HR-Software: Vorsicht, Stolpersteine

Implementierung HR-SOFTWARE Vorsicht, Stolpersteine Bei der Einführung und dem Einsatz von HR-Software treten immer wieder ungeahnte Probleme auf. Das muss nicht sein, wenn man die Stolpersteine rechtzeitig erkennt. Die Mitglieder der Zukunftsinitiative Personal (ZIP) haben sie für uns analysiert. iele Personalbereiche haben in den nicht ausreichend in ihrer Fähigkeit, die führen, dass es um ein Projekt geht, das V vergangenen Jahren die Effizienz HR Business Partner zu entlasten, sodass sich immer lohnt, aber nur gemeinsam ihrer Prozesse durch die verstärkte Nut- diese mehr strategische Aufgaben wahr- bewältigt werden kann. Es muss uns gelin- zung von HR-Software gesteigert. Vor nehmen können. Schließlich sehen auch gen, aus der Konsumentenhaltung der allem die angespannte Wirtschaftslage 78 Prozent Integrationsprobleme bei ihren Kunden-Lieferantenbeziehung eine Part- der letzen zwei Jahre hat die Personalab- HR-IT-Systemen. nerschaft zu entwickeln, in der zwei Pro- teilungen wieder stark in die operativen, Warum ist das so? Ist die aktuelle HR-Soft- jektpartner gleichberechtigt am langfris- die Prozesseffizienz steigernden Themen ware nicht auf den Bedarf der Unterneh- tigen Erfolg einer HR-Software-Einführung gedrängt. Aktuell beobachten und men ausgerichtet? Oder nutzen die Unter- arbeiten.“ begrüßen wir, dass wieder vermehrt die nehmen ihre Software nicht richtig bezie- Als Unterstützung dieser partnerschaft- strategischen Themen in den Mittelpunkt hungsweise schöpfen die Möglichkeiten lichen Beziehung gilt es bereits im Vor- der Betrachtung rücken. Kompetenzent- nicht aus? Wir glauben, dass ein hohes feld, klassische Fehler zu formulieren, wicklung der Mitarbeiter und integrier- Fehlerpotenzial bereits in der Auswahl und um sie vermeiden zu können. Im Folgen- te HR-Maßnahmen, die die Gesamtstra- Einführung der HR-Software liegt. Falsch den sollen daher typische Stolpersteine tegie des Unternehmens flankieren, ste- oder gar nicht definierte Anforderungen, dargestellt werden, die verhindern, dass hen im Vordergrund. Oder sollten im Vor- unklare Prozess- und Zielvorgaben oder HR-Software das tut, wozu sie angeschafft dergrund stehen: „Eine notwendige auch die fehlende Einbindung derjenigen wurde: Arbeit erleichtern. Voraussetzung ist es, zunächst die admi- Mitarbeiter, die später mit dem System nistrativen Dinge im Griff zu haben, als arbeiten sollen, sind nur einige der Fehler, Stolperstein 1: Anforderungen und Basis, um qualitativ arbeiten zu können“, die die ZIP in vielen Projekten ausmacht. Ziele – Wo will ich eigentlich hin? erklärte Manuel Egger, SAP Deutschland, „Wobei“, so Maik Degner, Perstar GmbH, Um zu erhalten, was es braucht, muss bereits 2010. „Fehler bei der Einführung einer HR-Soft- ein Unternehmen formulieren, was es Und da hinkt die Realität weiter stark den ware auch auf der Anbieterseite gemacht will. Als Grundvoraussetzung für ein erfol- Erwartungen nach, die Unternehmen an werden, wenn wir beispielsweise aus Ver- greiches HR-Software-Projekt müssen die ihre HR-Software stellen. In einer aktu- triebsgründen den Eindruck vermitteln, Anforderungen, Ziele und Prioritäten im ellen Studie der Capgemini (HR-Barome- die Einführung einer neuen HR-Lösung Vorfeld genau definiert sein. Doch bereits ter 2011) bewerten immerhin 43 Prozent wäre Standard und liefe auf Kundensei- hier fehlt oftmals Bereitschaft, Zeit und der Befragten ihr HR-IT-System als nicht te sozusagen von alleine.