Governance und Compliance

FAcHBerIcHT GovernAnce und complIAnce Information Governance und Compliance dr. Wolfgang martin, Analyst Die Welt ist digital geworden. Wir informieren uns im In- ternet. Twitter erweist sich als der schnellste Nachrichten- GOVERNANCE UND COMPLIANCE kanal. Wir kaufen in zunehmendem Maße Produkte und Dienstleistungen im Internet. Soziale Medien produzieren Governance bezeichnet die verantwortungsvolle, Informationen in bisher nicht gekanntem Volumen. Das nachhaltige und auf langfristige Wertschöpfung aus- mobile Internet macht mit Smartphones und Tablets Infor- gerichtete organisation und Steuerung von Aktivi- mationen allgegenwärtig. Die Information ist zum Motor täten und ressourcen im unternehmen. Information der Welt geworden – ob beim Einkaufen bei Amazon, beim Steuern von Produktionsstraßen, beim Handeln im Finanz- Governance umfasst die Festlegung von entschei- wesen, beim Netzwerken auf LinkedIn und Facebook oder dungsbefugnissen und rahmenbedingungen für den beim Entscheiden im Unternehmen. gezielten umgang mit Informationen. compliance Worauf es heute ganz besonders ankommt? Die richtige bedeutet die erfüllung der von der unternehmens- Information in der richtigen Situation am richtigen Ort leitung gemachten vorgaben („policies“) sowie der rechtzeitig zur Verfügung zu haben. Das spart Kosten, das rechtlichen und regulativen vorgaben. compliance ist steigert Umsätze, das erhöht die Wettbewerbskraft. Die insofern das Ziel einer Governance: „Jeder handelt so, Information ist nach Arbeit und Kapital zum „dritten Pro- wie er handeln sollte.“ duktionsfaktor“ geworden. Daher betrachtet man heute Informationen als Anlagegut („information as an Asset“). Konsequenterweise müssen Die Aufgaben von Information Management sind Definiti- wir Informationen im Unternehmen entsprechend behan- on der Daten (die Unternehmens-Terminologie), Modellie- deln. Mit anderen Worten: Informationen sind über ihren rung der Daten (die Unternehmens-Semantik), Meta- und gesamten Lebenszyklus zu managen. Das leistet Informa- Stammdaten-Management (Transparenz und Nachvoll- tion Management. ziehbarkeit), Datenqualitäts-Management (Relevanz und Korrektheit), Datenintegration, Datenklassifikation und Datensicherheit und -schutz. Dabei beschränken wir uns die Zielsetzung von Information management ist es, nicht mehr auf strukturierte Daten allein. Information vertrauenswürdige und belastbare daten zu schaffen. Management bedeutet das Managen aller Informationen im Unternehmen: Rund 80 % aller Daten im Unternehmen FAcHBerIcHT sind unstrukturiert (Formulare, Vereinbarungen, Verträge, fenen Prozess schnell und standardisiert integrieren und Manifeste, Beschreibungen, Korrespondenzen, Kommuni- nutzen. Damit besteht auch die Möglichkeit, Information kation etc.). Management Services als SaaS (Software as a Service) aus der Cloud verfügbar zu machen. Schließlich ist auch die Kritischer Erfolgsfaktor für Information Management im gesamte Plattform als PaaS (Platform as a Service) aus ei- Unternehmen ist eine Information Governance: Informa- ner privaten oder auch öffentlichen Cloud nutzbar. In der tion Management braucht eine geeignete Organisation Abbildung zeigen wir als Beispiel die Nutzung von Data mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten, es braucht Quality Services, die in Echtzeit in einem Datenintegrations- die richtigen und rigorosen Prozesse und Policies (die „Re- prozess eingebettet werden können. Diese stehen sowohl geln“), und nicht zuletzt braucht es die richtige Technolo- als On Premise als auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. gie und die passende Plattform, auf der die Information Der Vorteil einer solchen Lösung ist ein Data Quality Ma- Governance abgebildet werden kann. Mittels einer solchen nagement als Total-Quality-Management-Lösung: Daten- Information Governance lassen sich vertrauenswürdige qualität wird kontinuierlich in die Datenintegrations- und