HR-Software Self Services: Es tut sich was

HR-SOFTWARE Self Services Es tut sich was Über die Verbreitung von HR Self Services und Prozessautomatisierung im Mittelstand gibt es bisher kaum greifbare Informationen. Eine Marktstudie der Perbit Software GmbH erlaubt nun interessante Einblicke. eit einiger Zeit beobachten wir zwei Etwas mehr als die Hälfte (57 Prozent) aller von den hohen zu erwartenden Kosten. S Tendenzen: Zum einen eine Tendenz zur teilnehmenden Unternehmen haben bereits Aber auch die nicht dazu passende Unter- Zentralisierung, im Sinne von Bündelung IT-gestützte HR Self Services im Einsatz. Drei nehmenskultur spricht bei einigen Unter- verschiedener Personalfunktionen, zum Viertel davon nutzen diese schon seit min- nehmen gegen einen Einsatz von HR Self anderen eine Tendenz zur Dezentralisie- destens zwei Jahren, 37 Prozent sogar seit Services. rung der Personalarbeit und damit verbun- über fünf Jahren. den eine verstärkte Einbindung der Mitar- Die Zufriedenheit mit den eingesetzten HR Arten von Self Services beiter und Führungskräfte in die HR-Pro- Self Services ist insgesamt sehr groß. So Grundsätzlich lassen sich HR Self Services zesse. Die Zielsetzung dahinter scheint klar: sind 81 Prozent der Unternehmen zumin- in zwei Kategorien unterscheiden: Self Ser- Prozesse sollen effizienter und kundennäher dest weitgehend zufrieden, 17 Prozent dage- vices für Mitarbeiter (Employee Self Servi- gestaltet werden. gen wenig und nur zwei Prozent sind mit ces = ESS) und Self Services für Führungs- HR Self Services und Prozessautomatisie- dem Einsatz der HR Self Services gar nicht kräfte (Management Self Services = MSS). rungssysteme bieten dabei nicht nur die Mög- zufrieden. Employee Self Services werden am häufig- lichkeit, die Personalabteilung in admini- sten im Rahmen der Zeitwirtschaft einge- strativer Hinsicht zu entlasten, sie unter- Nachholbedarf erkannt setzt, gefolgt von der Stammdatenpflege stützen darüber hinaus Führungskräfte in Unter Berücksichtigung der Annahme, dass und dem Reisemanagement. ihrer Führungsfunktion und in strategi- sich an der Befragung überwiegend solche Dies sind auch die drei Bereiche, die in den schen Fragestellungen. Unternehmen beteiligten, die sich bereits Planungen derjenigen Unternehmen, die Der Markt für derlei IT-Lösungen ist seit eini- intensiver mit dem Thema HR Self Servi- HR Self Services in der nächsten Zeit ein- gen Jahren zweifelsohne vorhanden, doch ces auseinandergesetzt haben, erscheint führen möchten, die größte Rolle spielen. bislang ist dieser wenig transparent. Ein Ziel der Anteil derer, die bereits Self Services Hinzu kommen hier noch die Themen Wei- der vorliegenden Studie ist es daher, Markt- in ihrem Unternehmen nutzen, verhältnis- terbildung und Zielvereinbarung. Auch transparenz im deutschsprachigen Raum mäßig gering. Dies relativiert sich jedoch der interne Stellenmarkt, der in engem herzustellen, insbesondere unter Einbezie- dadurch, dass über die Hälfte der Unterneh- Bezug zu einem elektronischen Bewerber- hung des Mittelstands. Für die Online-Befra- men (58 Prozent), die zur Zeit keine HR Self- managementsystem steht, ist bei vielen gung konnten insgesamt 420 Teilnehmer Services im Einsatz haben, diesen zumin- Unternehmen im Fokus. Dagegen spielen aus dem Adresspool von HR Networx und dest für die Zukunft planen. Bescheinigungswesen, Qualifikationsda- der XING-Gruppe Human Resourcess gewon- Knapp die Hälfte davon (47 Prozent) plant nen werden. Knapp die Hälfte der Befrag- die Einführung innerhalb der nächsten drei ten stammt aus Unternehmen mit weniger Jahre. 