Schutz vertraulicher Dokumente über Unternehmensgrenzen hinweg - Häufige Fehleinschätzungen und erfolgreiche Strategien

) WHITEPAPER Schutz vertraulicher Dokumente über Unternehmensgrenzen hinweg Häufige Fehleinschätzungen und erfolgreiche Strategien Das Wichtigste » Wichtige Geschäftsvorgänge, die vertrauliche Doku- im Überblick mente beinhalten, verlassen vermehrt die Grenzen der jeweiligen Unternehmen. Je öfter wichtige Dokumente ohne den Schutz der firmeneigenen Firewall aus- kommen müssen, desto mehr gewinnt die Sicherheit dieser Dokumente an Bedeutung. Während einerseits oft Lücken in der Datensicherheit erkannt werden, verlangt die moderne Geschäftswelt andererseits nach besseren Möglichkeiten der Zusammenarbeit, ohne den Schutz sensibler Informationen zu vernachlässigen. Fehleinschätzungen der Unternehmensleitungen und IT-Abteilungen bezüglich der Datensicherheit verschär- fen jedoch das Problem. Ein Paradigmenwechsel ist zweifellos nötig. Die Anwendung erfolgreicher, durch- gängiger Datensicherheits-Strategien, die einen lücken- losen Schutz auch über die Firewall hinweg gewähr- leisten, kommt der Sicherheit der Dokumente gewiss zugute. Mit der Umsetzung einer solchen Strategie können Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit sicher- heitsbewusst vorantreiben und einen Wettbewerbs- vorteil erlangen. ) Whitepaper Schutz vertraulicher Dokumente über Unternehmensgrenzen hinweg Häufige Fehleinschätzungen und erfolgreiche Strategien Einführung Es ist kein Geheimnis mehr: Aufgrund zunehmend fließender und transparenter werdender Unterneh- mensgrenzen nehmen die unbeabsichtigten oder auch bewusst in Kauf genommenen Risiken für die Sicher- heit vertraulicher Informationen ständig zu. Führungskräfte an entfernten Orten, mangelhafte Firewalls, Verfügbarkeit der Informationen rund um die Uhr, Internet-gestützte Applikationen und virtuelle Arbeits- gruppen tragen dazu bei, dass sich der Schutz elektronischer Dokumente zu einem Albtraum entwickelt. Wichtige Personen arbeiten täglich mit wichtigen Informationen. Je wichtiger ein Dokument ist, desto häufiger muss es auch wichtigen externen Personen zur Verfügung gestellt werden. Sollten die häufig transferierten Dokumente in falsche Hände gelangen, richten sie den größten Schaden an. Die Auswirkun- gen reichen von einer schlichten Unannehmlichkeit bis hin zu einem fatalen Gau für Ihr Unternehmen. Ein praktischer Fall aus der jüngeren Vergangenheit: Ein Start-Up-Unternehmen im amerikanischen Silicon Valley sicherte sich nach einer Wertbeurteilung von 150 Mio. US-Dollar in insgesamt drei Finanzierungs- runden Venture Capital in Höhe von ca. 30. Mio. US-Dollar. Unglücklicherweise geriet das Dokument mit den Umsatzzahlen für das Jahr 2007 versehentlich in falsche Hände – darin wurde ein Umsatz von gerade einmal 1,34 Mio. US-Dollar für das gesamte Jahr prognostiziert. Es dauerte nur wenige Stunden, bis Screenshots der unangenehm niedrigen Umsatzzahlen des neu gegründeten Unternehmens für jedermann sichtbar ins Internet gestellt wurden. Möglicherweise waren Unerfahrenheit und mangelnde IT-Kenntnisse die Ursache dafür, dass keine effek- tive Datensicherheits-Strategie existierte. Das dies auch vermeintlich erfahrenen Unternehmen passieren kann, zeigt der folgende Fall: Hewlett-Packard, ein High-Tech-Riese, musste seine Prognosen für das zweite Quartal 2007 früher als geplant veröffentlichen, nachdem die Kopie einer E-Mail mit den neuesten finanziellen Informationen durch die Firewall des Unternehmens gesickert war. Diese beiden Fälle zeigen deutlich, dass es nicht einfach ist, die Vertraulichkeit und Kontrolle sensibler Geschäftsdaten zu gewährleisten. Mittlerweile ist die Geschäftswelt so schnelllebig geworden, dass die heutigen Technologien zur Absicherung der immer weiter verstreuten Dokumente überfordert scheint. In dem vorliegenden Whitepaper werden mehrere Themen angesprochen: einmal die hohen