Zeiterfassung: Just-in-Time mit moderner Software

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an daniela.furkel@personalmagazin.de 68 ZEITWIRTSCHAFT Just-in-Time mit moderner Software AUS DER PRAXIS. Die Einführung einer neuen Zeitwirtschaftslösung brachte für Globus Logistik mehr Transparenz, Aktualität und Sicherheit. das Logistikunternehmen erläutert Anja Weirich, Verwaltungslei- © GLOBUS LOGISTIK der Firmengruppe, rund terin in Bingen. Zudem denke man da- 45.000 Artikel an die 40 rüber nach, die Lager auszubauen und SB-Warenhäuser bundes- weitere Zeitmodelle einzuführen. weit aus. Aktuell sind dort Die Anforderungen an die Zeitwirt- mehr als 550 Mitarbeiter schaft sind nicht ganz trivial. Werden beschäftigt. Durch die doch sowohl eine tagesübergreifende Sortimentserweiterungen als auch eine tagesaktuelle Abrechnung wird das Personal konti- benötigt, deren Grundlage eine exakte nuierlich aufgestockt. Zeiterfassung bildet. Hinzu kommt die Da sich das Unterneh- Berechnung der Zulagen aus Nachtar- men in einem umkämpften beit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Wettbewerbsumfeld be- Vor allem die Bedienbarkeit und die wegt, muss alles passen, Anpassungsmöglichkeiten waren aus- auch die Zeiterfassungs- schlaggebend für die Wahl von X/Time. Software. Die bisherige Auch die Möglichkeit zur weiteren Nut- Lösung war nicht flexi- zung der vorhandenen Hardware begüns- bel genug und für den tigte die Entscheidung. Anja Weirich dauerhaften Einsatz des nennt weitere Kriterien: „Unsere Mitar- Logistikbetriebs ungeeig- beiter sollen sich sofort mit der neuen net. Zudem fehlten eini- Lösung zurechtfinden. Zudem haben wir ge Features, die im stark die Märkte von morgen im Visier, sodass wachsenden Geschäft wir uns für eine Software entschieden benötigt wurden, sodass haben, die mit uns wachsen kann.“ nach einer neuen Lösung gesucht wurde. Diese fand Einführung mit einem „Big Bang“ das Unternehmen bei der Eingeführt wurde das System mit einem Gfos mbH, die aus einem „Big Bang“. An einem Wochenende er- Nicht nur das Sortiment, auch das Personal wird aufgestockt. anderen Projekt bekannt folgte die Umstellung in allen Bereichen. war. In Betrieb genommen wurden zunächst Von Christine Lötters Bei Globus Logistik sind zahlreiche schwerpunktmäßig die Komponenten Zeitmodelle zu finden. Die aktuelle Ar- zur Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle D ie Ursprünge der Globus Han- beitszeit der Vollzeitkräfte in Bingen und der Leistungslohnermittlung. Die delshof St. Wendel GmbH beträgt 38,5 Stunden pro Woche. In den kleineren Probleme, die zu Beginn auf- reichen bis ins frühe 19. Jahr- Lagern und im Verwaltungsbereich sind traten, wurden schnell beseitigt. hundert zurück. 1999 eröffnete die zu leistenden Zeiten recht unter- Durch die neue Software haben sich man dann das Trockensortimentlager in schiedlich. Hier finden sich sowohl feste die manuellen Eingriffe und Korrekturen Bingen und legte den Grundstein für eine Arbeitszeiten mit Schichten als auch bereits deutlich reduziert. Eine erheb- bedarfsgerechte und zeitnahe Warenver- Gleitzeitmodelle. „Irgendwo läuft der Be- liche Vereinfachung der administrativen sorgung. Heute liefert Globus Logistik, trieb immer: Sieben Tage, 24 Stunden“, Arbeiten wird durch den Einsatz der personalmagazin 04 / 11 SPEZIALPERSONAL NORD+SÜD ZEITWIRTSCHAFT 69 Seit der Systemeinführung ist darüber An einem dezentralen Standort wurde DATEN UND FAKTEN hinaus die Leistungslohnkomponente zudem die Zugangssicherung über ein von X/Time im Einsatz. Dadurch haben digitales Schließsystem realisiert. sich umfangreiche Verbesserungen für Auch für künftige Aufgabenstellungen Globus Logistik die Abrechnung ergeben: Die kritische sieht sich das Unternehmen nun gut ge- ● 550 Mitarbeiter Schnittstellenthematik, die früher oft rüstet. Optionale Erweiterungsmöglich- ● Logistikunternehmen der Globus Anlass zur Kritik bot, ist nun entfallen. keiten der Zutrittskontrolle, zum Beispiel Firmengruppe Und die Lohnabrechner haben aktuellere der Einsatz eines integrierten Sicherheits- ● Beispiel zur Zeitwirtschaft und transparentere Einblicke. leitstands, garantieren eine Erweiterung, ● Ansprechpartner: sofern sich der Bedarf ergibt. Anja Wei- Anja Weirich, Verbesserte Sicherheit rich ist sich sicher, die richtige Entschei- a.weirich@globus.net Eine weitere Optimierung zeigt sich bei dung getroffen zu haben: „Eine genaue der Sicherheit, denn ein großes Zentral- Quantifizierung des Nutzens ist wohl erst lager lockt immer wieder zu unbefugtem nach Einführung der Workflow-Kompo- X/Time-Workflow-Komponente erreicht, Zutritt und zu Diebstählen. Um dieses nente möglich“, betont sie. Vor allem die die derzeit flächendeckend in den Echt- Risiko zu minimieren, hatte das Unter- Zeiteinsparung im Personalbereich und betrieb überführt wird. Auch für das nehmen bereits 1999 ein Zutrittskon- den sich reduzierenden Abstimmungsbe- Reporting konnte das Unternehmen er- trollsystem installiert. Doch seitdem hat darf führt sie schon heute als klaren Vor- hebliche Verbesserungen erzielen. Alle sich die Sicherheitstechnik stark weiter- teil der neuen Lösung an. Hinzu kommt, relevanten Informationen stehen nun entwickelt. Deshalb hat Globus Logistik dass das System papierlos funktioniert, passgenau und zeitgerecht zur Verfü- im Zuge der Systemeinführung auch sobald der Workflow produktiv ist. gung. Regelmäßig wiederkehrende Aus- die Zutrittskontrolle optimiert. Schwer- wertungen werden automatisiert erstellt punktmäßig werden nun alle relevanten und per E-Mail versandt. Gelände- und Gebäudezugänge, teilweise Dr. Christine Lötters Schon seit 2000 gibt es im Unter- mit Vereinzelungsanlagen, vor unberech- ist Leiterin Unternehmensentwicklung nehmen ein Prämienlohnsystem, das tigtem Zugang geschützt. Dabei konnten bei der Gfos mbH.