Outsourcing Entgeltabrechnung ‑ Erfolgreiches Vorgehen bei der Optimierung der Entgeltabrechnung

Business Case Outsourcing Entgeltabrechnung Erfolgreiches Vorgehen bei der Optimierung der Entgeltabrechnung Ergebnisse Erstellung einer Vollkostenübersicht der Markstudie über mögliche Anbieter Abrechnungskosten Analyse und Bewertung der Prozesse und Organisationsstrukturen Bewertung öffentlicher Dokumente Bewertung der eingesetzten Systeme Identifizierung von Optimierungspotenzialen Telefoninterviews Marktstudie bzgl. Preis und Qualität Ausschreibung Identifizierung von realistischen alternativen Anbieter entsprechend Verhandlungen den internen Anforderungen Erzielung einer deutlichen Preisreduktion Herausforderung alternative Gestaltungs-möglichkeiten (Voll- Starkes Unternehmenswachstum und veränderte Outsourcing, Verlagerung ins Ausland) Marktstrukturen sorgen für neue Voraussetzungen berücksichtigt werden. Als Ausgangslage wurde der offiziell angegebene Rechnungspreis des Unser Kunde, ein international tätiges aktuellen Anbieters pro Abrechnung angesetzt. Handelsunternehmen im filialisierten Einzelhandel, sah sich Anfang des Jahres 2005 vor einer besonderen Vorgehen Situation. Starkes Wachstum, die Erweiterung der IST-Situations-Bewertung und Identifizierung Geschäftstätigkeit nach Osteuropa und nicht zuletzt von möglichen Alternativen in drei Stufen die Übernahme eines Konkurrenten hatten die Mitarbeiterzahl auf über 16.000 allein in Deutschland Anfang des Jahres 2006 erhielten wir, Dr. Geke & anwachsen lassen. Neben vielen anderen damit Associates (DGA), den Auftrag eine Marktstudie einhergehenden Umstellungen und Heraus- mit dem Ziel der Identifizierung von alternativen forderungen setzte dies auch für die Abrechnung der Anbietern und Konstellationen durchzuführen. Als Mitarbeiter neue Voraussetzungen. Die Entgelt- auf die Professionalisierung von Personalbereichen abrechnung war im Jahre 2000, nach schlechten spezialisierte HR-Unternehmensberatung brachte Erfahrungen mit vorherigen Anbietern, an ein Dr. Geke & Associates ein besonderes Maß an Rechenzentrum in Norddeutschland ausgelagert Erfahrungen und Kompetenz im Geschäftsprozess- worden. Die Zusammenarbeit mit diesem management im Personalwesen sowie Kenntnisse Unternehmen hatte sich in den vergangenen Jahren der technischen Infrastruktur mit. Vor diesem sehr bewährt und die Zufriedenheit mit den angebotenen Services, der Software sowie der Erfahrungshintergrund legten wir besonderen Wert Qualität der Abrechnung war von Seiten aller auf eine detaillierte Analyse der IST-Situation als Verantwortlicher sehr hoch. Nichts desto trotz hatte Ausgangsbasis möglicher Veränderungen. Das Auszug aus der Bewertung von Outsourcing-Anbietern nach dem standardisierten DGA-Verfahren diese Zeit am Markt zu großen Veränderungen gemeinsame Projekt wurde daher in drei Phasen bezüglich Anbietern, technischen Möglichkeiten und aufgeteilt. Durch intensive Gespräche und über- vor allem der preislichen Gestaltung geführt. Dies sichtliche Präsentationen wurde dabei eine an- führte bei den Personalverantwortlichen zu der dauernde enge Zusammenarbeit zwischen dem Entscheidung die aktuelle Situation durch einen Kunden und Dr. Geke & Associates gewährleistet. externen Berater überprüfen und bewerten zu lassen. In Phase 1 wurden zunächst alle erforderlichen Vorangige Zielsetzung war dabei die Kostensenkung Dokumente gesichtet und analysiert. Diese bei mindestens gleich bleibender oder verbesserter beinhalteten neben dem Vertrag mit dem aktuellen Qualität. Um dies zu erzielen sollten auch Anbieter, inklusive allen Ergänzungen und Nachträgen, und den Rechnungen über das komplette Gemeinsam mit dem Kunden wurde zu Anfang der Jahr 2005 ein vorab definiertes Mengengerüst über Phase 3 aus den Ergebnissen der Phase 2 eine von uns identifizierte relevante Kennzahlen. Vor Ort Auswahl möglicher alternativer Anbieter getroffen. wurden