Die Konzepte, Technologien und Trends werden sicherlich konvergieren, da die Problemstellung im Wesentlichen überall gleich ist. Allerdings wird es sicherlich regionale Besonderheiten geben, je nach Gesetzgebung, Tarifverträgen oder anderen Rahmenbedingungen. Nischen und Teilmärkte gibt es viele. Nehmen wir z.B. das Thema Personalbedarfsermittlung. Die ist von Branche zu Branche absolut unterschiedlich und sehr komplex. Selbst innerhalb einer Branche kann es zwischen den einzelnen Unternehmen große Unterschiede geben. Auch regionale Nischen wird es aufgrund von unterschiedlichen Gesetzen immer geben.

Early Adopter auf Anwenderseite haben die Chance, dem Mitbewerb in der Kostenstruktur und der Servicequalität einen Schritt voraus zu sein. In sich konsolidierenden Märkten kann man diesen Vorteil gar nicht hoch genug bewerten.

In jedem Fall sollten die Hausaufgaben in Form von optimierten und definierten Prozessen, ermittelten Personalbedarfen, benötigten Arbeitszeitmodellen und Qualifikationsprofilen gemacht sein. Hiefür bedarf es eines professionell geplanten und durchgeführten Projektes. In dessen Rahmen sollte auch ein Anbieter für eine Personaleinsatzplanung gesucht werden, der die Anforderungen des Personaleinsatzplanungsprozesses am besten umsetzt. Es gibt heute verschiedene Systeme mit verschiedenen Schwerpunkten im Markt. Je nach Schwerpunkt (z.B. Krankhäuser, Call-Center etc.) kann das eine oder das andere besser sein. Die Wirtschaftlichkeit wurde schon in vielen Projekten nachgewiesen. Neben den harten Fakten, wie z.B. Reduktion von kostenpflichtigen Überstunden oder Vermeidung von Leerzeiten gibt es natürlich noch die weichen Faktoren wie Verlängerung von Servicezeiten und damit bessere Kundennähe, die zweifelsfrei Nutzen bringen, der aber eben nicht so einfach quantifizierbar ist.

Im ersten Schritt ist eine Personaleinsatzplanung die Lösung eines Problems der operativen Abteilungen, welche immer flexibler auf Kundenwünsche eingehen und gleichzeitig oft auch wirtschaftlicher werden müssen. Insofern sitzen diesen Abteilungen oft der Vertrieb und das Controlling im Nacken. Die Personalabteilung wird benötigt, um die für flexiblen Personaleinsatz notwendigen Rahmenbedingungen in den Betriebsvereinbarungen zu schaffen und die notwendigen Schulungs- bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen zu managen. Inhaltlicher Treiber müsste demnach am ehesten die operative Einheit sein. Wir haben es aber auch schon oft erlebt, dass die Projektleitung aus der Personal- oder auch IT-Abteilung kam. Insgesamt ist es eher unwichtig, wer der Treiber oder Projektleiter ist solange alle an einem Strang ziehen. Aus unserer Erfahrung heraus kann aber eine größere Veränderung nur gelingen, wenn das Top-Management hinter dem Projekt steht und auch Gesicht zeigt.

Inhaltlich ist aus dem Prozess der Peronaleinsatzplanung die Personalbedarfsermittlung am nähesten an die Wertschöpfungsprozesse angedockt, da hierfür eine genaue Kenntnis über den Einsatz und die Verwendung des Produktionsfaktors Arbeitszeit erforderlich ist. Umgekehrt kann aber auch ein intensives Controlling des Personaleinsatzes (wieviel Arbeitszeit ist für welchen Output benötigt worden?) Aufschlüsse über die Produktivität und damit Rückschlüsse auf Produktivitätsvorgaben geben. Zusätzlich schafft ein guter Personaleinatzplanungsprozess Transparenz über benötigte Skills und kann damit die Basis für die strategische Personalentwicklung bzw. den Recruitingbedarf sein.

