Die Weichen sind gestellt

Andreas Stihl AG & Co. KG Die Weichen sind gestellt Autor: Thomas Herbst Bei der Umstellung ihres Beschaffungswesens auf elektroni- sche Kataloge im Bereich von MRO-Gütern (Maintenance, Re- pair and Operations) hat sich die Andreas Stihl AG & Co. KG in Waiblingen für den Einsatz des Premium Business Catalog der Heiler Software AG entschieden. In einem ersten Schritt wurden die Beschaffungsprozesse optimiert. Die nächste Ausbaustufe sieht eine weitgehende Au tomatisierung vor. Innovation und technologisch führende Produkte waren schon immer das Markenzeichen der Andreas Stihl AG & Co. KG, deren Stammhaus sich in Waiblingen befindet. Das Produktprogramm von Stihl umfasst neben Benzinmotor- und Elektrosägen für professionelles Arbeiten im Wald und rund ums Haus auch eine beachtliche Vielfalt von Motorgeräten wie Motorsensen, Heckenscheren, Trennschleifer, Reinigungsgeräte und vie- les mehr sowie das entsprechende Zubehör. Nach den sehr erfolgreichen Jahren 2000 und 2001 setzt Stihl auch künftig auf Wachstum. „Das be- reits vor zwei Jahren vom Vorstand im Hinblick auf das starke Wachstum der Stihl-Gruppe vorgesehene Investitionsprogramm wird planmäßig umgesetzt. Auch 2002 investiert das Unternehmen kräftig im In- und Ausland“, formulierte Stihl anlässlich der Bekanntgabe der Geschäftser- gebnisse der ersten acht Monaten des Jahres im September 2002. Pro- duktinnovationen und der Ausbau moderner Entwicklungsmethoden zeichnen das Unternehmen aus. Aber auch in vielen anderen Bereichen geht Stihl neue Wege – nicht zu- letzt bei der Beschaffung. „Neben der Umsatzsteigerung ist die Redukti- on der Kosten ein sehr wirksamer Hebel, damit ein Unternehmen wett- bewerbsfähig bleibt“, sagt Oliver Schabel, Gruppenleiter Einkauf Be- triebsmittel und Geräte bei der Andreas Stihl AG & Co. KG in Waiblin- gen. „Im Frühjahr 2001 haben wir uns daher die Beschaffungsvorgänge im Bereich von C-Teilen und MRO-Gütern mit dem Ziel vorgenommen, die zugehör igen Prozesse zu optimieren und damit Kosten zu sparen.“ Bekanntermaßen, so Schabel, übersteigen der administrative Aufwand und die daran gebundenen Prozesskosten den Wert der beschafften Wa- ren teilweise um ein Vielfaches – zu denken sei etwa an Schrauben, Dichtringe und andere Kleinteile, die bei Reparaturen oder der Instand- haltung benötigt werden. „Erhöhte Aufwände entstanden vie lfach auch dadurch, dass es für ein zu beschaffendes Produkt unklare Anforderungen gab“, berichtet Sven Weber, Projektverantwortlicher für die Katalogein- führung bei der Stihl AG und zuständig für den Einkauf von Betriebsmit- teln und Geräten. „Wenn ein Produkt nur ‚umschrieben’ wird und dann mühsam manuell in verschiedenen Papierkatalogen gesucht werden muss, leidet darunter natürlich die Qualität der Bedarfsanforderung.