“ Degner erklärt, Manpower. Auch beobachten wir eine ausreichend für die effektive Ausführung was sich seiner Meinung nach ändern geringe Akzeptanz für einen extern mode- und Automatisierung von administrativen muss: „Aus meiner Sicht kommt es vor rierten Workshop zur Erstellung eines und transaktionalen HR-Aktivitäten. Ganze allem darauf an, den Interessenten und Anforderungsprofils. So werden wichti- 60 Prozent sagen, die IT-Systeme seien Kunden wieder deutlich vor Augen zu ge Chancen verschenkt, denn gerade ein Sonderheft 06 | 2011 www.personalwirtschaft.de 13 HR-SOFTWARE Implementierung Außenstehender kann Prozesse realistisch Zukunftsinitiative Personal (ZiP) Info beurteilen und davon ausgehend Anfor- derungen beschreiben. Eine HR-Software muss bestehende Auf- Die „Zukunftsinitiative Personal (ZiP)“ will Unternehmen für die Chancen sensibilisieren, die ein strategisches Management und eine effektiv eingesetzte Software-Lösung im Bereich Human gaben erfüllen und für die Zukunft fit sein. Resources bieten. Die Kooperation wurde von zehn Gründungsmitgliedern aus der Taufe gehoben. Die Erweiterbarkeit der Lösung auf zukünf- Gründungsmitglieder sind: ATOSS Software AG, Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH, GFOS mbH, tige Anforderungen, zum Beispiel die Ska- Hansalog GmbH & Co. KG, HR Access Solutions GmbH, NetSkill AG, perbit Software GmbH, SAP AG, SP_Data GmbH & Co. KG, VEDA GmbH. lierbarkeit auf (ausländische) Filialen oder Weitere Informationen unter: www.competence-site.de/Zukunftsinitiative-Personal-ZiP geplante Zukunftsprojekte ist maßgeblich und muss in der Anforderungsdefinition eine Rolle spielen. Auch und gerade die zunehmende Erweiterung der HR-Thema- hen. Zum einen kann ein Tool niemals eine realistisch abschätzt und die nötigen tiken auf die Fachabteilungen setzt eine prozessorientierte Lösung ersetzen. Zum Ansprechpartner zur Verfügung stellt. Reihe von Anforderungen „frei“, die viele anderen müssen wir den Kunden klar Gleichermaßen sind wir gefragt, unseren Unternehmen nicht genügend beachten. machen, dass auch ein lösungsorientier- Kunden von Anfang an einen wirklichkeits- Zugriffs- und Benutzerrechte sowie Self- tes Projekt nicht 100 Prozent der Wün- nahen Eindruck von Projektumfang und Services sind wichtige Stichworte. In die- sche erfüllen kann. Die Beratungsphase -risiken zu vermitteln und nicht aus rei- sem Zusammenhang müssen Datenschutz- schafft die Grundlage für ein erfolgreiches nen Vertriebsgründen die Integration bestimmungen, Marketingvorgaben und Projektmanagement. einer HR-Software auf den Aufwand des auch die Interessen des Betriebsrats ein- Einlegens einer Speicherkarte schönzu- bezogen werden – um nur einen Eindruck Stolperstein 2: Projektmanagement – reden. davon zu vermitteln, welche Bandbreite Der richtige Weg nach Rom. Ein oft gemachter Fehler ist das außer an Überlegungen in eine Anforderungsde- Als Voraussetzung für eine erfolgreiche Acht lassen der Managementebene bei finition einfließen sollte. Softwareeinführung dient Projektmana- der Einführung einer HR-Software. Das Aus fehlenden Anforderungen resultieren gement (PM) dazu, alle erforderlichen Projekt wird – salopp gesagt – nicht hoch fast zwangsläufig fehlende Priorisierun- Aktivitäten zu planen, zu kalkulieren, in genug aufgehängt und die rein fachliche gen und Zielvorgaben. Es entsteht ein ihrer Umsetzung zu steuern und zu kon- Ebene der Softwareintegration steht im Wildwuchs, der ein erfolgreiches Projekt trollieren. Die formulierten Ziele in den Vordergrund. Das bedingt zum einen, verhindert. Daraus erwächst, was wir als Bereichen Kosten, Zeit, Qualität und Leis- dass die klassischen Managementziele Nachtragsgeschäft bezeichnen: Die tatsäch- tungsumfang werden im PM systema- (und damit Projektmeilensteine) Zeit, Ziel, lichen Anforderungen an die Lösung wer- tisch verfolgt, die Beteiligung aller Betrof- Qualität und Budget nicht geplant und den erst im Lauf der Einführung oder Nut- fenen sichergestellt. Wenn wir überlegen, damit auch nicht systematisch dokumen- zung und damit viel zu spät sowie außer- was es bedeuten würde, all diese Dimen- tiert werden. Zum anderen führt es am halb des Gesamtkontexts definiert.