HR-Outsourcing: Mehr Zeit fürs Wesentliche

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de 62 PRAXISBEISPIEL Mehr Zeit fürs Wesentliche PRAXIS. Erst die Anwendungen, dann die Prozesse – die Privatbrauerei Gaffel hat ihre HR-Aufgaben in drei Schritten ausgelagert und so Freiräume gewonnen. © PRIVATBRAUEREI GAFFEL Von Udo Meyer und Gabriele Neubert D ie Privatbrauerei Gaffel produ- ziert die mit einem Marktan- teil von 30 Prozent beliebteste Kölsch-Fassbiermarke. Mit einem Absatz von annähernd 500.000 Hektolitern im Jahr gehört Gaffel Kölsch zu den zehn größten Fassbiermarken in Deutschland. Gaffel wird bereits in vierter Generation von der Familie Be- cker geführt, denn Tradition und Qualität sind wesentlich im Braugeschäft. Dieser Tradition entsprechend wird auch in den Geschäftsbeziehungen Wert auf Langfri- stigkeit gelegt. Mit dem Partner für die HR-Prozesse arbeitet man bereits seit 1995 zusammen. Das steht einer flexib- len Servicetiefe und der Anpassung an den jeweiligen Bedarf des Unternehmens nicht entgegen. So wurden im Verlauf der Zusammenarbeit erst die Anwendungen, dann Prozesse an die Veda GmbH aus Alsdorf ausgelagert. Schritt eins: Von der Lizenz zum Anwendungsdienstleister (ASP) Ausgangspunkt der Zusammenarbeit Eins nach dem anderen: Was für die Kölsch-Produktion gilt, half auch bei der Auslagerung. war die Suche nach passenden Lö- sungen für die IBM-i-Hardware – damals Auch die nächste Stufe der Zusam- entschied man sich bei Gaffel für den AS/400-Systeme. Die Wahl fiel im Jahr menarbeit bedingte die IBM-i-Hardware: Bezug der bewährten Anwendungen per 1995 auf die Veda-Lösungen „HR Ent- Da im Jahr 2007 absehbar war, dass die Application Service Providing (ASP). gelt“ und „HR Zeit“. Wegen der großen im Unternehmen eingesetzten IT-An- Outsourcing – unter den Prämissen Anzahl an Installationen versprachen wendungen zunehmend die Plattform der Kostenoptimierung und Qualitäts- die Anwendungen Erfahrung und Zu- verlassen, wurde auch im HR-Bereich steigerung – ist bei Gaffel schon seit kunftssicherheit. Wie viele mittelstän- für Payroll und Zeitwirtschaft nach einer einigen Jahren kein Tabuthema. Bereits dische Unternehmen setzte auch Gaffel anderen Lösung gesucht. Nach der Sich- 2009 hatte man sich gegen eine eigene viele Jahre auf die sicheren und hochper- tung verschiedener Optionen, wie zum IT-Abteilung entschieden und den ge- formanten Midrange-Systeme und ihre Beispiel eines Umstiegs auf Windows- samten erforderlichen Prozess um Sup- klassischen „Green Screens“. basierte Lösungen desselben Anbieters, port, Wartung und Systempflege extern personalmagazin 11 / 11 SPEZIALOUTSOURCING PRAXISBEISPIEL 63 vergeben. Daher war die Lösung, die HR- die freiwerdenden personellen Ressour- Der „Meldeservice zu Veda HR Entgelt“ Anwendungen per ASP auszulagern, ein cen in Personalabteilung und IT-Sup- im Business Prozess Outsourcing (BPO) nächster logischer Schritt, um bei Hard- port erzielte Gaffel mit der Umstellung entlastet seitdem die Personalabteilung und Software noch schlanker zu werden. auf ASP effektiv eine Kostensenkung. von Gaffel. Im Vordergrund der Dienst- Für ASP sprachen nicht nur systemische Vorteile, auch die organisatorische Berei- cherung überzeugte speziell die betrof- „Durch Auslagerung haben wir die Sicherheit, den fenen Mitarbeiter der Personalabteilung: gesetzlichen Änderungen zeitnah zu entsprechen.