“ Andreas Stihl AG & Co. KG 1/5 Primäres Ziel: Beschaffungsprozesse optimieren Da das Unternehmen in Kernprozessen bereits umfangreiche Erfahrungen mit SAP R/3 gesammelt hatte, entschied man sich im Bereich der nicht- produktionsrelevanten Güter für die Einrichtung eines auf SAP R/3 basie- renden Stihl-spezifischen Procurement-Systems. Den eigentlichen Kern dieser Lösung für den Einkauf von Betriebsmitteln bildet ein elektroni- scher Katalog. Nach einer ersten Analyse der Anbieter solcher Lösungen blieben wenige in der engeren Auswahl. Die Entscheidung fiel schlie ß- lich zu Gunsten des Premium Business Catalog (PBC) der Heiler Soft- ware AG. „Die umfangreiche Funktionalität war einer der Gründe. Dazu kam die räumliche Nähe des in Stuttgart ansässigen Anbieters“, berichtet Weber. „Letztendlich war es die Kombination aus technischem Potenzial, angebotenem Catalog-Content-Service und Pre-Sales-Support. Diese her- vorragende Unterstützung durch Heiler ist bis zum heutigen Tage gege- ben.“ Abbildung: Die Andreas Stihl AG & Co. KG, weltweiter Marktführer bei Motorsägen, nutzt eine elektronische Einkaufslösung und erschließt so im Beschaffungswesen vorhandene Einsparpotenzia- le. In der Anfangsphase übernahm die Heiler Software AG auch die erstma- lige Aufbereitung und Einbindung von sechs Lieferantenkatalogen für das heute deutschlandweit in allen Niederlassungen der Stihl AG &Co. KG genutzte System. Die Benutzer verwenden heute Kataloge von • Kaiser + Kraft (mehr als 24.000 Artikel aus den Bereichen Transport, Lager, Betrieb und Büro) • Hahn + Kolb (Werkzeuge, Mess- und Prüfmittel, Betriebseinrichtun- gen, Elektrowerkzeuge und Maschinen) Andreas Stihl AG & Co. KG 2/5 • Festo (pneumatische Komponenten und Systeme; 16.400 Katalog- produkte in mehreren hunderttausend Varianten) • Löffelhardt (Elektrogroßhandel, Industrietechnik, Kabel, Kommuni- kation, Leitung, Lichttechnik, Messtechnik) • Würth (Handel mit Befestigungs- und Montagematerial wie zum Bei- spiel Schrauben, Schraubenzubehör, Dübel, chemisch-technische Produkte, Möbel und Baubeschläge, Werkzeuge, Bevorratungs- so- - wie Entnahmesysteme) • Blässinger (einer der größten Wälzlagerhändler in Deutschland). Im Bereich der Büroartikel gibt es die Besonderheit, dass Stihl hier ein eigenes Sortiment für häufig benötigte oder speziell angefertigte Produkte (Schreibblöcke, Briefbögen) auf Lager vorhält. Dazu kommt der Katalog eines Anbieters aus Waiblingen. Die internen und die zugelieferten Wa- ren bilden zusammen den (siebten) Büroartikelkatalog. Wegen dieser Be- sonderheit spricht die Einkaufsabteilung auch davon, dass Artikel aus sechs plus einem Katalog bestellt werden können. Genutzt wird die Lö- sung aktuell von zirka 250 Mitarbeitern. Will einer von ihnen Artikel aus dem Gesamtkatalog beschaffen, erfolgt der Einstieg über die BANF- Eingabemaske (BANF = Bestellanforderung). An dieser Stelle gibt es zwei Möglichkeiten: die konventionelle Form durch Eingabe der Kosten- stelle, des Artikels und weiterer Angaben oder die neue, bei der über ei- nen Button in diesem Screen eine Verzweigung in den Heiler Premium Business Catalog erfolgt. Allein dadurch, dass Anwender in diesem Mo- ment eine einheitliche und durchgängige Sicht auf die Artikel aller Liefe- ranten haben, wurde der gesamte Prozess enorm vereinfacht und be- schleunigt. Dies steigert zugleich die Akzeptanz des elektronischen Kata- logs. Der Ablauf einer Beschaffung Im PBC kann man bequem nach verschiedenen Artikeln suchen (Stic h- wortsuche, merkmalsorientierte Suche, Ähnlichkeitssuche oder hierarchi- sche Suche) sowie einen Warenkorb zusammenstellen. Ist dieses erfolgt, gelangt