Das am weitesten verbreiteteste Personaleinsatzplanungstool ist derzeit sicherlich noch Excel, mit allen Vor- und Nachteilen. Welche Technologien für die einzelnen Unternehmen Sinn machen hängt maßgeblich vom Personaleinsatzplanungsprozess ab. Je nachdem ob man einen zentral gesteuerten Prozess hat, bei dem die Mitarbeiter mehr oder weniger vorgegeben bekommen, wann wie zu arbeiten ist oder einen dezentralen Prozess, bei dem die Mitarbeiter sich unter Einhaltung bestimmter Rahmenbedingungen selbst planen werden völlig unterschiedliche Anforderungen an ein Personaleinsatzplanungstool gestellt. Wir erwarten, dass in naher Zukunft die Planung zwischen Planer und Mitarbeiter über den Einssatz von Smartphones und entsprechender Apps deutlich interaktivier wird.

Typische Probleme bei Personaleinsatzplanungsprojekten sind die oft mangelhafte Vorbereitung zur Einführung von Personaleinsatzplanungstools. Dazu zählen unzureichende Vorstellungen über einen standardisierten Personaleinsatzplanungsprozess, unpräzise Lastenhefte und nicht passende Arbeitszeitvereinbarungen. All dies führt oft zu Projektfehlschläge oder zumindest dazu, dass die erhofften Einsparpotenziale nicht erreicht werden. Darüber hinaus wird oft übersehen, dass flexiblere Arbeitszeiten auch ein geändertes Führungsverständnis zur Folge haben. Konkret heißt dies, dass man neben der Schulung eines Softwaretools die Führungskräfte über Sinn und Zweck der Veränderung informieren und diese in Bezug auf die Führungskompetenz gezielt weiterentwickeln muss.

Die Potenziale hängen nicht zwingend von der Größe eines Unternehmens ab, sondern eher von den Prozessen und dem Umfeld der Firmen. Insofern gibt es sicherlich auch im Mittelstand noch erhebliche Potenziale. Die größten Hinderungsgründe sind oft Unkenntnis der Materie und / oder Ängste vor Veränderungen, die ein Personaleinsatzplanungsprojekt mit sich bringt. Es geht eben nicht nur um ein Softwareprojekt. Wenn man die gesamten Potenziale erschließen möchte, muss man auch über Veränderung von Arbeitszeitmodellen und Prozessen reden. Dies kann sogar Einfluss auf die Bezahlung (Z.B. Überstundenzuschläge) haben. Davor scheuen manche Unternehmen noch zurück.

Wesentlicher Treiber an eine Zeitwirtschaft bzw. Personaleinsatzplanung wird zukünftig der immer größere Bedarf an Flexibilität sowohl von Unternehmen als auch von Mitarbeitern sein. Einerseits müssen die Unternehmen im globalen Wettbewert immer wirtschaftlicher und damit produktiver werden, andererseits sehen sich Mitarbeiter immer neuen Herausforderungen wie z.B. der finanziellen Notwendigkeit des Doppelverdienstes bei gleichzeitiger Betreuung von Kindern oder Angehörigen konfrontiert.

Neben guten und innovativen Produkten wird die gute Lösung dieses Spannungsfeldes einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für Unternehmen in der Zukunft sein. Denn dies bedeutet Wirtschaftlichkeit auf der einen Seite und Bindung bzw. Gewinn von guten Mitarbeitern auf der anderen Seite.

Aktuell sind Handel, Call-Center und Logistikdienstleister sehr prädistiniert, in diesen Branchen ist aber auch bereits eine relativ gute Durchdringung von Personaleinsatz-planungslösungen vorhanden. Zunehmend wächst aber auch der Bedarf in anderen Branchen wie z.B. der Produktion und den operativen Bereichen bei Finanzdienstleistern.

Die Produktion sieht sich zunehmend mit kleineren Auftragsgrößen bis hin zu Einzelfertigungen konfrontiert, was den Einsatz von klassisch rollierenden Schichträdern faktisch unmöglich macht. Bei Finanzdienstleistern gibt es zur Verbesserungen des Services immer mehr Servicelevel-Agreements, die die abarbeitung von Geschäftsvorfällen innerhalb eines bestimmten Zeitraums vorsehen. Dies ist ohne eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung nicht mehr möglich.