HANSALOG-Anwenderbericht INNOVEX: Komplexe Abrechnung im Griff

HANSALOG-Anwenderbericht INNOVEX Komplexe Abrechnung im Griff Bei der Abrechnung der Dienstreisen, Projektkosten und Spesen gilt, was den Pharma-Dienstleister Innovex insge- samt auszeichnet: Flexibilität und Kundenorientierung. We- gen der individuellen Bedingungen für die Kunden war die Verwaltung jedoch komplex und zeitaufwendig. Mithilfe der Reisemanagement-Lösung von HAnSALog hat Inno- vex den Aufwand deutlich reduziert. Denn: Die Pharmare- ferenten erfassen die Daten dezentral über ein Web-Tool und die in der Software abgebildeten Prozesse wurden ge- strafft. Dienstleistungen für die Pharma-Branche – das ist der Schwerpunkt von Innovex in Mannheim. Das 1.000 Mit- arbeiter starke Unternehmen wurde 1979 gegründet und gehört zum amerikanischen Konzern Quintiles Transnatio- nal, der sich auf klinische Arzneimittelstudien spezialisiert hat. Die Konzernmutter entwickelt Medikamente bis zur Marktreife. Danach beginnt der Auftrag von Innovex: Die Vermarktung neuer Medikamente nach ihrer Zulassung so- wie die vertriebliche Begleitung von Produktneuauflagen. Zum Beispiel begleitete Innovex den Relaunch von Hexal- gibt es allein bei den Telefonkosten zahlreiche Modelle für Arzneimitteln. die Abrechnung von Dienstgesprächen. Teilweise stellt der Kunde den Anschluss, teilweise bringt Innovex ihn in das Projekt ein. Andere Kunden wiederum vereinbaren eine Datenerfassung: Doppelter Aufwand Kostenpauschale. Ähnlich heterogene Bedingungen gibt es bei der gesamten Büro-Ausstattung und IT-Anbindung. Jeder Kunde bekommt von Innovex genau die Unterstüt- Die Pharmareferenten sind entweder in die Systeme und zung, die sein Produkt braucht. Dienstleistungen sind immer Reportingstrukturen ihrer Kundenunternehmen oder von maßgeschneidert. Da die Flexibilität und Kundenorientie- Innovex eingebunden. Hinzu kommen dann noch weitere rung einen Wettbewerbsvorteil für die Innovex-Pharmabe- aus der Historie entstandene Einzelbedingungen, die be- rater darstellen, will das Unternehmen nicht um jeden Preis stimmen, wer was abrechnen kann. Mit der neuen Software Standardprozesse für jedes Projekt einführen. Für die Ab- sollte die Abrechnung vereinfacht werden. rechnung der Reisen und Spesen wurde deshalb vor vielen Jahren eine eigene Individual-Software entwickelt. „Die Lö- Deshalb definierte der Bereich Business Development 60 sung kam an ihre grenzen, als der Mitarbeiter, der sie ent- Projekttypen mit jeweils einem einheitlichen Abrechnungs- wickelt hatte, nicht mehr im Unternehmen war, um die War- modell. „So wird ein gewisses Maß an Standardisierung in tung sicherzustellen“, berichtet Knut Wickenhäuser, Leiter der Projektabwicklung sichergestellt und dennoch der Viel- der IT-Abteilung bei Innovex. Ihr nachteil war außerdem, falt der Rahmenbedingungen Rechnung getragen“, erklärt dass die häufig wechselnden Spesensätze immer händisch Wickenhäuser. in der Software angepasst werden mussten. „Der adminis- trative Aufwand bei der Abrechnung war zu groß“, erinnert sich Wickenhäuser. „Die Außendienstmitarbeiter erfassten Maßgeschneidertes Web-Tool ihre Spesen auf einem Formular und schickten es in die Zen- trale. Dort wurden die Daten in die Software eingegeben. Im Auswahlprozess für eine neue Software prüfte die Spe- Auch wenn das sehr schnell ging, war es doch eine doppelte senabteilung mit Unterstützung der IT-Abteilung zunächst Bearbeitung. Unser Ziel war es deshalb, eine Lösung für die Anbieter, die eine Reisekosten- und Spesenabrechnung Spesenabrechnung zu finden, mit der die Abrechnungsda- „out of the box“ anboten. Doch kein Hersteller konnte ten nur noch einmal erfasst und zentral in einer Datenbank die Anforderungen erfüllen, die komplexen Beziehungen abgelegt werden.“ zwischen Projekten, Mitarbeitern und Projektbedingungen übersichtlich abzubilden. Die Alternative wäre eine Indivi- dualprogrammierung gewesen. Davon nahm IT-Leiter Wi- ckenhäuser jedoch wieder Abstand: „Das hätte bedeutet, Oberste Priorität: Kundenorientierung dass wir die Spesensätze und Steuerrichtlinien selbst hätten einpflegen müssen. Deshalb kam für uns nur ein Spezialist Im Außendienst von Innovex arbeiten 880 Pharmareferen- für personalwirtschaftliche Software infrage, der das not- ten. Diese bilden je nach Projekt bis zu 200 Mitarbeiter wendige Fachwissen in die Lösung einbringt.