der Anwender mit dem Button „Bestellen“ wieder in die BANF- Maske. Bevor die Daten dann abschließend per OCI-Schnittstelle an SAP R/3 MM übertragen werden, übt das Add-on eine Filterfunktion aus. Stihl unterhält für häufig benötigte Artikel ein eigenes Lager. Daher prüft das Add-on, ob die angeforderten Waren bereits im Haus vorrätig sind oder eine externe Bestellanforderung notwendig ist. Ist dieses geklärt, gehen die BANFen online in den Einkauf und werden dort noch einmal auf Plausibilität überprüft. Der zuständige Mitarbeiter fasst die eingehenden BANFen pro Lieferant zusammen und generiert dann eine Sammelbestel- lung, die anschließend per EDI oder Fax übermittelt wird. Andreas Stihl AG & Co. KG 3/5 Abbildung: Beschaffer können MRO-Güter, etwa Werkzeuge, bequem an ihrem PC auswählen und die Daten dann an das angebundene Materialwirtschaftssystem SAP R/3 MM übertragen. Ausblick Seit Herbst 2001 konnte Stihl nun ausgiebige Erfahrungen mit der neuen, auf einem elektronischen Katalog basierenden Beschaffungslösung sam- meln. Anregungen für Änderungs- und Ergänzungswünsche gibt es ein i- ge. Diese, da sind sich Schabel und Weber einig, gelte es nun zu sammeln und zu bewerten. In einem nächsten Schritt will man sich mit denkbaren Erweiterungsszenarien beschäftigen. Dann entscheidet sich, ob bereits 2003 der nächste große Sprung oder erst ein weiterer moderater Ausbau erfolgt. Einigkeit herrscht darüber, dass eine konzernweite Lizenz – sprich eine unbeschränkte Zahl von Benutzern – wünschenswert wäre und ebenso ein internationaler Roll-out. Das gleiche gilt für eine Erhö- hung der Zahl der Lieferantenkataloge. „Der jetzige Stand“, so Schabel, „bietet eine gute Ausgangsbasis, um die Einkaufsprozesse, die jetzt be- reits deutlich gestrafft wurden, in Zukunft so weit als möglich zu automa- tisieren. Die gilt nicht nur für die Bestellanforderungen, sondern auch für Auftragsbestätigungen und die Rechnungsabwic klung.“ Andreas Stihl AG & Co. KG 4/5 Andreas Stihl AG & Co. KG Die Stihl-Gruppe ist weltweit führender Hersteller von Motorsägen und -geräten. Sie wurde 1926 als Zwei-Mann-Betrieb von Andreas Stihl ge- gründet und verfügt inzwischen über eine internationale Struktur mit Fer- tigungsbetrieben in Deutschland, Brasilien, den USA, der Schweiz, China und Österreich sowie zusätzlichen Vertriebsgesellschaften in 24 Ländern. Mit einem Umsatz von 1,5 Milliarden Euro im Geschäftsjahr 2001 hat die internationale Firmengruppe ihre Zuwachsrate gegenüber den Vorjahren nochmals gesteigert. 87 Prozent des Umsatzes wurden dabei im Ausland erzielt. Das Stammhaus der in Waiblingen bei Stuttgart ansässigen Fir- mengruppe – die Andreas Stihl AG & Co. KG – erwirtschaftete in diesem Zeitraum 621 Millionen Euro mit 3.300 Beschäftigten (Stand: 31.12.2001). Weltweit bot Stihl Ende 2001 7.000 Menschen Arbeitsplä t- ze. In den ersten acht Monaten des Jahres 2002 hat die Stihl-Gruppe weltweit einen Umsatz von knapp 1,1 Milliarden Euro erzielt. Das sind fast 6 Prozent mehr als im gleichen Vorjahreszeitraum. Der Anteil des außerhalb Deutschlands erzielten Umsatzes ist traditionell hoch und liegt in den ersten acht Monaten dieses Jahres bei rund 88 Prozent. Ansprechpartner: Andreas Stihl AG & Co.