Records Management: Prinzipien, Standards & Trends

PROJECT CONSULT Newsletter Sonderausgabe Januar 2012 ISSN 1439-0809 Records Management: Prinzipien, Standards & Trends Dr. Ulrich Kampffmeyer Agnieszka Wasniewski Hamburg, Januar 2012 Records Management: Prinzipien, Standards & Trends Records Management: Prinzipien, Standards & Trends von Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Ulrich.Kampffmeyer@project-consult.com Agnieszka Wasniewski Redaktionsleiterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Agnieszka.Wasniewski@project-consult.com PROJECT CONSULT Newsletter Sonderausgabe Januar 2012 ISSN-1439-0809 Inhalt 1 Einführung ....................................................................................................................... 5 2 Definitionen „Record“ und „Records Management“ ................................................... 9 2.1 Definition “Record” ................................................................................................... 9 2.1.1 Definition „Record“ nach ISO 15489, Part 1............................................... 9 2.1.2 Definition „Record“ nach ISO 30300 .......................................................... 9 2.1.3 Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT ...................................... 10 2.2 Definition Records Management ............................................................................ 10 2.2.1 Definition „Records Management“ nach ISO 15489, Part 1 ..................... 10 2.2.2 Definition „Records Management“ nach ISO 30300 ................................ 11 2.2.3 Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT............... 11 3 Records Management Grundprinzipien nach ARMA ................................................. 12 3.1 Prinzip der Verantwortlichkeit ................................................................................ 13 3.2 Prinzip der Integrität ............................................................................................... 14 3.3 Prinzip der Sicherung ............................................................................................. 15 3.4 Prinzip der Compliance .......................................................................................... 16 3.5 Prinzip der Verfügbarkeit ....................................................................................... 17 3.6 Prinzip der Aufbewahrung ...................................................................................... 18 3.7 Prinzip der Entsorgung .......................................................................................... 19 3.8 Prinzip der Transparenz ......................................................................................... 20 Kunde: PROJECT CONSULT Newsletter ISSN 1439-0809 Thema: Records Management Standards Version: 4.1 Datei: RM_Kff_20120130.docx Autor: Kff/AgW Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2012 Datum: 08.02.2012 Seite: 2 von 97 Records Management: Prinzipien, Standards & Trends 4 Records Management Standards ................................................................................ 21 4.1 Unterschied Standard und Norm ........................................................................... 21 4.2 ISO – Normengruppe für Records Management ................................................... 21 4.2.1 ISO 15489 ................................................................................................ 21 4.2.2 ISO 16175 ................................................................................................ 24 4.2.3 ISO 22310 ................................................................................................ 25 4.2.4 ISO 26122 ................................................................................................ 25 4.2.5 ISO 30300 und ISO 30301 ....................................................................... 26 4.3 Die MoReq – Records Management Standards .................................................... 28 4.3.1 MoReq1 .................................................................................................... 29 4.3.2 MoReq2 ................................................................................................... 31 4.3.3 MoReq2010 ............................................................................................. 34 4.4 Der ICA-Req Standard für Records Management ................................................ 41 4.4.1 ICA-Req Modul 1 Overview and Statement of Principles ........................ 42 4.4.2 ICA-Req Modul 2 Functional requirements ............................................. 44 4.4.3 ICA-Req Modul 3 Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems ............................................................................................. 48 4.5 DoD 5015.2 ............................................................................................................ 48 4.6 OMG Records Management .................................................................................. 50 4.7 Deutschsprachige Standards der öffentlichen Verwaltung .................................... 52 4.7.1 Deutschland: DOMEA .............................................................................. 52 4.7.2 Österreich: ELAK ..................................................................................... 57 4.7.3 Schweiz: GEVER ..................................................................................... 61 4.8 Branchenspezifische Standards ............................................................................ 63 4.8.1 Branchenregularien Finanz ...................................................................... 63 4.8.2 Branchenregularien Pharma .................................................................... 65 4.8.3 Branchenregularien Gesundheitswesen .................................................. 66 Kunde: PROJECT CONSULT Newsletter ISSN 1439-0809 Thema: Records Management Standards Version: 4.1 Datei: RM_Kff_20120130.docx Autor: Kff/AgW Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2012 Datum: 08.02.2012 Seite: 3 von 97 Records Management: Prinzipien, Standards & Trends 4.9 Metadatenstandards .............................................................................................. 67 4.9.1 ISO 23081 Information and Documentation ............................................. 68 4.9.2 METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) ........................... 69 4.9.3 MARC (Machine-Readable Cataloging) ................................................... 69 4.9.4 EAD (Encoded Archival Description) ....................................................... 70 4.9.5 Dublin Core .............................................................................................. 70 4.9.6 PREMIS (PREservation Metadata Implementation Strategies) ............... 71 4.9.7 OAI (PMH) – Open Archive Initiative........................................................ 72 4.9.8 LMER Langzeitarchivierungsmetadaten .................................................. 72 5 Spezielle Records- Management-Produktimplementierungen ................................. 74 5.1 Records Management in Sharepoint ..................................................................... 74 5.2 Records Management in SAP ................................................................................ 76 6 Records Management und elektronische Akte .......................................................... 79 6.1 Begriffsdefinition und Konzept ............................................................................... 79 6.2 Visualisierung von Strukturen und Inhalten ........................................................... 80 6.3 Dynamische Sichten für virtuelle Akten ................................................................. 82 7 Ausblick ......................................................................................................................... 83 7.1 Brauchen wir noch Records-Management-Standards? ......................................... 83 7.2 Records Manager .................................................................................................. 87 7.3 Ordnung versus Chaos .......................................................................................... 92 7.4 Zukünftige Entwicklungen ...................................................................................... 94 Kunde: PROJECT CONSULT Newsletter ISSN 1439-0809 Thema: Records Management Standards Version: 4.1 Datei: RM_Kff_20120130.