The Logical Framework Approach - Strategische Planung für die Kommunikation; Teil 3: Das LFA-Schema

1 The Logical Framework Approach Strategische Planung für die Kommunikation Teil 3: Das LFA-Schema Ende der Vorbereitungen Nachdem die drei Stufen Problembaum, Eliminierung der nicht relevanten Elemente und die Erstellung des Lösungsbaums abgeschlossen sind, folgt nun die Übertragung der im Lösungsbaum gefundenen Elemente in die horizontale und vertikale Logik des LFA-Schemas. Dies erlaubt dann die konkrete Durchführung gezielter Maßnahmen, deren Überwachung und Erfolgskontrolle. Damit sind alle Voraussetzungen zu Erfolg versprechender Umsetzung erfüllt. Der Aufbau der Logframe-Matrix Zwei wichtige Begriffe vorab: OVI (Objectively Verifiable Indicators) und SOV (Sources of Verification). Der erstere bietet für das unerlässliche Überprüfen die unabhängigen Kriterien, der letztere die Quellen dazu. Beide sind fixe Bestandteile des LFA. Die Matrix selbst ist das Tool der praktischen Umsetzungsphase für die im Lösungsbaum analysierten, stufenweise zu erreichenden Soll-Resultate. Sie beinhaltet die schon erwähnte horizontale und vertikale Logik. Die Matrix besteht aus jeweils vier horizontalen und vier vertikalen Feldern, die den praktischen Lösungsrahmen bilden. Verfolgt man eine Problemstellung z.B. auf sechs Ebenen, wird im Bereich Aktivitäten diese Anzahl als Unterfelder der Aktivitäten entsprechend angepasst. © 2005 by Klaus Oestreicher 2 Die erste Spalte, die Interventions-Logik, stellt die dem Projekt zu Grunde liegende Strategie dar: Aktivitäten und Mittel, sowohl physische, wie andere und nötige Inputs. Durch die Ausführung der festgehaltenen Aktivitäten werden die Resultate erreicht. Die Resultate führen gemeinsam zur Zielerreichung. Der Zweck des Projekts unterstützt das Gesamtziel. An dieser Stelle könnte nun eine theoretische Betrachtung einer Reihe weiterer Begriffe erfolgen. Es ist sicher von Vorteil, alle Definitionen zu kennen, weswegen hier auf die einschlägige Literatur verwiesen werden soll. Es erscheint aber leichter verständlich und vorteilhafter, anhand eines der Beispiele aus dem vorangegangenen Teil die obige Matrix zu erläutern. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass die folgende Darstellung sehr vereinfachenden Charakter hat und die hier willkürliche Auswahl eines Astes keinesfalls einen Logframe komplett umfasst. Dieser beinhaltet vielmehr alle selektierten Äste des Lösungsbaums. Das Beispiel war: Schlüsselkräfte bleiben => Wichtige Mitarbeiter sind nicht auf Jobsuche => Mitarbeiter sind motiviert => Arbeitsplätze sind gesichert Als Ausgangspunkt steht somit der Wunsch, dass die Schlüsselkräfte bleiben sollen. Damit kommt in das Feld Ausgangslage die Notiz „Schlüsselkräfte bleiben“. Die für diese Zielerreichung notwendigen Aktionen werden in das Feld Aktivitäten eingetragen: z.B. neues Bonussystem, verstärkte interne Kommunikation etc. Rechts davon werden die objektiven Faktoren benannt, die es erlauben zu überprüfen, ob dieses Ziel erreicht wird: z.B. keine Anforderung von Zwischenzeugnissen, kein Feedback seitens bekannter Personalagenturen. Wiederum rechts davon folgen die Quellen, die möglichst unabhängig bestätigen können, dass © 2005 by Klaus Oestreicher 3 der Erfolg einsetzt. Als letztes dient das Feld ganz rechts dazu, das damit erwartete Resultat festzuhalten, hier „Wichtige Mitarbeiter sind nicht auf Jobsuche“. Dieses ist dann die neue Annahme bzw. Voraussetzung. Dann wird der gleiche Prozess in Richtung des dann nächsthöheren Levels „Mitarbeiter sind motiviert“ erneut gestartet. Auf diesem Wege erreicht man systematisch die Ebene der Resultate „Jobs gesichert“, fährt fort zur Ebene Zweck des Projekts, das gemäß dem Beispiel im bereits veröffentlichten Teil „Verbesserung der Unternehmensbewertung durch Analysten“ heißen müsste, bis man beim Gesamtziel „Analysten bewerten das Unternehmen korrekt“ angekommen ist. Genau den Pfeillinien folgend. Werden nun alle unterschiedlichen Lösungsäste in die Matrix aufgenommen, werden diese als 1.), 2.) ... in der betreffenden Box notiert und jeweils übertragen. Die Bearbeitung der einzelnen Äste erfolgt parallel. Diese Version scheint für die Praxis gewisse Vorteile zu bringen. In der EU-Version werden dagegen in der