Immobilien Lebenszyklus Management und Benchmarking

Immobilien Lebenszyklus Management und Benchmarking – Martin Reents, conject AG – München, 2010 Immobilien Lebenszyklus Management und Benchmarking (Autor: Martin Reents, CEO conject AG) „80% der Lebenszykluskosten einer Immobilie fallen nach der Erstellung an.“ – Kommt Ihnen das bekannt vor? Oder haben Sie eher ein ungutes Gefühl dabei? Oder vielleicht sogar beides? Für die meisten Leute gilt beides: Irgendwie richtig, aber nicht handlungsrelevant. Und da der gemeine Bauchverstand üblicherweise ein gutes Urteilsvermögen besitzt, möchte man doch gerne wissen: Wieso diese Inkonsequenz? Ich gehe in drei Schritten vor: Im ersten Schritt möchte ich überhaupt einmal ein Modell vorführen, das die Lebenszykluskosten einer Immobilie erfasst. Eine der wichtigsten Quellen, um ein Lebenszyklusmodell mit Daten zu füllen sind Benchmarks. Im zweiten Schritt schildere ich zwei Benchmarking-Ansätze in Deutschland. Schließlich, im dritten Schritt, möchte ich die Möglichkeiten und Probleme beleuchten, die der Betrachtung des Immobilienlebenszyklus anhaften. Die vorgestellten Ergebnisse sind nicht primär von conject erarbeitet worden. conject ist ein Softwareunternehmen. Mit unserer Software werden Immobilien über ihren gesamten Lebenszyklus gemanagt. Wir betrachten es als unseren „pro bono-Beitrag“ für die Gemeinschaft, ILM-Forschung zu fördern. Die Modellrechnung über Lebenszykluskosten haben wir im Rahmen eines Buchprojekts durchgeführt (Hans-Peter Braun: Facility Management, seit vielen Jahren das Standardwerk zum Thema). Die beiden vorgeführten Benchmarking-Projekte haben wir uns ausgesucht, weil sie in Deutschland am erfolgreichsten zu sein scheinen, und fördern sie seit mehreren Jahren. Und schließlich haben wir vor fünf Jahren eine Konferenz ins Leben gerufen, die ILM-Konferenz. Die Themen der Konferenz spiegeln wieder, welche Probleme die Branche im Verlauf der Zeit beschäftigt haben und wie sich der Managementansatz weiterentwickelt hat. Wir sind also in der Beschäftigung mit ILM sehr engagiert und verfügen über sehr gute Quellen. Es ist aber nicht unser Geschäft. Deshalb werfe ich auch bereitwillig das eine oder andere kritische Licht auf die Ergebnisse. Seite 1 Immobilien Lebenszyklus Management und Benchmarking – Martin Reents, conject AG – München, 2010 Lebenszykluskosten Ich beginne mit einem konkreten Modell. Stellen Sie sich vor, Sie wären Unternehmer und bräuchten Büros. Sie entscheiden sich, ein Bürogebäude zu bauen, das sie teilweise selbst nutzen. Freie Flächen vermieten Sie. Aus Unternehmersicht ist die Immobilie eine Investitionsentscheidung. Einer Investitionsentscheidung legt man normalerweise eine Investitionsplanung zugrunde. Dafür untersucht man die Kosten, die über den gesamten Lebenszyklus der Investition anfallen. Wir haben die Lebenszykluskosten einer Immobilie in einem Modell aufbereitet. Ausgangspunkt waren mehrere echte Büroimmobilien, die wir im Rahmen eines Projekts mit einem Kunden analysiert haben. Wir haben drei echte, einander ähnliche Bürogebäude zu einem Modellobjekt zusammengesetzt. Unser Modell ist ein Bürogebäude mit 20.000 m² BGF, Tiefgarage und eigener Kantine. Die Baukosten für die Bürogeschosse betrugen 1.000 €/m² BGF, für die Tiefgarage 525 €/m² und für das Grundstück 1.200 €/m². Bei den Errichtungskosten konnten wir auf die tatsächlichen Kosten zurückgreifen. Bei den Betriebskosten hatten wir eine ganze Reihe echter Daten, haben sie aber mit Kennzahlen aus Benchmarking-Analysen abgeglichen und vervollständigt. Neben den „echten“ Betriebskosten fallen noch Kosten für Instandhaltung an. Außerdem gibt es eine Reihe von „immobiliennahen Sekundärprozessen“, die man ebenfalls zu den Lebenszykluskosten hinzurechnen könnte. Auf keinen Fall vernachlässigen kann man Kosten, die bei Neuvermietung anfallen. Darunter fallen Umbaukosten und Mietausfälle. Addiert man diese Kosten auf, so entsteht ein jährlicher Zahlungsstrom. Um die Kosten am Anfang mit den späteren laufenden Kosten vergleichen zu können, braucht man noch ein Finanzmodell. Wir haben jährliche Kostensteigerungen von 1,2% angenommen, gleichzeitig aber mit 7% abdiskontiert. Das entspricht etwa den Erwartungen eines Unternehmers an eine Investition. Im Ergebnis machen die Errichtungskosten immer noch 35% der Gesamtkosten aus. Der Betrieb und immobiliennahe Sekundärprozesse tragen jeweils mit 25%, Instandhaltung mit 7% und Neuvermietung mit 8% zu Buche bei den Lebenszykluskosten. Wenn man ehrlich ist: Ein Immobilienunternehmer würde die „immobiliennahen Sekundärkosten“ eher nicht zu den Betriebskosten zählen. Auch die „Neuvermietungsaufwendungen“ werden nur selten berücksichtigt. Aus Sicht des traditionellen Unternehmers ist das Verhältnis Errichtungs- zu Nutzungskosten daher nicht 20% zu 80%, sondern