“ Die gerade im Entgeltbereich aufwen- Ralf Walter, Mitarbeiter IT und Controlling, Gaffel digen halbjährlichen Release-Wechsel sowie die Updates, die mehrmals im Jahr eingespielt werden mussten, sind Gleichzeitig konnten die Risiken der ge- leistung steht der Bearbeitungskomfort für die Anwender kein Thema mehr. Im setzlichen Änderungen komplett ausge- für Gaffel sowie natürlich die Beachtung Rechenzentrum des Dienstleisters läuft lagert werden. aller gesetzlichen sowie betriebs- und immer die aktuellste Version. So gab es tarifrechtlichen Abrechnungsvorgaben. für Gaffel auch das moderne grafische Schritt zwei: Prozessauslagerung im Gaffel kann sich nun auf die rein fach- Benutzer-Frontend quasi obendrauf. Bereich der Entgeltabrechnung liche Pflege der Personaldaten und den „Gerade im Dschungel der gesetz- Risiken auslagern und auf die Expertise Monatsabschluss konzentrieren, der lichen und tariflichen Verordnungen ist von HR-Experten setzen war auch die Dienstleister übernimmt den Versand die Auslagerung der Anwendungen für Motivation beim nächsten Schritt, den aller notwendigen Meldungen und Nach- Entgelt und Zeit eine enorme Erleichte- Gaffel im Jahr 2010 vollzogen hat. Mit weise. Welche Meldungen im Einzelnen rung. Wir haben die Sicherheit, mit un- der Auslagerung der Anwendungen an übernommen wurden, ist im Kasten auf seren Systemen stets allen gesetzlichen das externe Rechenzentrum war sozu- Seite 64 nachzulesen. Änderungen zeitnah zu entsprechen“, sagen die Pflicht erfüllt, den Systemen Nach dem Monatsabschluss erteilt erklärt Ralf Walter, Mitarbeiter IT und eine neue Heimat zu geben. Nach der po- Gaffel die Freigabe zur Versendung aller Controlling bei Gaffel. Auch die Kosten- sitiven Erfahrung mit den reibungslosen meldepflichtigen Daten mit einer form- seite überzeugt. Durch die wegfallenden Abläufen des ASP erfolgte jetzt mit einer losen E-Mail. Die Übermittlung der Da- Kosten für Lizenzen und Hardware sowie Erweiterung der Servicetiefe die Kür. ten – pro Firma eine E-Mail – erfolgt an HR-Software für höchste Ansprüche! BRZ-HR® webbasierte Entgeltabrechnung auf Basis SQL BRZ-ARCHIV Druckdatenarchivierung / digitale Personalakte BRZ-BEWE grafisches Bescheinigungswesen BRZ-BEWERB Bewerberverwaltung BRZ-BUDGET Budgetplanung / Personalkostenhochrechnung BRZ-ESS / BRZ-MSS Employee Self Service / Manager Self Service BRZ-INFO Personalmanagement- und Planungs-System BRZ-ZEUGNIS Zeugniserstellung SPEZIALOUTSOURCING Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de 64 PRAXISBEISPIEL Rückmeldungen der Krankenkassen im mierte Prozesse, die für mehr Transpa- ÜBERSICHT Entgeltersatzleistungsverfahren werden renz und genau passende Arbeitsabläufe vom Dienstleister behoben. Die Personal- sorgen. verantwortlichen bei Gaffel erhalten das „Die Nutzung der Anwendung ist seit Folgende Meldungen „fertige Paket“ zur Ablage und können 1995 historisch gewachsen und wur- wurden ausgelagert alle Meldungen lückenlos nachweisen de nicht dokumentiert“, erklärt Nelly ● Beitragsnachweise an – der Aufwand dahinter entfällt für sie. Dreidt, Projektleiterin bei Veda, die unterschiedliche Empfänger Gibt es doch einmal eine Rückfrage, steht bekannte Problematik gewachsener ● Meldungen an berufsständische beim Dienstleister ein vertrauter An- Systeme. Sie rät: „Bevor man selbst wei- Versorgungswerke sprechpartner mit direkter Durchwahl terwurschtelt und dadurch Potenzial (BV-Meldungen) zur Verfügung – keine Hotline. Außer ungenutzt lässt, ist es besser, zunächst ● Zahlstellenmeldungen den Nerven schont dies auch messbar mit einer Prozessanalyse Transparenz ● Erstattungsanträge zum Auf- das Zeitbudget. Gaffel veranschlagt min- zu schaffen.