42 Prozent dagegen haben nicht vor, Mehr zum Thema als 500 Beschäftigten, rund ein Viertel der in nächster Zeit HR Self Services einzu- Die 28-seitige Marktstudie „HR Self Services Befragten arbeitet in Unternehmen mit führen. Als Hauptgrund dafür wurde die klei- und Prozessautomatisierung” kann kostenlos angefordert werden unter info@perbit.de mehr als 5000 Beschäftigten. ne Unternehmensgröße genannt, gefolgt 16 Sonderheft 06 | 2011 www.personalwirtschaft.de Einsatzbereiche von HR Self Services (hier: ESS) Abbildung Prozent Zeitwirtschaft 77 60 Stammdatenpflege 56 61 Reisemanagement 52 50 Interner Stellenmarkt 44 40 Weiterbildung (Seminarbuchungen etc.) 41 50 Entgeltabrechnung 39 23 Performance Management/Leistungsbeurteilung 39 36 Zielvereinbarung (Einsicht/Zustimmung) 36 45 im Einsatz Einsatz geplant Der Schwerpunkt der Self Services liegt auf administrativen Aufgaben der Personalarbeit. Zukünf- tig werden aber auch qualitative Talent Management-Prozesse mit Self Services unterstützt. tenpflege und Ideen-/Wissensmanagement besserung der Zusammenarbeit sollten im Rahmen von ESS eine vergleichsweise Unternehmen darauf bedacht sein, keine kleinere Rolle, wenngleich der Anteil derer, überzogenen Erwartungen zu haben. die den Einsatz von ESS in diesen Berei- chen planen, höher ist als der Anteil derer, Prozessdokumentation die sie bereits einsetzen. Eine wesentliche Voraussetzung für die Auch bei den Management Self Services wer- Prozessautomatisierung ist die Prozessdo- den am häufigsten eher „klassische“ Funk- kumentation. Was diese angeht, sind die tionen wie Zeitwirtschaft und Reisemana- Unternehmen überraschend gut aufgestellt. gement abgedeckt. Daneben spielen das Drei Viertel (75 Prozent) der teilnehmen- Bewerber- und das Performance Manage- den Unternehmen haben die wichtigsten HR- ment eine große Rolle. Prozesse (zum Beispiel Personaladminis- tration, Personalbeschaffung, Personalab- Hohe Akzeptanz rechnung) schriftlich dokumentiert. Aller- In den Unternehmen, die HR Self Services dings ist der Anteil der Unternehmen, die im Einsatz haben, ist die Akzeptanz seitens hierfür eine IT-mäßige Unterstützung in der Mitarbeiter und Führungskräfte auf Anspruch nehmen, noch relativ gering. Vie- einem recht hohen Niveau. Das größte Nut- le Unternehmen möchten jedoch in den zenpotenzial von HR Self Services liegt nächsten Jahren in die HR-Prozessautoma- nach Ansicht aller Teilnehmer im Zeitge- tisierung investieren. IT-seitig ist dies heu- winn bei Arbeitsabläufen und Prozessen. te bereits auch ohne hohe Investitionen Bei denjenigen Unternehmen, die Self Ser- möglich. vices im Einsatz haben, folgt an zweiter Stelle die Verbesserung der Datenqualität. Auffällig ist, dass die Nutzenpotenziale der- Autoren Wolfgang Witte, jenigen Unternehmen, die noch keine Self Geschäftsführer der perbit Software GmbH, Services nutzen, fast durchweg höher ein- wwitte@perbit.de geschätzt werden, als sie tatsächlich zu Prof. Dr. Wolfgang Jäger, sein scheinen. Insbesondere hinsichtlich Hochschule RheinMain, Wiesbaden, w.jaeger@djm.de der Produktivitätssteigerung und der Ver- Sonderheft 06 | 2011 www.personalwirtschaft.de 17