Die HR-Lösungen und damit auch die Projekte der elektronischen Akte sind aus unserer Erfahrung zu unterschiedlich, um sie als Referenzprojekt zu platzieren. Vom bisherigen „Leidensdruck“ eines Kunden hängt es auch ab, welchen Part der angestrebten Lösung er zuerst angeht.

 

So sind bei der Archivierung der Altakten im Keller ganz andere Lösungsansätze zu finden als bei der Übernahme der aktuellen Mitarbeiterakten. Auch die Differenzierung der Aktenstruktur hängt stark von der Branche und der bisherigen Organisation ab.

 

Grundsätzlich kann man nur feststellen, dass eine Digitalisierung durch die eigenen Mitarbeiter sehr viel länger dauert und damit der Übergang vom Papier zum Digital-Archiv mehr Unzufriedenheit im Projektteam verursacht. Die Akzeptanz des neuen Mediums wird positiv durch eine kurze Übergangszeit beeinflusst, die letztendlich durch externe Hilfe erreicht werden kann. Ein ROI ist ebenfalls nicht pauschal zu benennen, da es hier auch auf die Ausgangssituation des Einzelfalls ankommt.

Die Aktenarchivierung sollte man nie losgelöst sehen. Wir würden unseren Kunden immer empfehlen, sich ein Gesamtbild über die zukünftigen Aufgaben der HR-Arbeit zu machen und dann einen Partner zu wählen, der das gesamte Portfolio in einer Oberfläche anbieten kann.

 

Die Personalarbeit wird sich weiter dezentralisieren und damit wird es wichtig, auch Gelegenheitsnutzer der HR-Systeme mit einzubeziehen. Wenn man dann für jedes HR-Thema eine neue und damit andere Oberfläche hat, wird die Akzeptanz sinken und das gewünschte Einsparpotenzial wird wegfallen.

 

Mit perbit.insight haben wir eine hochmoderne Lösung entwickelt, die alle Themen und Prozesse in einer Oberfläche abbildet. Usability steht hier im Vordergrund – Datensicherheit ist dabei eine Selbstverständlichkeit.

Wer den Weg vom Papier zum elektronischen Archiv geht, hat hier und jetzt die Chance, neue Aktenstrukturen zu implementieren. So kann z. B. eine bisherige 5er-Unterteilung erweitert werden, um die spätere Suche im Archiv zu optimieren. Der Suchbegriff Vertragsdaten wird dann z. B. ergänzt durch den weiteren Punkt Vollmachten, weil dort die Prüfer einen schnellen Einblick haben wollen.

 

Man hat bei der Archivierung zum letzten Mal die Chance, die Ordnungskriterien neu zu bestimmen. Somit stimme ich damit überein, dass man diesen Punkt der Neu-Organisation gut überlegen sollte und nicht nur die günstige und schnelle Lösung suchen sollte.

 

Die Herausforderung ist sicherlich der Umstieg, den für eine Akte kann der Aufwand schnell bis zu 45 Minuten sein, so dass man Prozess sicherlich durch externe Hilfe unterstützen sollte.

 

Wie in den meisten Dingen sind es die großen und internationalen Firmen, die die Vorreiterrolle übernehmen. Wir erleben es bei unserer heterogenen Klientel aber auch, dass die elektronische Personalakte dort verstärkt angenommen wird, wo es schon in anderen Unternehmensbereichen Archivierungslösungen gibt. So sind es häufig Banken, die auch für den Personalbereich eine DMS-Lösung implementieren. Von einer Marktdurchdringung im Mittelstand sind wir aber noch weit weg.

 

Dass die elektronische Akte überwiegend ASP-Lösungen sind, kann ich nicht teilen. Wir erleben es eher umgekehrt: Firmen, die den Lohn im Rechenzentrum haben, wollen ihre Personalarbeit und hier insbesondere die Personalakte  im eigenen „Haus“ haben.