Nur echte Datenqualität schafft Transparenz

ap solut advanced processes & solutions Nur echte Datenqualität schafft Transparenz Die Transparenz der Beschaffungsdaten ist jedem guten Einkäufer ein Anliegen. Aber Transparenz, besonders im MRO-Einkauf (Maintenance, Repair and Operations), erreichen nur wenige Unternehmen. Die Gründe liegen auf der Hand: Kaum zu bewältigende Einkaufsvo-lumina und Datenmengen, resultierend nicht zuletzt aus Unter- nehmenszusammenlegungen, heterogene Materialgruppenschlüssel und unkoordinierte Einkaufsprozesse. IT- und Managementberatungen haben die Nische erkannt. Sie verkaufen „Spend Analysis“ - das sind Projekte und Systeme, die Transparenz in die Einkaufsdaten bringen sollen. Der Arbeitsaufwand ist erheblich, und die Datenqualität bleibt unbefriedigend. Warum das, fragt sich der Beobachter, und - wie geht es besser? Ursachen für das Versagen der Spend Analysis-Systeme Die „6 Ws des Einkaufs“ („WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge WANN ein“?) hat zu beantworten, wer durch den strategischen Beschaffungsprozess („Strategic Sourcing Prozess“) Material- kosten sparen will. Verlässliche Datenquellen dafür sind Kreditorensysteme, weil sie die tatsächlich getätigten Geschäftsabschlüsse abbilden. Also setzen auch Spend Analysis-Systeme hier an, und es gilt, die Daten des Einkaufs (aus den Bestellsystemen) mit den Daten des Kreditorensystems analytisch zu verbinden. Ein hartes Brot: Kreditorensysteme stammen aus der Finanzwelt mit den ihr eigenen Kontenrahmen, und sind keineswegs per se kompatibel mit den stark gegliederten Materialgruppen-schlüsseln des Einkaufs. Der an und für sich sinnvolle, aber aufwändige Versuch, dann ein-zelne Rechnungen den „Ästen des Materialgruppen- schlüssels“ zuzuordnen findet dort seine Grenzen, wo eine oder beide Datenquelle(n) keine eindeutige Aus- sagekraft haben und sich damit die Daten der verlässlichen Zuordnung entziehen. Auf solcher Basis kann auch die automatisierte Zuordnung der Daten zu den Materialklassen über „intelligent programmierte Heuristiken“ nur in begrenztem Maß weiter helfen. Die Zielgerade hin zur detaillierten Aufteilung der Ausgaben nach Preisen und Mengen auf Artikelebene ist damit genauso wenig erreicht wie die umfassende Beantwortung der „6 Ws des Einkaufs“. Hinzukommt: Transparenz von kontinuierlich fließenden Daten setzt die ebenso kontinuierliche Datenanalyse im viertel- oder halbjährlichen Rhythmus voraus. Weil Spend Analysis-Systeme zwar dies, aber kaum die Verbes- serung der Datenquellen selbst vorsehen, müssen Materialgruppenmanager und interne Kunden immer wieder die automatisch generierten Daten überprüfen. Das ist aufwändig, und löst so manchen Verdruss bei den Ein- kaufsabteilungen und ihren internen Kunden aus. Möglichkeiten zur Optimierung der Datenqualität Die Optimierung der Datenqualität ist tiefer anzusetzen. Das in den meisten Unternehmen vorhandene zentrale Berichtswesen ist nur mit korrekten Daten zu füllen, wenn es sich auf einen ebenso zentral angelegten Regel- beschaffungsweg stützt, der die Verwendung kompatibler Daten von vorneherein vorschreibt. D.h. es darf nur einen, eindeutig definierten Bestellweg im Unternehmen für alle Mitarbeiter geben. apsolut GmbH • Heinrichstraße 24 • 33602 Bielefeld • T +49 (0)5 21/7 84 00 30 • F +49 (0)7 21/1 51 42 98 71 ap solut