Kosten, die durch Sicherheitslücken entstehen, dann die wachsende Bedeutung der Datensicherheit sowie die häufi- gen Fehleinschätzungen, durch die sich das Problem, die wichtigsten und vertraulichsten Informationen des Unternehmens zu schützen, zusätzlich verschärft. Es wird erläutert, weshalb die traditionellen IT- Seite 1 ( Schutz vertraulicher Dokumente über Unternehmensgrenzen hinweg Häufige Fehleinschätzungen und erfolgreiche Strategien Fortsetzung... Konzepte der heutigen Geschäftswelt nicht mehr gerecht werden. Abschließend wird ein Blickwinkel vor- geschlagen, aus dem Unternehmen das Thema Datensicherheit betrachten können. Dazu werden neue Technologien vorgestellt, die den Anforderungen moderner Unternehmen gewachsen sind. Vertrauliche Dokumente in falschen Händen: Welche Kosten und welche Probleme entstehen? Dass vertrauliche Dokumente immer wieder in die falschen Fallstudie: Besprechungsraum eines Unternehmens Hände geraten, hat mehrere Gründe. Keine Seltenheit ist beispielsweise der vorsätzliche Diebstahl von Daten sowohl Das Problem: innerhalb eines Unternehmens als auch von außen. Doch Immer wieder gaben Insider der Bank sensible Dokumente an die Presse weiter. ist keineswegs in allen Fällen Vorsatz im Spiel, denn auch Der Geschäftsbetrieb wurde gestört und durch Unachtsamkeit kommt es zu Sicherheitslücken. Diese das Presseecho war negativ. werden begünstigt durch unzureichende Datensicherungs- Die Lösung: maßnahmen, Bedienungsfehler oder beides. Der über allem Der Vorstand der betreffenden Bank richtete einen virtuellen sicheren Daten- stehende Leitsatz, dass „die Arbeit getan werden muss”, ver- raum ein, in dem alle für die (Vorstands- anlasst die Mitarbeiter nicht selten dazu, sensible Informa- mitglieder) vorgesehenen sensiblen Dokumente aufbewahrt werden. So ge- tionen weiterzuleiten. Dabei wird in solchen Fällen oftmals langten keine Informationen mehr nach nicht geprüft, ob Sicherheitsmaßnahmen getroffen worden außen und die Dokumente waren sicher. Die Bank erweiterte die Verwendung sind oder nicht. Die Kosten, die durch derartige Sicherheits- sicherer Datenräume daraufhin auf zu- lücken entstehen, können in allen Fällen enorm sein. sätzliche Bereiche, die routinemäßig mit sensiblen Informationen umgehen. Alle Parteien, wie das Top-Management Direkte Kosten und die Personalabteilung, die mit der Erstellung von Geschäftsberichten, Nach Schätzungen von Forrester Research kann eine Sicher- Strategien und Firmenübernahmen heitslücke Kosten zwischen 90 und 305 US-Dollar je Daten- betraut sind, nutzen nun den virtuellen Datenraum. satz verursachen. Das heißt, dass die Kosten für eine einzige entscheidende Sicherheitslücke ohne weiteres in die Millionen oder gar Milliarden Dollar gehen können (Kark, Khalid; „Calculating The Cost of a Security Breach” – Forrester Research, April 2007). Forrester Research befragte dazu 28 Unternehmen, bei denen es in letzter Zeit zu Sicherheitsproblemen gekommen war. Zu den direkten Kosten gehören Anwaltshonorare, Kosten für Benachrichtigungen und Gegenmaßnahmen, Produktivitätseinbußen des Personals, Marketing und PR- Aufwendungen sowie Preisnachlässe auf Produkte. Doch warnte Forrester vor weiteren direkten Kosten, die nicht in der Schätzung enthalten waren, wie z. B. Strafen, Entschädigungszahlungen oder Mehrkosten durch Sicherheitsmaßnahmen. Seite 2 ( Schutz vertraulicher Dokumente über Unternehmensgrenzen hinweg Häufige Fehleinschätzungen und erfolgreiche Strategien Fortsetzung... Indirekte Kosten Für ein Unternehmen ergeben sich durch jede Sicherheitslücke erhebliche, nicht genau quantifizierbare Mehrkosten. Dazu gehört die ungewollte Offenlegung wichtiger Fakten und Daten, der potenzielle Verlust von Kunden, negative Auswirkungen auf den Aktien- kurs, rechtliche Schritte von Aktionären, eine schlechte Presse und dergleichen mehr. Diese Kosten können sogar noch höher sein als die unmittelbaren Kosten.