Payroll Outsourcing: Zeit fürs Wesentliche

SAP Payroll Outsourcing Zeit fürs Wesentliche Mehr Qualität bei geringerem Aufwand – mit diesem Ziel hat der Projektsteuerer Drees & Sommer sein Personaldaten- Management auf den Prüfstand gestellt. Durch ein gemeinsam mit einem externen Dienstleister genutztes SAP-System wurde das Ziel erreicht. eniger Verwaltung, mehr aktive Standorten Bauvorhaben und Immobili- gelagerten Systemen sowie die Einschrän- W Unterstützung für unser Kernge- enprojekte als unabhängiger Dienstleister. kungen bei der Stammdatenpflege, vor schäft!“ – es dürfte kaum einen Personal- Auch in der jüngsten Vergangenheit stieg allem für die Mitarbeiter im Ausland. „Die leiter geben, dem diese Forderung aus dem die Mitarbeiterzahl kontinuierlich an – im Folge war, dass wir viel Zeit mit Datenpfle- Linien-Management unbekannt ist, vor Schnitt um zehn Prozent pro Jahr. Allein ge in den Systemen und in zusätzlichen allem in mittelständischen Unternehmen. dieses Wachstum war für die Personalab- Excel-Listen zugebracht haben – und den- Verschärft wird die Forderung meist durch teilung Anlass genug, die bisherigen Pro- noch nie zufrieden sein konnten mit der die gleichzeitige Maßgabe, als Personalab- zesse und Systeme auf den Prüfstand zu Daten-Qualität“, so Stefan Schuler, Leiter teilung dabei schlank zu bleiben. Die Stutt- stellen. HR-Services bei Drees & Sommer. garter Drees & Sommer AG, internationa- Beim anvisierten Umstieg auf ein neues ler Dienstleister für Projektmanagement, Die Grenzen der Leistungsfähigkeit Personalsystem hatten die Personaler von Immobilienberatung und Engineering, hat Bei der Analyse wurde schnell klar, dass Drees & Sommer daher eine doppelte Ziel- zusammen mit dem SAP-Beratungsunter- die Grenzen der Leistungsfähigkeit der setzung vor Augen: Steigern der Daten- nehmen KWP Kümmel, Wiedmann + Part- Alt-Systeme erreicht waren. Vor allem die qualität und gleichzeitig Reduzieren des ner Unternehmensberatung GmbH einen Trennung von Gehaltsabrechnungssystem eigenen Aufwands. Die weiteren Prämis- Weg gefunden, die Effizienz bei den Ver- (ausgelagert beim Steuerberatungsbüro sen waren: waltungsaufgaben zu steigern und so die basierend auf DATEV) und internem Per- ● Kein Systembetrieb inhouse, stattdes- Personalreferenten deutlich von adminis- sis-Personalinformationssystem erwies sen externes Hosting; trativer Arbeit zu entlasten. sich zunehmend als Schwachstelle. Damit ● Keine interne Gehaltsabrechnung, statt- „Früher waren unsere Referenten einen Gut- verbunden waren Doppeleingaben, Inkon- dessen Outsourcing an externen Dienst- teil ihres Arbeitsalltags damit beschäftigt, sistenzen, hoher Abstimmungsaufwand leister. Stammdaten zu erfassen und aktuell zu hal- und unnötige Redundanzen. Ebenfalls ein Hintergrund für diese Prämissen war die ten. Heute haben sie fürs HR-System noch Manko: Die Personalkostenplanung – essen- Absicht, den Systemumstieg ohne den Auf- nicht einmal Schreibrechte“, bringt Mich- ziell für ein Unternehmen wie Drees & bau zusätzlicher interner Kapazitäten zu ael Hübener, Personalleiter bei Drees & Sommer, dessen Kosten zu fast 80 Prozent bewältigen, sowohl in der Personalabtei- Sommer, eines der Ergebnisse des Umstiegs Personalkosten sind – war in der alten lung als auch bei den Kollegen von der IT. auf SAP ERP HCM auf den Punkt. Systemlandschaft nur auf Basis handge- Zudem wird so von vornherein vermie- Was war die Ausgangslage? Seit der Grün- strickter Excel-Tabellen möglich, die mit den, dass eine hohe Abhängigkeit von eini- dung im Jahr 1970 ist Drees & Sommer vom steigender Mitarbeiterzahl zunehmend gen wenigen Know-how-Trägern entsteht. Drei-Mann-Ingenieurbüro zur heute inter- unübersichtlich und