Personalsoftware: Effizientes Wirtschaften gefragt

> IM BLICKPUNKT: NEUE ANFORDERUNGEN — NEUE LÖSUNGEN Klinikum am Weissenhof: Software für professionelles Personalmanagement Effizientes Wirtschaften gefragt Aktuelle Entwicklungen im Gesundheitswesen wie der wachsende Kostendruck, Fallpauschalen und gestiegene Gehälter für Ärzte machen auch im Klinikum am Weissenhof nicht Halt. Des- halb heißt die Devise „effizienteres Wirtschaften“. Dies gilt auch für die Personalabteilung. Professionelles Personalmanagement und Controlling spielen hier eine wichtige Rolle. Diese vielfältigen Aufgaben lassen sich allerdings nur mit einer entsprechenden Software bewälti- gen. Hier setzt der Klinikverbund auf die Software „TDS-Personal“, welche die branchenspe- zifischen Besonderheiten punktgenau abbildet. Die Aufgaben des Personalmanage- renz und Qualität im Gesundheitswe- manuell erfasst. Heute geht dies deut- ments unterliegen einem stetigen Wan- sen) zertifiziert. Für die Zertifizierung lich effizienter vonstatten: Im Dienst- del, das gilt auch für das Gesundheits- sind unter anderem detaillierte Perso- planmodul sind bestimmte Zeitinter- wesen. Personelle und finanzielle Res- nalstatistiken und Qualitätsreports valle hinterlegt, zum Beispiel für Nacht- sourcen werden zunehmend knapper, notwendig. arbeit. Trägt der Pflegeleiter einen gleichzeitig soll die Ergebnis- und Pro- Die TDS-Personalsoftware verfügt Nachtdienst ein, generiert die Soft- zessqualität in der Krankenversorgung über zahlreiche Module, die sämtliche ware automatisch die entsprechenden stetig wachsen — für die Verantwort- Anforderungen des Klinikverbunds ab- Zeitzuschläge, die wiederum „per lichen ein schwieriger Balanceakt. Ein- decken: von der Personalabrechnung Knopfdruck“ in die Entgeltabrechnung sätze effizient planen, neue Arbeits- über das Personalmanagement und das einfließen. „Generell zieht sich die zeitregelungen umsetzen oder gesetz- Controlling bis zum Zeitmanagement, Zeitersparnis, die wir dank der Soft- lich vorgeschriebene Auswertungen der Dienstplanerstellung und der Rei- ware erzielen, durch alle Berufsgrup- durchführen: Das Spektrum ist vielfäl- sekostenabrechnung. Zum Einsatz pen und Hierarchiestufen hindurch“, tig und die Personalarbeit ist dadurch kommen die Komponenten Zeitmana- so Roland Kuttner. „So steht ihnen mittlerweile zu einer fachbereichs- gement inklusive Dienstplanung, Ma- mehr Zeit zur Verfügung, um sich ih- übergreifenden Angelegenheit gewor- nagementinformation & Controlling rer originären Aufgabe zu widmen.“ den, die den koordinierten Einsatz von sowie Personal- und Reisekostenab- „Zudem hat sich das Anforderungs- Führungs- und Fachkräften verlangt. rechnung. Für die Abwicklung der Ge- profil an die Personalabteilung kom- Um den Anforderungen besser ge- haltsabrechnung für die rund 3.300 plett verändert. Im Vordergrund steht recht zu werden, suchte der Klinikver- Mitarbeiter in allen drei Häusern nutzt heute die strategische Personalarbeit. bund mit den Häusern Klinikum am der Klinikverbund das Rechenzentrum Weissenhof in Weinsberg, PZN Nordba- von TDS. den in Wiesloch und ZfP Winnenden nach einer neuen Software für die Personalsoftware entlastet nicht Personalwirtschaft. „Wir hatten die nur Personaler Personalabrechnung an das Rechen- Von den automatisierten Funktionen zentrum des Landesamts für Besol- des Personalprogramms profitiert dung und Versorgung ausgelagert. Dies nicht nur die Personalabteilung. Ein lief für uns sehr zufriedenstellend. Beispiel: Als die Dienstpläne im Be- Das Klinikum am Weissenhof be- Dennoch bestand für uns Anlass, die reich der Pflege noch manuell erfasst steht aus sieben eigenständigen Software zu wechseln. Wir brauchten wurden, mussten die Mitarbeiter, die Kliniken für Allgemeine Psychiatrie, Funktionen, um Personalplanungen Stationsleiter und die Pflegedienstlei- Gerontopsychiatrie, Kinder- und flexibel hochrechnen zu können, Ab- tungen zeitintensive