Outsourcing: Zehn Tipps für erfolgreiche Projekte

Outsourcing: Zehn Tipps für erfolgreiche Projekte „Make or buy?“ Diese Frage stellt sich vielen Unternehmen nicht nur aufgrund des Kostendrucks immer häufiger. Längst sind den Entscheidern auch die durch Outsourcing möglichen Qualitätsvorteile bewusst. Deshalb lagert heute fast jede Firma Aufgaben an Dienstleistungsunternehmen oder Freiberufler aus. Doch egal, ob es um die Überarbeitung des Internetauftritts, Texte für die Firmenbroschüre oder einen IT-Komplettservice geht – nur sorgfältig geplante Projekte sichern Ihnen den gewünschten Erfolg. „Wir machen immer wieder die Erfahrung, dass selbst Unternehmen, die regelmäßig outsourcen, wichtige Grundregeln missachten“, erklärt Dr. Uta Blankenfeld, Geschäftsführerin der Hamburger projektwerk GmbH. „Dabei gibt es ein paar einfache Prinzipien, die das firmenübergreifende Miteinander gelingen lassen.“ Die wichtigsten zehn Schritte für erfolgreiches Outsourcing haben die Spezialisten von projektwerk für Sie zusammengefasst: Tipp 1: Ziele Warum wollen Sie outsourcen? Diese Frage bestimmt wesentlich das Projektziel. Je nachdem, welche Rolle Kostensenkung, Verbreiterung des eigenen Angebotsspektrums, Verbesserung der Services, strategische Wettbewerbsvorteile oder der Know-how-Transfer spielen, muss ein passendes Outsourcing-Modell gewählt werden. Tipp 2: Aufgabe Was wollen Sie outsourcen? So viel Zeit muss sein: Definieren Sie Umfang und Inhalt der Aufgabe für den externen Dienstleister so detailliert wie möglich. Dazu gehört auch die Abgrenzung zu dem, was Ihre eigenen Mitarbeiter erledigen. Je genauer Sie die gewünschte Leistung beschreiben (Spezifikation), desto besser sind Qualität und Vergleichbarkeit der Angebote verschiedener Dienstleister. Tipp 3: Alternativen Es gibt immer verschiedene Outsourcing-Möglichkeiten. Ihre Wahl beeinflusst Dauer und Kosten des Einsatzes. Dabei stellt sich nicht nur die Frage, ob Sie die Aufgabe an einen Freelancer oder eine Firma vergeben wollen, sondern z.B. auch, welche technischen Lösungen Sie sich leisten möchten. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie sich von einem unabhängigen Experten beraten. Tipp 4: Auswahl Unterschätzen Sie die Suche nach dem passenden Dienstleister nicht. Wer sich hier Zeit nimmt und einen Geschäftspartner findet, der genau die richtige Erfahrung und das passende Know-how mitbringt, profitiert dauerhaft. Vergleichen Sie möglichst Angebote von Dienstleistungsunternehmen und Freelancern. Nicht immer sind Unternehmen teurer. Auf jeden Fall sollten Sie Erfahrung und Kompetenz des Dienstleisters über Empfehlungen oder Referenzen prüfen. Tipp 5: Vertrag Ohne geht’s auch bei kleinen Projekten nicht. Alle wichtigen Fragen zu Leistungsumfang, Garantie, Haftung, Geheimhaltung, Fristen und Wartung sollten im Vorfeld geklärt und vertraglich festgehalten werden. Tipp 6: Projektmanagement Wählen Sie - je nach Umfang des Projekts - eine Person oder ein Team, das die Schnittstelle zu den Freelancern oder Dienstleistungsunternehmen bildet, deren Arbeit koordiniert und überwacht und dafür sorgt, dass Einarbeitung, Informationsfluss, Kommunikation und Einbindung in die Unternehmensstruktur reibungslos funktionieren. Legen Sie fest, wie mögliche Schwierigkeiten im Projektverlauf frühzeitig erkannt werden können und wer bei Konflikten zwischen der eigenen Mannschaft und den externen Kräften vermittelt. Tipp 7: Briefing Der Projekterfolg steht und fällt mit einem guten Briefing. Das gilt für Informationen zur Zusammenarbeit mit Externen an die eigene Belegschaft ebenso, wie für das Ins-Bild-Setzen des Dienstleisters. Nur was dieser weiß und versteht, kann er umsetzen. Tipp 8: Respekt Bei aller Notwendigkeit zur Kontrolle sollten Sie auch davon ausgehen, dass Ihr Dienstleister sein Handwerk versteht. Sie bezahlen ihn für sein Fachwissen und seine Erfahrung – nutzen Sie diese und geben dem Experten den nötigen Handlungsspielraum. Tipp 9: Abnahme Zum gelungenen Abschluss eines Projekts gehört neben der Abnahme der Arbeit auch ein Feedback. Bedenken Sie, dass Sie auch künftig mit dem Dienstleister kooperieren könnten. Nur wenn Sie über Erfolge und Schwierigkeiten der Zusammenarbeit sprechen, können beide Seiten an der Optimierung arbeiten. Überprüfen Sie, ob Sie Ihre gesteckten Outsourcing-Ziele erreicht haben. Tipp 10: Service Auch nach Ende des Projekts können Schwierigkeiten, Reparatur- oder Nachbesserungsbedarf auftreten. Sichern Sie vorab die Verfügbarkeit des Dienstleisters für solche Einsätze und klären Sie die anfallenden Kosten. Kontakt Dr. Christiane Strasse projektwerk GmbH Eimsbütteler Chaussee 23 20259 Hamburg Tel.: +49.40.43 21 30 20 eMail: christiane.strasse@projektwerk.de