in mehreren Gesprächen die derzeit gelebten Mit diesen wurden zunächst Vorort-Termine unter Prozesse aufgenommen und dokumentiert. Aus der Beteiligung von Verantwortlichen der Kunden Seite Bewertung dieser Prozesse sowie der verwendeten IT sowie den Berater von Dr. Geke & Associates konnten anschließend die erforderlichen (technischen) vereinbart. Diese sollten dazu dienen die Voraussetzungen zur Wahrung der aktuellen Qualität eingesetzte Software, aber auch die möglichen identifiziert werden. Aus der Summe der gewonnen Vertragspartner besser kennen zu lernen. Neben Informationen, ergänzt durch DGA Kenntnisse, konnte einem besseren Kenntnisstand über den Anbieter ein realistischer Durchschnittspreis über alle führten diese Präsentationen zu einem weiteren tatsächlich mit dem Anbieter verrechneten Kosten deutlichen Know-how Transfer für den Kunden. Die sowie eine detaillierte Vollkostenrechnung für eine so gewonnen Erkenntnisse über realistische Abrechnung erstellt werden. technische, aber vor allem preisliche Alternativen In der Phase 2 wurde zunächst eine Marktstudie über konnten in einem letzten Schritt für Verhandlungen die am Markt aktiven Anbieter durchgeführt. Die mit dem aktuellen Anbieter genutzt werden. Grundgesamtheit dieser Anbieter wurde, anhand der Ergebnis von diesen Firmen im Internet zur Verfügung gestellten Daten und Dokumente, entsprechend vorde- Einsparungen von 10% der Abrechnungskosten finierter Kriterien bewertet und selektiert. In einem durch eine Preisreduktion von 20% zweiten Schritt wurden mit den verbleibenden Nach Ermittlung des Vollkostenpreises pro Abrechnung konnten wir dem Kunden eine sehr Phase 1: Analyse und Bewertung der IST-Situation effiziente und deutlich unter Benchmark liegende ■ Analyse der aktuellen Vertragsverhältnisse Abrechnungs-Organisation bescheinigen. Eine ■ Analyse der vollständigen Kostenstruktur zusätzliche Auslagerung der Datenpflege ■ Bewertung der gelebten Ablauforganisation versprach bei diesem Preis keine Optimierungs- ■ Bewertung der verwendeten Systeme potenziale. Dennoch konnten einige Verbesserungsansätze Phase 2: Marktstudie identifiziert werden. Durch die Kenntnisse über ■ Recherche der aktuellen Marktsituation möglicherweise sinnvolle technische Ergänzungen ■ Bewertung möglicher Anbieter konnte bei den Anbietern gezielt nachgefragt ■ Anonyme Ausschreibung werden und tatsächlich für die bestehende Organisation sinnvolle Fortschritte in deren ■ Analyse der eingegangenen Angebote Systemen identifiziert werden. Insgesamt wurden Preisreduktionsspannen bis zu über 25% des Phase 3: Verhandlung bestehenden Preisniveaus identifiziert. ■ Auswahl geeigneter Anbieter Darüber hinaus konnten bei der Analyse der ■ Verhandlung mit Anbietern bestehenden Beziehung mit dem aktuellen Anbieter ■ Verhandlung mit aktuellem Vertragspartner diverse Unklarheiten und Missverständnisse ■ Entscheidung aufgedeckt werden. Mit Hilfe dieser Erkenntnisse sowie der Sicherheit Kandidaten Telefoninterviews auf Basis eines eine echte preisliche und qualitative Alternative standardisierten Fragebogens geführt. Anschließend gefunden zu haben konnten Verhandlungen mit wurden die verbleibenden Kandidaten mittels einer dem aktuellen Partner aufgenommen werden. anonymen Ausschreibung, welche auf den Hierbei konnten vor allem die Kenntnisse über Ergebnissen aus Phase 1 basierte, um die Zusendung technische Entwicklungen am Markt zu eines Angebots gebeten. Verbesserungsvorschlägen und –absprachen Alle erhaltenen Angebote wurden analysiert und genutzt werden. bezüglich dem Unternehmen, Hardware, Software, Als Abschließendes Ergebnis konnte eine Service, Kosten und Umstellung bewertet und Entscheidung für einen Outsourcing-Partner gegenübergestellt (Vgl. Abbildung). Offene Fragen getroffen werden, der neben verbesserter Qualität wurden dabei direkt mit dem Anbieter geklärt. zu einer 20 %-ige Preisreduktion führte. Unternehmen Dr.