Daten schaffen. Die Konsequenz ist die Erfüllung aller An- Beschaffungsprozesse eingebaut, so dass ein Data Quality forderungen, die Compliance an die Daten stellt. Service Level Agreement kontinuierlich überwacht und ge- steuert werden kann. Nach dem gleichen Prinzip können beispielsweise auch Anforderungen der Compliance über Information Governance: die Prozesse. einen Service in Echtzeit überwacht werden. Beim Aufbau einer Information Governance sind für die beschriebenen Aufgaben von Information Management die Prozesse und Policies zu modellieren, zu implemen- Information Governance: die tieren und zu betreiben. Dazu kommt auch ein kontinu- Organisation. ierlicher Verbesserungsprozess. So wie Geschäftsprozesse mittels Kennzahlen gesteuert werden, werden auch die Weiterhin sind die organisatorischen Einheiten, Rollen Governance-Prozesse des Information Managements mit- und Verantwortlichkeiten zu bestimmen. Hier hat sich tels Kennzahlen auf operativer, taktischer und strategischer als Best Practice ein Kompetenzzentrum für Information Ebene gesteuert. Auf dieser Ebene dienen die gemachten management bewährt. Die Organisationsstruktur besteht Erfahrungen einer stetigen Verbesserung der Prozesse. Das typischerweise aus einem Leitungsgremium, dem ein Infor- ist der Schlüssel zu einem professionellen und erfolgreich mation-Management-Sponsor vorsitzt, dem eigentlichen gelebten Information Management. Das Ergebnis ist ein Information-Management-Kompetenzzentrum und den „Total Quality Management“, i. e., Qualität wird kontinu- Data Stewards. Der Sponsor sollte aus der Geschäftsfüh- ierlich überwacht und gesteuert. So kann beispielsweise rung oder dem Vorstand kommen, damit die Information- auch im operativen Betrieb sichergestellt werden, dass Management-Strategie und die Policies der Information die Regeln und Policies von Compliance-Anforderungen Governance auch durchgesetzt werden können. Die Data erfüllt werden. Stewards sitzen in den Fachbereichen und sind dort über die Information-Governance-Prozesse und Policies einge- bunden. Dieses neugebildete Kompetenzzentrum vereint Information Governance: die Technologie. Führung und Kontrolle der Information-Management- Damit Information Governance auch die notwendige Strategie und der Information-Management-Methoden, Nachhaltigkeit erreicht, sind die richtige Technologie und -Standards, -Regeln und -Technologien. Es wird gemeinsam Plattform unabdingbar. Kern einer solchen Plattform ist vom Business und von der IT aufgesetzt, betrieben und ein Repository, in dem alle Elemente des Information Ma- gelebt. Sein Leitsatz ist: nagements und ihre Beziehungen untereinander abgebil- det sind. Ein solches Repository ist idealerweise aktiv, i. e., wenn es Änderungen gibt, dann werden alle davon betrof- das Information-management-Kompetenzzentrum fenen Elemente automatisch angezeigt und so weit wie plant, leitet und koordiniert Information-manage- möglich auch automatisch geändert. Damit erreicht man ment-projekte und sorgt für den effizienten einsatz die notwendige Änderungsgeschwindigkeit und Flexibilität. von personal und Technologie. Die Plattform sollte serviceorientiert sein, denn so lassen sich Information Management Services in jeden betrof- 2 Governance und Compliance Abbildung zu Information Governance / Technologie: Am Beispiel der UNISERV-Plattform lässt sich sehr gut die Einbettung eines Data Quality Services in einen Datenintegrationsprozess zeigen. Hier wird in Echtzeit die Qualität der zu integrierenden Daten über- wacht und kontinuierlich sichergestellt. Ein solcher Data Quality Service kann sowohl als On Premise wie auch als SaaS (Software as a Service) bereitgestellt werden. Dieses Beispiel zeigt so sehr schön ein Total Quality Management des Datenintegrationsprozesses im Rahmen der Information Governance. Das Ergebnis ist ein Prozess, der den an ihn gestellten Anforderungen einer Compliance genügt. Information Governance: die Menschen.