Outsourcing: Ballast abwerfen

GESUNDHEITSBRANCHE Outsourcing Ballast abwerfen Das Auslagern administrativer Tätigkeiten an einen Dienstleister schafft Luft für Wesentliches. Diese Erfahrung hat auch die Rhön-Saale Klinik in Bad Neustadt gemacht. ie Rhön-Saale-Klinik in Bad Neustadt hat eine lange plätze zum Gesundheits- und Krankenpfleger. Die Aufga- D Tradition, die bis zur ersten Erwähnung des Hospitals ben der Personalabteilung in einer Klinik sind vielfältig: im 14. Jahrhundert zurückreicht. Nach der Funktion als Neben den klassischen Aufgaben wie Lohn- und Gehalts- Kreiskrankenhaus ab den 1980er Jahren, ist die Klinik seit abrechnung gewinnen Personalmanagement und 2007 eine selbstständige gemeinnützige GmbH. Diese -entwicklung an Bedeutung. Denn Kliniken konkurrieren Umwandlung hatte gravierende Folgen – vor allem für die immer stärker um qualifizierte Mitarbeiter, sowohl in der Verwaltungsaufgaben, auch im Personalwesen. Hier setzt Pflege als auch in der Ärzteschaft. Gerade mittlere und klei- das Krankenhaus auf eine Auslagerung von Aufgaben an ne Einrichtungen haben damit massiv zu kämpfen. Um für einen Dienstleister und schafft damit intern die Kapazitä- die Suche nach Fachkräften gut gerüstet zu sein, hat das ten für Personalgewinnung und Personalentwicklung. Rhön-Saale Klinikum zwei Schritte unternommen: Zum Hatte bisher das Landratsamt Rhön-Grabfeld sämtliche einen wurde die Personalabteilung von einer auf 2,5 Stel- Tätigkeiten in der Personalsachbearbeitung inklusive der len aufgestockt. Zum anderen hat das Unternehmen admi- Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen, fiel diese mit nistrative Geschäftsprozesse, die früher das Landratsamt der Eigenständigkeit in den Verantwortungsbereich der erledigte, im Rahmen des HR-BPO komplett an TDS weiter- Klinik. Die Geschäftsführung stieß einen umfangreichen gegeben. Change-Prozess an. Sie versteht sich als „Krankenhaus- Dazu zählt beispielsweise die monatliche Gehaltsabrech- Management“, dessen Aufgaben weit über die traditionel- nung für alle tariflichen und außertariflichen Mitarbeiter. len Verwaltungstätigkeiten in einer solchen Einrichtung Außerdem erstellt der BPO-Dienstleister jetzt sämtliche hinausgehen. Eine wichtige Rolle spielt hier insbesondere Meldungen an das Finanzamt, die Sozialversicherungsträ- die Neuorganisation der Personalentwicklung und Perso- ger oder auch an die Berufsgenossenschaft. Weitere Aufga- nalgewinnung und auch die Weiterentwicklung der Pro- ben aus der Personalsachbearbeitung, die die TDS über- zesse nimmt einen hohen Stellenwert ein. Um dafür die nommen hat, sind unter anderem: Urlaubsverwaltung, notwendigen Ressourcen zu schaffen, entschieden sich die Abwicklung betrieblicher Altersvorsorge und Zusatzver- Personalverantwortlichen für die Auslagerung von Prozes- sorgungskassen, Unterstützung bei der Sozial- und Lohn- sen der Personalarbeit, genannt „HR-Business Process Out- steuerprüfung, allgemeine und spezielle Standardauswer- sourcing“ (HR-BPO) an einen Partner. tungen, Berechnung von Mutterschaftsgeld oder im So hat die Klinik einen großen Teil ihrer administrativen Zusammenhang mit der Altersteilzeit. Aufgaben im Personalbereich an die TDS übergeben. Die Mitarbeiter der hauseigenen Abteilung können sich nun Immer auf dem neuesten Stand auf die Personalentwicklung konzentrieren. Momentan Das Rhön-Saale-Klinikum profitiert in jeder Hinsicht von arbeiten etwa 470 Menschen in dem Krankenhaus, allein der HR-BPO-Lösung: So sind sämtliche Prozesse immer auf in den letzten fünf Monaten sind 25 neue Mitarbeiter hin- dem neuesten Stand, was dem Unternehmen rechtliche zugekommen. An der angeschlossenen Berufsfachschule Sicherheit verschafft. Denn ein erfahrener HR-BPO-Anbie- für Krankenpflege bietet das Krankenhaus 66 Ausbildungs- ter kennt sich aus mit Steuer- und Sozialversicherungs- 40 Special Gesundheitsbranche | 2009 www.personalwirtschaft.de recht oder dem Bundesdatenschutzgesetz. Ein weiterer Punkt – speziell bei der Rhön- Saale-Klinik – sind unterschiedliche Tarif- verträge. Da der Dienstleister bei tarif- rechtlichen Änderungen automatisch alle Daten bereitstellt und die Personalabrech- nung entsprechend anpasst, müssen sich die Mitarbeiter der Personalabteilung nicht mehr darum kümmern. Hier sieht Geschäftsführerin Ebba-Karina Sander Die Rhön-Saale-Klinik in Bad Neustadt hat sich für die einen entscheidenden Vorteil des Outsour- Auslagerung von Prozessen der cings: „Bei rechtlichen Veränderungen Personalarbeit entschieden. sind wir immer auf dem aktuellen Stand.