fehleranfällig wur- An den Dienstleister für die Gehaltsab- national tätigen Firmengruppe gewach- den. rechnung wurde zudem die Anforderung sen. Aktuell betreut das Unternehmen mit Zusätzliche Knackpunkte waren die auf- gestellt, weitere administrative Aufgaben seinen 1120 Mitarbeitern an insgesamt 31 wändige Pflege der Schnittstellen zu nach- wie Stammdatenpflege und Bescheini- 52 Sonderheft 03 | 2011 www.personalwirtschaft.de I Prozessoptimierung I E-Recruiting & CV-Parsing I Performance & Talent Management I HCM-Outsourcing I Digitale Personalakte I SAP® ERP HCM-OUTSOURCING MIT KWP® Lehnen Sie sich entspannt zurück BESUCHEN SIE KWP® UND IHRE PARTNER AUF DEM SAP-KONGRESS FÜR PERSONALMANAGEMENT IN MANNHEIM VOM 29. - 30.03.2011 WWW.KWPARTNER.DE I KWP®® Kümmel, Wiedmann + Partner Unternehmensberatung GmbH I Ferdinand-Braun-Straße 16 I D-74074 Heilbronn I Tel. +49 (0) 7131 / 7499-0 I info@kwpartner.de I SAP Payroll Outsourcing gungswesen zu übernehmen. Auch sollte prägte Verständnis für mittelstandstypische Monat später war das Veranstaltungsma- der künftige Dienstleister in der Lage sein, Belange gesprochen. Zudem war es mit nagement mit den Weiterbildungshistori- das weitere Wachstum von Drees & Som- dem Partner KWP möglich, alle mit dem en und -plänen der Mitarbeiter gefüllt. mer mitzugehen und zu unterstützen – Einführungsprojekt verbundenen Dienst- Parallel zur SAP-Einführung wurde auch national und international. leistungen aus einer Hand zu bekommen: die Personalabteilung neu strukturiert und ● Lizenzerwerb und Systembetrieb oblie- in die Bereiche HR-Management und HR- Zusätzliche Anforderungen gen dem Systemhaus All for One Mid- Services aufgegliedert. „Während HR-Ser- werden erfüllt market AG, der KWP-Muttergesellschaft; vices vornehmlich die Koordination mit Zusätzliche Anforderungen speziell an das ● Die Implementierung und das Customi- unserem Dienstleister KWP und die noch gesuchte HR-System rundeten den Anfor- zing des Systems waren Aufgaben der bei uns verbleibenden administrativen derungskatalog ab: KWP Kümmel, Wiedmann + Partner Tätigkeiten wahrnimmt, sind die Leistun- ● Gehaltsabrechnung und Personalinfor- Unternehmensberatung GmbH; gen des HR-Managements stärker auf das mationssystem auf einer Plattform; ● Die administrativen Aufgaben im Out- Kerngeschäft der Drees & Sommer-Grup- ● hoher Leistungsumfang im HR-Manage- sourcing erledigt die KWP Professional pe ausgerichtet. Dazu zählen etwa das ment; Services GmbH, ein Tochterunterneh- Gewinnen neuer Mitarbeiter, die Perso- ● Personalkostenplanung weltweit; men der KWP Kümmel, Wiedmann + nalentwicklung oder das internationale ● integriertes Weiterbildungsmanagement; Partner Unternehmensberatung GmbH. Personalmanagement“, erklärt Personal- ● Kompatibilität zu den notwendigen inter- Über all diese Leistungen fungiert die KWP leiter Michael Hübener. Vor allem die Per- nen Schnittstellen; Kümmel, Wiedmann + Partner Unterneh- sonalreferenten wurden dadurch deutlich ● Mitarbeiterportal mit Employee Self Ser- mensberatung GmbH als Generalunter- von administrativer Arbeit entlastet: „Das vices; nehmer. „Uns war es wichtig, nur einen kommt mir bei Themen, die unsere Kern- ● Option auf dezentrale Verwendung (Per- Ansprechpartner zu haben, der für das kompetenz ausmachen, wie Personalbe- sonalarbeit vor Ort); Ganze Verantwortung übernimmt. Zum treuung oder Recruiting sehr zugute“, ● ein breites Spektrum an möglichen einen reduziert das den Abstimmungsauf- bestätigt Personalreferent Martin Schmidt. Dienstleistern. wand, zum anderen ist – sollte einmal Den Zeitgewinn führt Stefan Schuler im Mit diesem Suchprofil vor Augen, fiel der etwas schief laufen – ein ‚Schwarzer-Peter- Wesentlichen auf zwei Gründe zurück.