaufsgewohnheiten und Kaufpräferenzen der Kunden sowie schrumpfende Margen setzen Händler unter Druck. Sie müssen ihre Strategien und Prozesse mit der Geschwindigkeit des Marktes anpassen können. Erfolgreiche Handelsunternehmen konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen und verfügen über optimale Prozesse, die den Anforderungen an Zeit, Qualität, Flexibilität und Kosten gerecht werden. Experten sind sich einig, dass gerade moderne Technologien und IT-Systeme es ermöglichen, der Komplexität im Handel differenziert zu begegnen und Effizienzreserven zu schaffen, aber auch schnell auf Nachfragestörungen reagieren zu können. So waren 77 Prozent der befragten Manager der ECR-Studie 2004 (ECR: Efficient Consumer Response) der Meinung, dass der Einsatz neuer Technologien einen hohen bis sehr hohen Beitrag zur Steigerung der Prozesseffizienz leistet; 61 Prozent erwarten zudem eine Senkung der Betriebskosten durch solche Investitionen. Diese Einschätzung wird auch in der Studie „IT-Investitionen im Handel 2005“ des EuroHandelsinstituts EHI aufgegriffen: „Die IT ist heute für viele Unternehmen ein kritischer Erfolgsfaktor. Insbesondere als Instrument für die Gestaltung effizienter Prozesse, aber auch als Lieferant entscheidungsrelevanter Informationen“. Thomas Jesewski 14.02.2007 Seite 2 von 7 Copyright TAILORIT GmbH 2007 Fachartikel Softwareauswahl v1.0.doc Auswahl von Handelssoftware Fachartikel 3. IT-Lösungen für Handelsunternehmen Doch eines der zentralen Probleme in den Handelsunternehmen besteht darin, dass die entlang der Wertschöpfungskette eingesetzten IT-Lösungen in der Regel stark fragmentiert und heterogen sind. So arbeiten die meisten Betriebe mit einer ganzen Reihe verschiedener Applikationen gleichzeitig: Von Desktop-Anwendungen über selbst entwickelte Warenwirtschaftssysteme und Kassensoftware bis hin zu Spezial-Anwendungen für den Logistik-Bereich. Eine durchgängige, stringente Prozessintegration ist somit kaum möglich, eine Anpassung bestehender Prozesse und der Systeme an veränderte Marktgegebenheiten aufwändig und unflexibel. Eine effiziente Steuerung der Produktionskapazitäten und die Sicherstellung der Warenverfügbarkeit sind aber nur durch die Integration der Händler- und Lieferantenprozesse und somit der zugrunde liegenden Warenwirtschaftssysteme möglich. Insbesondere im Rahmen der Vertikalisierungsbestrebungen vieler Handelsunternehmen kommt dieser Thematik eine zentrale Bedeutung zu und unterstreicht die Notwendigkeit einer Integrationsplattform und der Fähigkeit zum unternehmensübergreifenden Datenaustausch (EDI). Die Vielzahl der im Handel eingesetzten Systeme führt auch zu verteilten und redundanten Stammdaten, die wiederum einen hohen Pflegeaufwand und Inkonsistenzen im Datenbestand verursachen. Ineffiziente Prozesse und höhere Kosten sind die Folge, immer komplexer werdende Unternehmensanwendungen und ein starkes Datenwachstum erzeugen weitere Probleme. Mangelnde Datenqualität kann letztlich auch zu Fehlentscheidungen führen und somit weit reichende Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Einen Lösungsansatz stellt hier ein zentrales MDM (MasterDataManagement)-System dar, welches alle Stammdaten aus den Bereichen Kunde, Partner und Produkte konsolidiert und allen angeschlossenen Systemen, auch unternehmensübergreifend, zur Verfügung steht. Dem gleichen Prinzip folgend spielen beim unternehmensübergreifenden Stammdatenaustausch auch so genannte Stammdatenpools wie z.B. SINFOS eine bedeutende Rolle. Nach der EHI-Studie haben daher auch gut 50 Prozent aller Handelsunternehmen die Themen Integration und Erneuerung der Warenwirtschaftsysteme sowie die Lieferantenanbindung per EDI ganz oben auf ihrer Agenda. 