Fallstudie HR-Business Process Management Consulting Outsourcing Entgeltabrechnung Erfolgreiches Vorgehen bei der Entgeltabrechnung Projektsteckbrief Das Unternehmen International tätiges Handelsunternehmen im filialisierten Einzelhandel Starkes Wachstum, Erweiterung der Geschäftstätigkeit nach Osteuropa, Übernahme eines Konkurrenten Mitarbeiterzahl: über 16.000 allein in Deutschland Auslagerung der Entgeltabrechnung seit 2000; hohe Zufriedenheit Der Projektauftrag Marktstudie zur Identifizierung alternativer Outsourcing-Anbieter Kostensenkung bei gleich bleibender oder verbesserter Qualität Berücksichtigung alternativer Gestaltungsmöglichkeiten (z.B. Verlagerung ins Ausland) Dr. Geke & Associates GmbH, Niederkasseler Lohweg 175, 40547 Düsseldorf © Dr. Geke & Associates GmbH, 2007 Seite 2 Herausforderung Vorgehen Starkes Unternehmenswachstum und veränderte IST-Situations-Bewertung und Identifizierung von Marktstrukturen sorgen für neue Voraussetzungen möglichen Alternativen in drei Stufen Unser Kunde, ein international tätiges Handelsunter- Anfang des Jahres 2006 erhielt Dr. Geke & Associates nehmen im filialisierten Einzelhandel, sah sich Anfang (DGA) den Auftrag, eine Marktstudie mit dem Ziel der des Jahres 2006 vor einer besonderen Situation. Identifizierung von alternativen Anbietern und Konstella- Starkes Wachstum, die Erweiterung der Geschäftstätig- tionen durchzuführen. Als auf die Professionalisierung keit nach Osteuropa und nicht zuletzt die Übernahme von Personalbereichen spezialisierte HR-Unterneh- eines Konkurrenten hatten die Mitarbeiterzahl auf über mensberatung brachte Dr. Geke & Associates ein 16.000 allein in Deutschland anwachsen lassen. Neben besonderes Maß an Erfahrungen und Kompetenz im vielen anderen damit einhergehenden Umstellungen Geschäftsprozessmanagement im Personalwesen und Herausforderungen setzte dies auch für die sowie Kenntnisse der technischen Infrastruktur mit. Vor Abrechnung der Mitarbeiter neue Voraussetzungen. Die diesem Erfahrungshintergrund legten wir besonderen Entgeltabrechnung war im Jahre 2000, nach schlechten Wert auf eine detaillierte Analyse der IST-Situation als Erfahrungen mit vorherigen Anbietern, an ein Rechen- Ausgangsbasis möglicher Veränderungen. Das zentrum in Norddeutschland ausgelagert worden. Die gemeinsame Projekt wurde daher in drei Phasen aufge- Zusammenarbeit mit diesem Unternehmen hatte sich in teilt. Durch intensive Gespräche und übersichtliche den vergangenen Jahren sehr bewährt und die Präsentationen wurde dabei eine andauernde enge Zufriedenheit mit den angebotenen Services, der Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und Dr. Geke Software sowie der Qualität der Abrechnung war von & Associates gewährleistet. Seiten aller Verantwortlicher sehr hoch. In Phase 1 wurden zunächst alle erforderlichen Nichts desto trotz hatte diese Zeit am Markt zu großen Dokumente gesichtet und analysiert. Diese beinhalteten Veränderungen bezüglich Anbietern, technischen neben dem Vertrag mit dem aktuellen Anbieter Möglichkeiten und vor allem der preislichen Gestaltung – inklusive allen Ergänzungen und Nachträgen – und geführt. den Rechnungen über das komplette Jahr 2005 ein Dies führte bei den Personalverantwortlichen zu der vorab definiertes Mengengerüst über von uns Entscheidung die aktuelle Situation durch einen identifizierte relevante Kennzahlen. externen Berater überprüfen und bewerten zu lassen. Auszug aus der Bewertung von Outsourcing-Anbietern nach dem standardisierten DGA-Verfahren Vorrangige Zielsetzung war dabei die Kostensenkung Vor Ort wurden in mehreren Gesprächen die derzeit bei mindestens gleich bleibender oder verbesserter gelebten Prozesse aufgenommen und dokumentiert. Qualität. Um dies zu erzielen sollten auch alternative Aus der Bewertung dieser Prozesse sowie der verwen- Gestaltungsmöglichkeiten (Voll-Outsourcing, Verlage- deten IT konnten anschließend die erforderlichen rung ins Ausland) berücksichtigt werden. Als Ausgangs- (technischen) Voraussetzungen zur Wahrung der lage