advanced processes & solutions Alle anderen Bestellwege müssen konsequent abgeschafft werden. Benutzt ein Mitarbeiter einen anderen Be- stellweg als den zentral angelegten Regelbeschaffungsweg, so sollten nicht nur disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden, sondern auch die Lieferantenrechnung nicht bezahlt werden. Auf diese Weise kann nicht nur das Maverick buying von vorneherein unterbunden werden, sondern auch das mühevolle „Zusammensuchen“ von Einkaufsdaten vermieden werden. Damit der zentrale Regelbeschaffungsweg auf breite Akzeptanz im Unternehmen stößt, sollte dieser automati- sierbar und leicht durchführbar sein, bei kurzen Durchlaufzeiten. Als Arbeitsplattform ist den Mitarbeitern ein „Einkaufsportal“ zur Verfügung zu stellen, das alle aktuellen und potentiellen Bedarfsspektren (auch Lager- material) des Unternehmens erfasst. Ziel muss es dabei sein, durchgängig im Prozess Mitarbeiter vom opera- tiven Geschäft, wie die häufig noch übliche manuelle Bearbeitung von Bedarfsmeldungen, zu entlasten. Dem Unternehmen verfügbare Artikel sollten deshalb für die Mitarbeiter auf einen Blick, in Form von eingebundenen elektronischen Lieferantenkatalogen, bestellbar sein. Um die Datenqualität dauerhaft zu erhöhen, muss ein un- ternehmensweit einheitlicher Materialgruppenschlüssel etabliert werden. Dieser Materialgruppenschlüssel stellt gleichzeitig die Struktur für die elekt-ronischen Kataloge zur Klassifizierung der Waren- und Dienstleis- tungsgruppen dar. Darüber hinaus sollten auch alle Lieferanten mit einem konsistenten Nummernsystem verse- hen sein, um Mehrfachnennung von denselben Lieferanten zu verhindern, so dass das Umsatzvolumen pro Lieferant einfach und eindeutig zu ermitteln ist. Standardklassifikationssysteme, wie z.B. eCl@ss im Bereich der Materialgruppenschlüssel und das DUNS-Nummernsystem für die Strukturierung der Lieferanten sorgen für eine genaue Zuordnung und Auswertbarkeit aller getätigten Beschaffungsvorgänge. Es muss daher sicher- gestellt werden, dass entlang des gesamten „Order-to-pay-Prozesses“, also von der Bestellung bis zur end- gültigen Bezahlung der Waren, Daten über die Materialgruppenklasse und Lieferantennummer vorhanden sind. Durch eine konsequente Nutzung der Plattform lässt sich dann eine einzigartige Transparenz im Einkaufcontrol- ling schaffen. Als Fazit lässt sich festhalten, dass nur durch die Etablierung eines zentralen Beschaffungsweges in Kombina- tion mit Standardklassifikationssystemen für Materialien und Lieferanten es möglich ist, eine dauerhafte Trans- parenz bei den Einkaufsausgaben zu erreichen. Zusätzlich gewinnt der Einkauf, durch den hohen Automatisie- rungsgrad, die zeitlichen Freiräume, die für die Konzentration auf seine Kernaufgaben, wie z.B. die Standardi- sierung und Bündelung von Materialgruppen, das Verhandeln von zugehörigen Rahmenverträgen und der damit verbundenen Reduktion von Materialeinstandskosten, so dringend notwendig geworden sind. Kontakt: Thomas Herbst Dr. Bernhard Höveler Geschäftsführender Gesellschafter Geschäftsführender Gesellschafter Diplom Wirtschaftsingenieur (FH) Höveler & Nold Consulting GmbH, Düsseldorf apsolut GmbH advanced processes & solutions www.hnc-network.com www.ap-solut.de apsolut GmbH • Heinrichstraße 24 • 33602 Bielefeld • T +49 (0)5 21/7 84 00 30 • F +49 (0)7 21/1 51 42 98 71