4. Typen von Handelssoftware Grundsätzlich kann die Softwarelandschaft im Handel in drei Bereiche gegliedert werden: 1. ERP/ERP II-Systeme: Universelle, integrierte Standardsoftware mit Branchenspezifika, die alle Geschäftsprozesse abbildet 2. Warenwirtschaftssysteme: Abbildung der warenorientierten dispositiven, logistischen und abrechnungsbezogenenen Prozesse mit differenzierter Branchenfunktionalität 3. Zusatz-/Speziallösungen: Hoher, meist branchenspezifischer Spezialisierungsgrad auf bestimmte Teilaspekte von Handelsunternehmen, z.B. für die Regaloptimierung oder Planungs- und Prognosesysteme. Thomas Jesewski 14.02.2007 Seite 3 von 7 Copyright TAILORIT GmbH 2007 Fachartikel Softwareauswahl v1.0.doc Auswahl von Handelssoftware Fachartikel 5. Anbietervielfalt und Prozesskomplexität Zwar finden sich viele Prozesse in jedem Handelsunternehmen wieder, aber insbesondere durch die unterschiedlichen Branchenspezifika ergibt sich eine sehr hohe Bandbreite an Anforderungen. Dies führt zu einer unüberschaubaren Menge an Lösungen, die am Markt verfügbar sind. Im Prinzip gibt es heute Spezialanwendungen für die Unterstützung jedes einzelnen Geschäftsprozesses für jede einzelne Branche, während gesamtheitliche Lösungen eine möglichst umfassende Prozessabdeckung anstreben. Akquisitionen solcher Spezialanbieter, wie sie in den letzten Monaten z.B. von Oracle oder SAP getätigt wurden, unterstreichen dies. Im Folgenden ist eine Übersicht der wesentlichen Handelsprozesse dargestellt: Abb. 2 – Handelsprozesse 6. Best-of-Breed versus All-in-One Im Gegensatz zur integrierten Gesamtlösung wird im Rahmen eines Best-of-Breed-Ansatzes die warenwirtschaftliche Gesamtlösung durch die Integration mehrerer Einzel- oder Spezialanwendungen mit der Zielsetzung einer höheren Funktionalitätsabdeckung realisiert. Diesem Vorteil steht allerdings in der Regel ein höherer Integrations- und Realisierungsaufwand im Bereich der Schnittstellen, Datenhaltung und Benutzer-Frontends gegenüber. 7. Make or buy? Vor der Einführung einer neuen Softwarelösung stellt sich die grundsätzliche Frage, ob eine Individual- oder eine Standardsoftware besser geeignet ist. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile, die es individuell abzuwägen gilt. Der Siegeszug von Standardsoftware liegt unter anderem in gravierenden Mängeln in den Entwicklungsumgebungen der Vergangenheit begründet. Dabei ist es heute möglich, durch den Einsatz moderner Entwicklungsmethoden und inzwischen ausgereifter Basistechnologien unter der Verwendung so genannter Frameworks Lösungen zu entwickeln, die genau den definierten Soll-Prozessen und der Ablauforganisation entsprechen, und so verringerte Projektlaufzeiten und Kosteneffizienz zu erzielen. Von besonderer Bedeutung sind bei Individualsoftware neben einer definierten Rahmenarchitektur, die auch zukünftige Prozess- und Organisationsveränderungen ermöglicht, die im Unternehmen oder bei einem Partner zur Verfügung stehenden IT-Ressourcen für den Betrieb und die Weiterentwicklung. Thomas Jesewski 14.02.2007 Seite 4 von 7 Copyright TAILORIT GmbH 2007 Fachartikel Softwareauswahl v1.0.doc Auswahl von Handelssoftware Fachartikel Andererseits hat sich auch im Bereich der Standardsoftware viel getan.