mittleren Box links zusätzlich die eingesetzten physischen und nicht- physischen Mittel sowie die benötigten Ressourcen notiert und rechts davon die Kosten und ggf. die Quellen des Budgets unter Verzicht auf die operativen Maßnahmen. Sonstige Anpassungen anderer Experten sind auch zu beobachten, doch keine ändert den Grundfahrplan. In der Praxis ist es sicherlich übersichtlicher, einen separaten Kostenplan der Aktivitäten zu erstellen, der gleichzeitig mit einer Chart für die zeitliche Planung kombiniert wird und damit auch der Cash Flow-Planung Rechnung trägt. Aber man darf nicht vergessen, dass der LFA ursprünglich nicht für die Zwecke von Public Relations oder Marketing entwickelt worden war und z.B. EU-Projekte in der Regel oft ganz andere Ausmaße annehmen als konzentrierte Problemlösungen einer Organisation. Detailliert betrachtet macht es keinen großen Unterschied, ändert an der Zielerreichung nichts und alle zum Erfolg notwendigen Parts sind bei Erstellung der Matrix und des Kostenplans ebenfalls beinhaltet. Der Kaskaden-Logframe Manche Projekte sind so komplex, dass gar nicht alle Aspekte in einer Matrix berücksichtigt werden können. Sobald die Übersichtlichkeit der Logik verloren geht oder Projekte an verschiedenen Orten stattfinden, muss separiert werden. Das kann in der Form geschehen, dass man nach Sinn und Zweck je eine eigene Matrix anfertigt. Gerade unterschiedliche Orte beinhalten oft grundverschiedene Beeinflussungen, Mittel oder nötige Maßnahmen. Solche Vielfalt in eine LFA-Matrix einzubauen, würde deren Sinn und Zweck gefährden. Das ist aber Vorteil und Gefahr zugleich. Die oben angesprochene Art, nicht einen Ast wie im Beispiel, sondern alle verschiedene Lösungsäste, die ermittelt wurden, in den jeweiligen Boxen zu kombinieren, stellt bereits eine Art Kaskade dar. Besonders dann, wenn gewisse Äste sich im Gesamtziel gegenseitig beeinflussen können. Dann ist deren Anordnung in Prioritätsform sinnvoll. © 2005 by Klaus Oestreicher 4 Aber verstanden wird unter einer Kaskade tatsächlich, dass LFAs verschiedener Teilprojekte zu einer Master-Matrix zusammen gefasst werden. Der einzelne LFA ist dann nichts anderes als ein Ast, jedes erreichte Gesamtziel nichts anderes als eine Annahme oder ein Ast der Master-Matrix. Besonders beim Kaskaden-LFA sei davor gewarnt, dass die Gefahr der überbordenden Komplexität sehr hoch ist. Wichtige Kriterien Die Erzielung der Resultate liegt üblicherweise außerhalb der Kontrolle der den LFA Ausübenden und stellt einen Sollzustand dar, der durch die operativen Interventionen erreicht werden soll. Daher sind auch die eingebauten Kontrollmechanismen bedeutend, die objektiv überprüfen, ob das angestrebte Resultat auch tatsächlich erreicht wurde. Das System bedingt, dass es erst Sinn macht, sich auf die nächst höhere Ebene zu begeben, wenn die vorangegangene zufrieden stellend gelöst wurde. Der Erfolg der Maßnahmen, die Erzielung der Resultate bedingt auch, dass zur Logik eine strategische Planung hinzugefügt wird. Adhoc-Aktivitäten werden sich kaum als ausreichend erweisen. Natürlich unterliegt der LFA auch einer kostenmäßigen Betrachtung. Manches Erforderliche wird das Budget sprengen. Eine Aufbereitung per LFA ist aber eine Projektplanung, die der Budgetbewilligung gemeinhin förderlich ist. Zusammenfassung Mit der Planung und Ausführung der hier beschriebenen Vorgänge ist der LFA als Manual und Leitlinie zur Umsetzung strategischer Maßnahmen ein fertig einsetzbares Werkzeug. Hingewiesen sei nochmals auf die beiden wesentlichen Komponenten Logik und Strategie, aber auch die exakte Einhaltung der Schritte, um von einer Ebene in die nächsthöhere zu gelangen. Im ersten Teil wurde bereits darauf verwiesen, dass der LFA als kindliches Werkzeug wirken könnte, das in einer Art easy going Problemlösungen von alleine kreiert. Das wäre schön, ist aber mit Sicherheit nicht so. Erste Schwierigkeiten im Umgang mit dem LFA sind normal. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass einmal verstanden in der Regel auch immer verstanden bedeutet. So hervorragend dieses Tool auch bei richtiger Anwendung ist, hat es auch kritische Aspekte. Diese Beschränkungen und Kritik werden Bestandteil des letzten Teils über den LFA sein. Klaus Oestreicher MCIPR © 2005 by Klaus Oestreicher