manuelle Berech- Jugendpsychiatrie, Neurologie, fragen zu machen und Controllingbe- nungen durchführen und manuelle Be- Suchttherapie, Forensische Psychia- richte aufzubereiten“, erinnert sich lege ausstellen, um Informationen wie trie und Psychosomatische Medizin. der Personalleiter des Klinikums am Überstunden, Zeit-, Nacht- und Feier- Das Haus beschäftigt rund 950 Mit- Weissenhof Roland Kuttner. Weitere tagszuschläge zu erfassen und zur Aus- arbeiter und verfügt über rund 600 Anforderungen entstanden durch das zahlung aufzubereiten. Diese Belege vollstationäre Planbetten und 48 Qualitätsmanagement. Seit dem Jahr wurden dann von drei verschiedenen tagesklinische Behandlungsplätze. 2005 ist das Klinikum nach dem KTQ- Stellen abgezeichnet und schließlich >> www.klinikum-weissenhof.de Verfahren (Kooperation für Transpa- in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Diese könnten wir ohne IT gar nicht Fachärzte und Fachkrankenpfleger mehr leisten. Denn die IT ermöglicht wird sofort sichtbar. es, Personalprozesse lückenlos und ohne Medienbruch abzubilden“, be- Geringerer Aufwand bei Dienst- richtet Roland Kuttner. Eine der we- planung, Berichtswesen und Archiv sentlichen Aufgaben der Personalab- Besonders deutlich werden die Vortei- teilung ist die Kalkulation von Perso- le der neuen Software bei der Dienst- nalkosten. „TDS-Personal“ unterstützt planung. Während dieser Prozess frü- diese Kalkulation durch spezielle Hoch- her weitgehend manuell ablief, lassen rechnungen und Kostensimulationen. sich heute die Fachkräfte schnell und „ So wird rasch sichtbar, welchen Ein- flexibel den jeweiligen Stationen zu- fluss bestimmte Parameter auf das Per- ordnen. „Allein für die vier Stationen sonalbudget haben: Wie wirkt sich die im gerontopsychiatrischen Bereich Anzahl befristeter Arbeitsverhältnisse des Psychiatrischen Zentrums Nordba- auf das Budget aus? Wie wird es sich den spart die Stationsleitung bis zu durch voraussichtliche Tariferhöhun- 30 Stunden im Monat für die Einsatz- gen, Veränderungen der Sozialversi- planung“, erklärt der im Klinikver- cherungsgrößen und steuerrechtliche bund zuständige Dienstplankoordina- „Allein für die vier Einflüsse verändern? tor Hermann Teufel. Stationen im gerontopsychia- „Früher haben wir mit Tabellen Die Zertifizierung nach KTQ macht und Listen gearbeitet, in denen wir es notwendig, für zahlreiche Prozesse trischen Bereich des Psychia- Ein- und Austritte sowie Urlaubsstatis- detaillierte Qualitätsberichte anzu- trischen Zentrums Nordbaden tiken und die Personalstruktur führ- ten“, erinnert sich Roland Kuttner. fertigen. TDS-Personal liefert das da- spart die Stationsleitung bis für notwendige Zahlen- und Datenma- „Wir konnten zwar auch schon auto- terial. Beispielsweise lassen sich Re- zu 30 Stunden im Monat für matisierte Abfragen zu Kosten und Auf- ports zu Ausfallzeiten, zur Fluktua- die Einsatzplanung.“ wendungen fahren, diese beschränk- tion, über bestimmte Qualifikationen ten sich jedoch überwiegend auf die oder zur Anzahl der Teilzeitbeschäf- Herman Teufel, Dienstplankoordinator gesetzlich notwendigen Reports. Die tigten erstellen. Zusätzlich gilt es, im Klinikverbund Prognose von Personalkosten war nur die gesetzlichen Vorgaben zu erfül- mit erheblichem Zeitaufwand mög- len: Beispielsweise verlangt das Sta- lich“, so Kuttner. Heute verfügen die „ tistische Landesamt eine detaillierte pflegen müssen. Auch hier bezieht unsere Abteilung das nötige Zahlen- werk direkt aus der Personalsoftware von TDS.“ Die eingesetzte Lösung erleichtert „Strategische auch den gesamten Vorgang der Abla- ge und Archivierung. So war zum Bei- Personalarbeit könnten spiel die Monats- und Jahresdokumen- wir ohne IT gar nicht tation sehr zeitaufwendig und raum- mehr leisten. Denn die intensiv. Heute lassen sich mit der Software viele Unterlagen und wichti- IT ermöglicht es, Per- ge Kennzahlen direkt aus der Anwen- sonalprozesse lücken- dung abrufen.