Accounts Payable: Bewältigung von Hindernissen bei der AP-Automatisierung

Kofax White Paper Bewältigung von Hindernissen bei der AP-Automatisierung: Der Weg zum Erfolg Institute of Management and Administration (IOMA) Von Jonathan Casher, Senior Consultant Seit 1984 ist IOMA maßgeblicher Berater IOMA Advisory Services für Führungskräfte unterschiedlichster Fachrichtungen. Auf dem Gebiet der 1999 prognostizierte der Vorsitzende einer großen Projekt- Kreditorenbuchhaltung (Accounts gruppe für elektronische Fakturierung, dass bis zum Jahre Payable, im Weiteren: AP) nimmt IOMA 2002 bei 95 Prozent der 500 umsatzstärksten Unternehmen inzwischen eine führende Rolle ein, sei der USA Rechnungen aus Papier durch elektronische es in der Förderung und Erklärung der Rechnungen abgelöst sein würden. Diese Prognose hat sich AP-Funktion, in der Ausbildung von AP- nun 10 Jahre danach offensichtlich nicht erfüllt. Experten, bei der Unterstützung der Es gibt zwar bereits bahnbrechende technologische AP-Funktion und ihrer Anwender durch Neuerungen, die die Kosten der Kreditorenbuchhaltung AP-Zertifizierungen und als Vermittler dramatisch verringern und die Umlaufzeiten verkürzen zwischen den Hauptanbietern von AP- können, diese werden jedoch von den meisten Diensten und den entsprechenden AP-Abteilungen nur langsam übernommen. Ein Beispiel ist Märkten. die Automatisierung der Fakturierung. Eine jährliche Erhebung zur Einführung technologischer Neuerungen in AP durchgeführt von RECAP Inc. in , den Jahren 1998 bis 2007 ergab, dass die Einführung , technologischer Verbesserungen erheblich länger benötigt als es sollte. In nachfolgenden Diskussionen mit ausgewählten Teilnehmern der Studie zeigte sich, dass in vielen Firmen wiederholt Initiativen zu wichtigen Automatisierungen auf Eis gelegt wurden, obwohl ein erheblicher Druck bestand, ebenso die Kosten wie die AP-Umlaufzeit vom Empfang bis zur Bezahlung einer Rechnung zu reduzieren. White Paper • Bewältigung von Hindernissen bei der AP-Automatisierung: Der Weg zum Erfolg • Seite 2 Im Allgemeinen haben 80 Prozent der Arbeiten in einer Sobald die Kreditorenbuchhaltung einer Firma diese Kreditorenbuchhaltung mit der Rechnungsabwicklung Automatisierungsstufe verlässt, bedeutet dies zu tun. Mehr als 99,9 Prozent aller Rechnungen eine Reduktion der Kosten sowie eine Verkürzung werden auf Computern erstellt, trotzdem gilt der Umlaufzeiten. Allerdings wird eine höhere bisher für die weitaus meisten davon, dass zur Automatisierung aus verschiedenen Gründen Weiterverarbeitung und Bezahlung die Daten von manchmal blockiert oder verzögert. Je höher der einem Rechnungsdokument aus Papier manuell in ein Automatisierungsgrad, desto wichtiger ist die automatisiertes System übertragen werden. Kooperation und Koordination mit anderen internen und externen Abteilungen. Aus dem IOMA-Bericht “AP Department Benchmarks and Analysis 2010” geht hervor, dass Es gibt bereits ausführliche Untersuchungen für ein Durchschnittsunternehmen mit geringer und Dokumentationen vieler Forschungs- und Automatisierung die Bearbeitung einer Rechnung 11,20 Beratungsfirmen zur AP-Automatisierung. Auf € kostet. Das entspricht fast dem 20-fachen dessen, der Grundlage dieser Forschungen, ergänzt was Firmen aufwenden, die zu den Top 20 Prozent durch Interviews mit Unternehmen, deren hoch- automatisierter Unternehmen gehören, nämlich Kreditorenbuchhaltungen bereits einen sehr hohen 0,53 €. Ein durchschnittliches Unternehmen mit hoher Automatisierungsgrad erreicht haben, wurde ein Automatisierung wendet pro Rechnung 4,50 € auf, also