“ Ein Kompro- große Sales-Teams, die in der Regel exklusiv für einen Kun- miss wurde schließlich gefunden. Der HR-Software-Spezialist den bzw. für ein Produkt arbeiten. Die Rahmenbedingun- HAnSALog erweiterte die eigene Lösung für das Reisekos- gen werden so gestaltet, wie es die Kunden benötigen. So tenmanagement um die Anforderungen von Innovex. Am HANSALOG-Anwenderbericht INNOVEX wichtigsten war es für Innovex, die doppelte Datenerfas- Computer-Erfahrung hatten anfangs Schwierigkeiten, sich sung zu vermeiden. Statt separater Excel-Tabellen oder Pa- vom gewohnten Ausfüllen der Formulare auf die Datener- pierformulare erhielten die Anwender einen Client, damit fassung über das Web-Tool umzustellen. Für sie steht zusätz- sie ihre Reisen, Bürokosten und Spesen dezentral an ihren lich auch eine Hotline in der IT-Abteilung bereit, um Fragen PCs erfassen. Die Clients bereiteten jedoch Sicherheits- und sofort zu klären. Außerdem hat ein Anwender die Aufgabe Performance-Probleme, da die Pharmareferenten in ihren des „Super-Users“ übernommen, um laufend zu prüfen, ob Kundenunternehmen ganz unterschiedliche IT-Umgebun- die Lösung gut läuft oder ob etwas geändert werden sollte. gen vorfinden. Der Auftrag an HAnSALog lautete deshalb: nach fast einem Jahr ist die Akzeptanz für die neue Lösung Entwicklung einer Web-oberfläche für die Dateneingabe. gut, auch dafür, dass die Mitarbeiter nun eine höhere Ver- Im Verlauf der Einführung der ersten Version dieses Tools antwortung haben, ihre Spesen korrekt zu ermitteln. Seit stellte sich heraus, dass die Bedienung noch zu komplex der Einführung der HAnSALog-Lösung kommen laufend war. Deshalb ging HAnSALog einen Schritt weiter und neuerungen hinzu, die die Verwaltung weiter vereinfachen. entwickelte ein Web-Tool, das leicht bedienbar ist, schnelle Zum Beispiel werden für die Bewirtungsnachweise keine Reaktionszeiten bietet, selbsterklärend ist und das die Phar- Formblätter mehr per Hand ausgefüllt, sondern das System mareferenten unabhängig von der Systemumgebung mit erstellt nach dem Erfassen einer Bewirtung einen digitalen jedem Browser nutzen können. nachweis, den die Anwender nur noch ausdrucken. Konzentration auf das Notwendigste Ziel erreicht Das Projektteam um Wickenhäuser entschied, die Rahmen- „Die Anwendung ist leicht zu verstehen, übersichtlich und bedingungen jedes Auftrags grundsätzlich nicht in der schnell. Insgesamt wurden die Abläufe wesentlich schlanker Software abzubilden. „Das war die wichtigste Erkenntnis und wir sparen die Doppelerfassung durch die Mitarbeiter im Verlauf der Implementierung, dass es für uns gar nicht und das fünfköpfige Team für die Reisekostenabrechnung“, sinnvoll ist, die Projektbedingungen in der Software zu ver- resümiert Wickenhäuser. Auch klinkt sich die Lösung von walten. Zum einen müssten die Bedingungen laufend aktu- Hansalog nahtlos in weitere Anwendungen und in den alisiert werden, zum anderen würden bei der Dateneingabe gesamten Workflow ein. So werden die Personalstammda- ständig Prüfungen im Hintergrund laufen, was die Anwen- ten und Projektzuordnungen der Mitarbeiter aus dem HR- dung wieder deutlich schwerfälliger und langsamer macht. System importiert. Die Buchungssätze lassen sich für den Stattdessen haben wir heute eine schlanke und damit effi- Datenexport an die Finanzbuchhaltung aufbereiten. Damit ziente Lösung“, erläutert Wickenhäuser. Die neue komfor- verfügt Innovex über eine Softwarelösung, die für die kom- table Lösung wurde ab August 2006 getestet und Anfang menden Jahre in einem sich ständig verändernden Pharma- 2007 für die Anwender freigegeben. Der Komfort, den das markt die Abläufe für die Spesenabrechnungen sicherstellt. Web-Tool bietet, gleicht aus, dass die Pharmareferenten bei der Dateneingabe nun mehr gefordert sind. „Die Projektbe- dingungen mit all den Angaben, wer was im Projekt abrech- nen kann, haben wir für die verschiedenen Projekttypen als PDF-Datei im System hinterlegt. Die Pharmareferenten er- fassen auf dieser grundlage ihre Spesen selbst“, erläutert Wickenhäuser. Intensive Starthilfe für die Anwender Bei der Einführung des Web-Tools der HAnSALog-Reisekos- tenabrechnung war dem Projektteam klar, dass es nur sehr eingeschränkt die Möglichkeit gab, Trainingmaßnahmen flächendeckend im Außendienst anzubieten. Die Kosten hierfür wären beträchtlich gewesen. Die Pharmareferenten lernten dennoch schnell, die Software richtig anzuwenden. Etwas mehr Übung brauchte die korrekte Ermittlung der Spesen.