Wenn das Auslagern aller HR-Abläufe gescheut wird: Co-Sourcing auf einheitlicher Softwarebasis als Königsweg

Wenn das Auslagern aller HR-Abläufe gescheut wird: Co-Sourcing auf einheitlicher Softwarebasis als Königsweg In Deutschland kommt das HR-Outsourcing erst langsam in Schwung. Enttäuschte Erwartungen bei der Auslagerung von Massengeschäft sowie die Scheu, sensible und individuelle Prozesse fremden Anbietern anzuvertrauen, hemmen bis heute viele Personaler. Der Königsweg könnte ein Co- Sourcing-Konzept auf Basis einer gemeinsam nutzbaren, modernen Software sein. In den USA ist das Auslagern der Personalbeschaffung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll), der betrieblichen Altersvorsorge sowie der Gesundheitsvorsorge schon fast selbstverständlich. In Frankreich, Großbritannien und Spanien vergeben Unternehmen insbesondere das Recruitment gern an spezialisierte Dienstleister. Deutschland hinkt in fast allen Bereichen hinterher (s. Grafik) „Schwer durchschaubare Abrechnungsmodi, unklare Servicelevels und unzureichendes Schnittstellenmanagement sorgten oft dafür, dass sich die Auslagerung von HR-Massengeschäft für Unternehmen kaum lohnte“, sagt Klaus Lindinger, Country Head Deutschland/ Schweiz von HR Access, einer der europäischen Marktführer für Personalsoftware und HRM-Dienstleistungen. „Die Verwaltungskosten blieben hoch, der interne Aufwand nahm mitunter sogar noch zu.“ Ein Zeitfresser sei die Datenübergabe: „Klassische Outsourcer arbeiten oft mit spezialisierten Programmen, die für den Kunden in der Regel nicht zugänglich gemacht werden und weder technologisch noch funktionell ,State of the Art’ sind. Kunden können Daten hier nicht direkt eingeben, sondern müssen sie aufwändig auf Papier erfassen oder als Excellisten aufbereiten, und der Outsourcer pflegt sie manuell ein.“ Auch fehlerhafte Abrechnungen können Mehraufwand verursachen, wenn unvollständige oder falsche Daten und Zuordnungen ohne vom Kunden abgenommene Testabrechnungen durchgereicht werden. „Im Extrem drohen hier Prozesse vorm Arbeitsgericht oder Streit mit der Personalvertretung“, so Lindinger. Outsourcer sollten darum ein integriertes Qualitätsmanagement z.B. über iterative Prüfroutinen bereitstellen, die Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und sauber herausfiltern. „Ein deutscher Großkunde von uns lässt bis zu sieben Prüfläufe über seine Abrechnungen gehen“, nennt Lindinger ein Beispiel. „In den gesamten fünf Jahren der Systemnutzung gab es darum keine Panne.“ Für individuelle Prozesse bevorzugen viele Personaler eigene Tools Ein weiteres, typisch deutsches Hemmnis sind die sich ständig ändernden, komplizierten Sozialgesetze und unterschiedlichen Tarifwerke. Unternehmen scheuen darum selbst vor der Auslagerung von Standardabläufen zurück, wie die Metallbranche mit ihren Haustarifen und Akkordlöhnen. Und bei individuellen und sensiblen Vorgängen wie der Personalentwicklung greifen HR-Manager lieber gleich zu - teils selbst kreierten – Spezialtools. Wird allerdings die Personaladministration fremdvergeben, sind solche Tools damit meist nicht vernetzt, so dass es zu Abrechnungsfehlern und falsch basierten Analysen kommt. Eine Integration scheitert oft schon an der Regelung von Zugriffsrechten mit dem Betriebsrat - oder an den Lizenzgebühren, die der Outsourcer seinem Softwarelieferanten zahlen muss. Diese Kosten können, je nach Lizenzmodell, drastisch steigen, sobald die Belegschaft in papierlose Personalprozesse eingebunden wird. Der Königsweg könnte ein Mix aus In- und Outsourcing auf Basis einer gemeinsam genutzten HR- Software sein. Solches „Co-Sourcing“ erlaubt es, Standardvorgänge wie die Personalabrechnung und Zeitwirtschaft auszulagern, sensible Vorgänge aber im Unternehmen zu belassen und insgesamt effektive Einsparungen zu erzielen. Dazu eignen sich vor allem moderne HR-Komplettsysteme, die auf einer einheitlichen, geläufigen Datenbank fußen. Sie sparen teure Schnittstellen und ermöglichen eine zentrale Datenverwaltung und Steuerung. Insbesondere Service-basierte Systeme sind überdies plattformunabhängig und leicht anpassbar. Funktional sollten sich Besonderheiten wie die Leistungslohnermittlung, spezielle Tarifverträge oder die Zeitwirtschaft von Mehrschichtbetrieben ohne teure Zusatzanpassungen präzise abbilden lassen. Wünschenswert ist außerdem ein integriertes Trainings-, Compensations- und Talent Management, was aber erst selten zum Standard von Komplettlösungen gehört. Klaus Lindinger rät: „Outsourcing muss auch unter deutschen Bedingungen klaren Mehrwert bieten, um hier besser angenommen zu werden. HR-Manager sollten darum auch genauer hinterfragen, welches System ein Anbieter einsetzt. Denn dort verbergen sich oft Kostentreiber oder Zeitfresser. Doch der IT-Kern wird in Verhandlungen kaum thematisiert.“ Über HR Access: HR Access gehört europaweit zu den 5 größten Anbietern von Komplettsoftware für die Personalwirtschaft. In Deutschland hat das Unternehmen seinen Sitz am traditionsreichen IT-Standort Wilhelmshaven, wo HR Access historische Wurzeln hat. Auf der Basis von 40 Jahren Erfahrung in lokalen und internationalen Märkten entwickelt, implementiert und vermarktet HR Access Lösungen und Services für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und das Personalmanagement. Ebenso bietet das Unternehmen umfassende Dienstleistungen wie Beratung, Outsourcing, Compliance, Wartung und Pflege an. Aktuell verwaltet HR Access mehr als 9 Millionen Mitarbeiter für 600 große und mittlere Kunden in über 50 Ländern weltweit. Im Regionalmarkt Europa/ Naher Osten/ Afrika beschäftigt HR Access derzeit etwa 900 Mitarbeiter an elf Standorten. Zu den Kunden von HR Access gehören Unternehmen wie die Rheinland Versicherungsgruppe, ebm Papst Landshut GmbH, Ludwig Görtz GmbH, France 24 und die Kantonverwaltung Genf. 2007 brachte HR Access die Plattformlösung HRa Suite 7 auf den Markt, die auf Basis moderner Webtechnologien vollständig neu entwickelt und durchgehend zertifiziert wurde. - HR Access ist eine eingetragene Marke der HR Access Solutions. Unternehmenskontakt Pressekontakt HR Access Solutions GmbH trendlux pr GmbH Christine Duits Petra Spielmann Valoisplatz 2 Oeverseestraße 10-12 D-26382 Wilhelmshaven D-22769 Hamburg Tel. +49 (0) 4421/ 77 33 10-12 Tel. +49 (0) 40-800 80 990-0 Fax +49 (0) 4421/ 77 33 13-00 Fax +49 (0) 40-800 80 990-99 E-Mail: christine.duits@hraccess.com E-Mail: ps@trendlux.de Internet: www.hraccess.de Internet: www.trendlux.de