Rahmen entworfen, durch dessen Befolgung immerhin noch mehr als das Achtfache einer Firma die möglichen Risiken erheblich gesenkt und die des oberen Fünftels. Diese Resultate bestätigen die Erfolgswahrscheinlichkeit für das Erreichen einer Ergebnisse der Studien der Aberdeen Gruppe in ihrem höheren AP-Automatisierungsstufe vergrößert werden. Bericht “E-Payables: Invoice Receipt and Workflow” vom Mai 2009. Der Rahmen sieht eine AP-Automatisierung in sechs Stufen vor. Es zeigte sich, dass durch die Strategie Falls Ihr Unternehmen nicht hoch-automatisiert ist und eines schrittweisen Vorgehens in relativ kurzer Zeit daher nicht zu den oberen 20 Prozent gehört, sollten hohe Automatisierungsstufen erreicht werden können. Sie die Automatisierung Ihres Rechnungswesens optimieren. Stufe 0 – Automatisierte Transaktionsverarbeitung Stufen der Automatisierung Etwa 20 Prozent der Unternehmen mit 10 oder mehr Jede AP-Abteilung hat bereits einen gewissen Mitarbeitern befinden sich auf dieser Stufe. Einige Automatisierungsgrad. Das Minimum ist ein dieser Firmen verwenden einfache AP-Software, um automatisiertes Finanzsystem, um Transaktionen Rechnungen zu buchen und Zahlungen zu leisten. auszuführen, Daten ins Hauptbuch einzugeben Andere haben umfassendere ERP-Systeme (Enterprise und Gläubiger zu bezahlen. Diese niedrigste Resource Management, Ressourcenverwaltung), die Stufe ist allgemein etabliert. Unternehmen dieser auch Einkauf, Lagerverwaltung und Einsatzplanung Automatisierungsstufe haben typischerweise hohe integrieren. Verarbeitungskosten und lange Umlaufzeiten. Zusätzlich zu hohen Kosten und langen Verarbeitungs- zyklen genießt die Arbeit der Kreditorenbuchhaltung bei Außenstehenden oft nur geringe Wertschätzung. White Paper • Bewältigung von Hindernissen bei der AP-Automatisierung: Der Weg zum Erfolg • Seite 3 Stufe 1 – Rechnungen scannen nicht nur Rechnungsdaten eingeben, sondern auch Das Scannen von Rechnungen in der weitere Tätigkeiten verrichten, verdoppelt sich im Kreditorenbuchhaltung kann zu erheblichen Allgemeinen durch den Einsatz von OCR die Anzahl Einsparungen bei den Lagerkosten führen und ebenso verarbeiteter Rechnungen pro Stunde und Mitarbeiter. die Abrufzeiten für angeforderte Dokumente verkürzen. Jüngere Studien von IOMA und anderen zeigen, dass Das Umstellen auf Scannen und manuelle Indizierung in AP-Abteilungen OCR im Moment die Technologie mit ist weder teuer noch riskant. Es hat außerdem den größten Zuwachsraten ist. wenig Einfluss auf die meisten Vorgänge innerhalb Die Funktionalität, die mit der Implementierung von der Kreditorenbuchhaltung und keinerlei Einfluss OCR in AP einher geht, hat nachhaltige Implikationen auf Vorgänge in Abteilungen, die mit dieser eine für die Implementierung anderer Arten der gemeinsame Schnittstelle haben. Rechnungsautomatisierung. Erfahrungen mit Aspekten Durch das Scannen von Rechnungen wird das der Interpretation von Schlüsselinformationen Lagern und Abrufen von Papieren überflüssig. gescannter Dokumente hat direkte Relevanz für das Dadurch können 30–50 Prozent der Kosten für die Interpretieren von Lieferantendaten, die mit anderen Rechnungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung Arten elektronischer Fakturierung verknüpft sind. eingespart werden. Obwohl der Einsatz von OCR mehrere Vorgänge in Durch manuelle Indizierung sollten keine Daten AP verändert, muss er keinerlei Einfluss auf andere dupliziert werden, die in das AP- bzw. ERP-Basissystem Abteilungen haben, die mit AP Berührungspunkte eingegeben wurden. Der Schlüssel zu einer effektiven haben.