“ Gesicherter Zugriff auf die Software resultieren effizientere Abläufe sowie ein Gerade, wenn es um die Ein- und Anbin- Der Dienstleister setzt für seine HR-BPO- deutlich geringerer Aufwand und dadurch dung bestehender Programme an die aus- Dienste eine eigene Lösung ein, die modu- auch geringere Kosten beim Erstellen der gelagerten Geschäftsprozesse geht, arbei- lar aufgebaute Software TDS-Personal. Den Abrechnungen. tet der Dienstleister eng mit den Mitarbeitern der Rhön-Saale Klinik werden Personalern des Krankenhauses zusam- für die Software Leserechte eingeräumt Enge Zusammenarbeit unerlässlich men. So waren beispielsweise vor kurzem und sie greifen über eine gesicherte Ver- Die Klinik hatte sich bei der Suche nach zwei Klinik-Mitarbeiterinnen bei TDS vor bindung per Browser auf das Personalpro- einem BPO-Partner bei vielen anderen Kli- Ort, um die Anbindung der Finanzverwal- gramm zu, um Daten abzufragen. Auf die- niken nach ihren Erfahrungen mit Out- tung zu klären. se Weise kann die Personalabteilung selbst sourcing-Dienstleistern erkundigt. „Schnell Standardauswertungen vornehmen. Dazu war uns klar, dass eine Offshore-Lösung Konzentration auf Personalent- zählen zum Beispiel Mitarbeiterstatisti- nicht infrage kommt, weil die lokalen wicklung ken oder der Stellenplan mit sämtlichen Anforderungen zu komplex sind - gerade Die neu eingestellten Personalsachbear- Kosten, die auf einen Mitarbeiter entfal- was rechtliche Aspekte angeht“, ergänzt beiter im Krankenhaus selbst werden nicht len – unter anderem durch Sozialversiche- Sander. Deshalb hat sich die Klinik auf mit administrativen Tätigkeiten überlas- rungsanteile. Außerdem erstellt der BPO- Grund von Empfehlungen für TDS ent- tet, sondern können sich auf die Personal- Dienstleister Spezialauswertungen wie die schieden. Die Vorteile liegen auf der Hand: entwicklung konzentrieren. Dazu gehören gesetzlich vorgeschriebene Krankenhaus- räumliche Nähe – beispielsweise für Schu- beispielsweise klinikübergreifende Fort- statistik oder Personal- und vierteljährli- lungen – und keine Sprachbarrieren. Die und Weiterbildungsmaßnahmen für Ärz- che Verdiensterhebungen. Mitarbeiter können jederzeit bei der TDS- te und Pflegende, ein hausinternes Wei- Eine besondere Herausforderung stellten Kundenbetreuung anrufen und werden terbildungsboard für alle Berufsgruppen, die Spezialprogramme dar, die in der Rhön- individuell von eingearbeiteten Sachbear- oder auch die Planung und Organisation Saale-Klinik zum Einsatz kommen. So gibt beitern betreut. externer Weiterbildungen mit Wissens- es beispielsweise ein Dienstplan-Pro- Für die Mitarbeiter hat sich durch die neu- transfer ins Haus. Für Ebba-Karina Sander gramm, das erfasst, welcher Mitarbeiter en Prozesse jetzt einiges geändert: Neue ist das HR BPO eine Erfolgsgeschichte, die in welcher Schicht arbeitet. Für solche Fäl- Geschäftsabläufe, neue Personal-Software sie fortschreiben möchte: „Wir denken dar- le hat TDS spezielle Schnittstellen geschaf- und vieles mehr. Um diese Umstellung zu über nach, künftig Prozesse beim Bewer- fen, so dass einmal monatlich sämtliche erleichtern und die Möglichkeiten der Soft- bermanagement auszulagern, eventuell Daten zu Fehl- und Urlaubszeiten oder ware – etwa bei Auswertungen und Stati- auch die elektronische Personalakte ein- Zuschlägen für Nacht-, Samstags-, und Fei- stiken – optimal zu nutzen, gibt es Schu- zuführen.“ ertagsarbeit oder Bereitschaftsdienst et lungen, was auch die Geschäftsführerin cetera aus der Dienstplan-Software über- der Klinik sehr schätzt: „Das Schulungs- Autor nommen werden.