eher 35 (Errichtungskosten) zu 32 (Betriebs- und Instandhaltungskosten): 50% der Lebenszykluskosten fallen bei der Entstehung an. Bei der Bahn galt viele Jahre der Grundsatz: Spare beim Bauen. Eine zusätzlich investierte Mark gewinnt man im späteren Betrieb nie zurück. Deshalb sahen unsere Bahnhöfe bis in die 90er Jahre aus wie Toilettenhäuschen. Seite 2 Immobilien Lebenszyklus Management und Benchmarking – Martin Reents, conject AG – München, 2010 Benchmarking Um die Lebenszykluskosten einer Immobilie zu prognostizieren braucht man Kennwerte über die erwarteten Betriebskosten. Die wichtigste Quelle dafür sind Benchmarking-Analysen. Leider gibt es in Deutschland kaum öffentliche Benchmarking-Daten. Das liegt daran, dass für Benchmarking von Immobilien kein richtiges Geschäftsmodell besteht. Einige große Immobilienbesitzer (z.B. die E.ON) erheben durchaus Kennzahlen, vergleichen sie aber intern, so dass keine Daten veröffentlicht werden. Kleinen Immobilienbesitzern dagegen fehlt oft die professionelle Einstellung: Sie können mit Benchmarks nichts anfangen und sind erst recht nicht bereit, dafür zu bezahlen. Immerhin: Einige erfolgreiche Benchmarking-Projekte gibt es auch in Deutschland. Von zweien möchte ich berichten. Das erste wird von der BayernFM, einer Tochter der BayernLB durchgeführt. Sie hat zunächst Sparkassen miteinander verglichen und, nachdem die Methodik einmal stand, ihre Aktivitäten auf Kommunen ausgeweitet. Das Projekt wird jährlich durchgeführt und durch eher niedrige Beiträge der teilnehmenden Organisationen finanziert. Die BayernFM hat sich durch die Förderung dieses Projekts und die Veröffentlichung der Daten durchaus verdient gemacht. Das Kommunal-Benchmarking ist ein typisches Benchmarking, wie man es auch aus anderen Branchen kennt: Jede Kommune erhebt ihre Daten, gibt sie in einen Pool ein und erhält abschließend einen individualisierten Bericht, in dem ihre Immobilienkennzahlen mit denen der besten Kommunen verglichen werden. In dem Bericht, den die BayernFM veröffentlicht, stellt sie die durchschnittlichen Gebäudekosten den „Best-in-Class“-Gebäuden gegenüber. Daraus lassen sich Einsparpotenziale für den gesamten öffentlichen Bereich ableiten. Bei Schulen zum Beispiel errechnet die BayernFM ein Potenzial von 250 Millionen Euro für Stromkosten und 1 Milliarde Euro Heizkosten aus. Insgesamt könnten in allen öffentlichen Gebäuden 45% der Nutzungskosten aus Reinigung, Instandhaltung, Energie und Wasser gespart werden. Die Ursache für dieses hohe ungenutzte Potenzial liegt im Alter der Gebäude einerseits (70% der Objekte sind über 20 Jahre alt) und einem erheblichen Sanierungsstau andererseits begründet. Das Deutsche Institut für Urbanistik beziffert die überfälligen Maßnahmen mit 71 Milliarden Euro für insgesamt 175.000 kommunale Gebäude. Interessanter als die Kosten pro Quadratmeter sind aber die „Kosten pro Nutzeneinheit“. In diesem Sinne wertet das RealisBench die von den Sparkassen erhobenen Daten aus. Eine Möglichkeit, um die Flächenproduktivität von Sparkassen zu umschreiben, sind die „Anzahl Girokonten pro Quadratmeter“. Das Benchmarking hat hier eine Schwankungsbreite von 3 bis 12 Konten pro Flächeneinheit bei den unterschiedlichen Instituten ergeben. Eingeführt haben die Sparkassen das Benchmarking, um ihre Bewirtschaftungskosten zu verbessern. Das funktioniert erfolgreich. Viele Sparkassen nehmen jährlich am Benchmarking teil. In einer Zeitreihenanalyse konnten Reduzierungen um 1/3 der Kosten pro Quadratmeter bei den teilnehmenden Instituten erreicht werden. Seite 3 Immobilien Lebenszyklus Management und Benchmarking – Martin Reents, conject AG – München, 2010 Ein zweites, sehr erfolgreiches Benchmarking, führt seit vielen Jahren Uwe Rotermund von der Fachhochschule Münster durch. Er hat sich auf die Gebäude von Unternehmen konzentriert. Er erhebt keinen Beitrag für die Teilnahme am Benchmarking, sondern finanziert seine Projekte durch den Verkauf der Ergebnisse in Form eines Benchmarking-Berichts. Sein „FM Monitor“ entsteht in Zusammenarbeit mit Schweizern und Österreichern, umfasst insgesamt 23 Millionen Quadratmeter Fläche und 6.250 Gebäude, vor allem Büros, aber auch Universitäten. Wie es sich für eine Hochschule gehört, wird hier statistisch sehr genau gearbeitet (RealisBench arbeitet übrigens eng mit der Universität München zusammen, um ebenfalls keine statistischen Fehler zu machen). Die Ergebnisse sind einigermaßen robust: Wir hatten in unserem Lebenszykluskosten-Modell Kennzahlen von 2006 verwendet. Und wie man sieht, sind die Reinigungskosten mit 8 Euro pro Quadratmeter ziemlich stabil geblieben. Auch die Münsteraner bemühen sich, über die Quadratmeterkosten hinauszugehen und „Kosten pro Nutzen“ zu ermitteln. Ein Ansatz ist zum Beispiel, die Nutzfläche in Relation zur Bruttogeschossfläche zu setzen.