wurde der offiziell angegebene Rechnungspreis aktuellen Qualität identifiziert werden. des aktuellen Anbieters pro Abrechnung angesetzt. © Dr. Geke & Associates GmbH, 2007 Seite 3 Aus der Summe der gewonnen Informationen, ergänzt Neben einem besseren Kenntnisstand über den durch DGA Kenntnisse, konnte ein realistischer Anbieter führten diese Präsentationen zu einem Durchschnittspreis über alle tatsächlich mit dem weiteren deutlichen Know-how Transfer für den Anbieter verrechneten Kosten sowie eine detaillierte Kunden. Die so gewonnen Erkenntnisse über Vollkostenrechnung für eine Abrechnung erstellt realistische technische, aber vor allem preisliche werden. Alternativen konnten in einem letzten Schritt für In der Phase 2 wurde zunächst eine Marktstudie über Verhandlungen mit dem aktuellen Anbieter genutzt die am Markt aktiven Anbieter durchgeführt. Die werden. Grundgesamtheit dieser Anbieter wurde anhand der von diesen Firmen im Internet zur Verfügung gestellten Ergebnis Daten und Dokumente entsprechend vorde- Einsparungen von 10% der Abrechnungsvollkosten finierter Kriterien bewertet und selektiert. In einem durch eine Preisreduktion von 20% zweiten Schritt wurden mit den verbleibenden Nach Ermittlung des Vollkostenpreises pro Abrechnung Kandidaten Telefoninterviews auf Basis eines standar- konnten wir dem Kunden eine sehr effiziente und disierten Fragebogens geführt. Anschließend wurden deutlich unter Benchmark liegende Abrechnungs- diese mittels einer anonymen Ausschreibung, welche Organisation bescheinigen. Eine zusätzliche Aus- auf den Ergebnissen aus Phase 1 basierte, um die lagerung der Datenpflege versprach bei diesem Preis Zusendung eines Angebots gebeten. keine Optimierungspotenziale. Dennoch konnten einige Alle erhaltenen Angebote wurden analysiert und Verbesserungsansätze identifiziert werden. Durch die bezüglich der Punkte Unternehmen, Hardware, Kenntnisse über möglicherweise sinnvolle technische Software, Service, Kosten und Umstellung bewertet und Ergänzungen konnte bei den Anbietern gezielt gegenübergestellt (vgl. Abbildung). Offene Fragen nachgefragt werden und tatsächlich für die bestehende wurden dabei direkt mit dem Anbieter geklärt. Organisation sinnvolle Fortschritte in deren Systemen identifiziert werden. Insgesamt wurden Preisreduktions- spannen von bis zu über 25% des bestehenden Vorgehen Preisniveaus identifiziert. Darüber hinaus konnten bei der Analyse der bestehenden Beziehung mit dem aktuellen Anbieter Phase 1: Analyse und Bewertung der IST-Situation diverse Unklarheiten und Missverständnisse aufgedeckt Analyse der aktuellen Vertragsverhältnisse werden. Analyse der vollständigen Kostenstruktur Mit Hilfe dieser Erkenntnisse sowie der Sicherheit, eine Bewertung der gelebten Ablauforganisation echte preisliche und qualitative Alternative gefunden zu haben, konnten Verhandlungen mit dem aktuellen Bewertung der verwendeten Systeme Partner aufgenommen werden. Hierbei konnten vor Phase 2: Marktstudie allem die Kenntnisse über technische Entwicklungen am Markt zu Verbesserungsvorschlägen und Recherche der aktuellen Marktsituation -absprachen genutzt werden. Bewertung möglicher Anbieter Anonyme Ausschreibung Ergebnisse Analyse der eingegangenen Angebote Phase 3: Verhandlung Erstellung einer Vollkostenübersicht der Abrechnungskosten Auswahl geeigneter Anbieter Analyse und Bewertung der Prozesse und Verhandlung mit Anbietern Organisationsstrukturen Verhandlung mit aktuellem Vertragspartner Bewertung der eingesetzten Systeme Entscheidung Identifizierung von Optimierungspotenzialen Gemeinsam mit dem Kunden wurde zu Anfang der Marktstudie bzgl. Preis und Qualität Phase 3 aus den Ergebnissen der Phase 2 eine Identifizierung von realistischen alternativen Auswahl möglicher alternativer Anbieter getroffen. Mit Anbietern entsprechend den internen diesen wurden zunächst Vorort-Termine unter Anforderungen Beteiligung von Verantwortlichen der Kunden-Seite Erzielung einer deutlichen Preisreduktion sowie von Beratern von Dr. Geke & Associates vereinbart.