Bürgerdienste und Zusammenarbeit: e-Government im 21. Jahrhundert

Kofax White Paper Bürgerdienste und Zusammenarbeit: e-Government im 21. Jahrhundert Kurzfassung Seit beinahe zwei Jahrzehnten nutzen Behörden weltweit Computernetzwerke und digitale Medien, um sowohl den Umgang mit den Bürgern als auch interne Verwaltungsabläufe umzugestalten. Bandbreite und Anwendungsbereich dieser Aktivitäten werden unter dem Namen „e-Government“ zusammengefasst und wurden seitdem erheblich ausgeweitet. Was einst nur als zusätzliche Information und zusätzlicher Kommunikationskanal betrachtet wurde, gilt heute als leistungsstarkes Transaktionswerkzeug, das die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. Das Erstellen einer kohärenten „e-Government- Landschaft“ setzt jedoch erhebliche Änderungen in der Art und Weise voraus, wie Behörden mit ihren Datenbeständen umgehen – besonders im Bereich der Daten- und Dokumentenverwaltung und –archivierung. Dieses Dokument erläutert, wie Sie mit Softwarelösungen, die die Dateneingabe und dokumentenbasierten Geschäftsabläufe automatisieren, den notwendigen Systemwechsel meistern. Die Wurzeln des e-Government: Neue Medien, Verwaltungsreformen und der schlanke Staat Der Begriff „e-Government“ und die Konzepte dahinter gibt es schon beinahe so lange wie das World Wide Web. Diese Begriffe wurden in den frühen 1990ern geprägt und sollten verdeutlichen, dass die öffentliche Verwaltung ihre White Paper • Bürgerdienste und Zusammenarbeit: e-Government im 21. Jahrhundert • Seite 2 Dienstleistungen schrittweise in Richtung der damals schnell an den zuständigen Sachbearbeiter übermittelt aufstrebenden „neuen Medien“ wie E-Mail und werden konnten. Verwaltungstätigkeiten und -vorgänge Internet verschieben wollten. Die erwarteten Vorteile sollten insgesamt transparenter und verständlicher – mehr Schnelligkeit, Flexibilität und Erreichbarkeit werden, um unnötige Komplexität und hohe Kosten sowie Kosteneinsparungen – passen hervorragend zur im öffentlichen Bereich abzuschaffen. Und so wurden Idee einer schlanken Verwaltung. Der Erfolg dieser die Anstrengungen zur Einführung von e-Government e-Government-Projekte rund um den Globus variiert kombiniert mit Versuchen, Verwaltungspraktiken jedoch je nach Grad der Akzeptanz und Nutzung zu verbessern und die „bessere Verwaltung“ also , der Informationstechnologie. Frühe Förderer des Richtlinien zur strikten Befolgung gesetzlicher e-Government bewegten sich oft auf schwierigem Vorschriften und Verbesserung der demokratischen Terrain, sowohl technologisch als auch kulturell. Legitimation von Verwaltungsmaßnahmen zu schaffen. Der Gedanke, dass Behörden ihre Arbeitsweise ändern Erste Aktivitäten: Die 90er Jahre könnten, fand in der Bevölkerung großen Anklang. Um In der ersten Hälfte der 90er Jahre begannen dies zu verstehen, muss man sich nur die schwierigen die Verwaltungen den Rahmen zu schaffen und und zeitraubenden Anforderungen zur Abgabe eines Startprojekte einzuleiten, bemüht diese Erwartungen Antrags vor Augen halten: Standardformulare mussten zu erfüllen. Die vermutlich erste zentrale Behörden- geholt, ausgefüllt und dann während der Arbeitszeit Webseite, die aus diesen Projekten entstand, war zusammen mit Kopien der von den Behörden open.gov.uk, die im Oktober 1994 von der britischen vorgeschriebenen rechtlichen und technischen Central Computer and Telecommunications Agency Dokumente oder Finanzaufzeichnungen eingereicht (CCTA) ins Leben gerufen wurde.1 Nur zwei Monate werden. So konnten das Anfordern einer Lizenz oder später segnete das japanische Kabinett den Master eine Anmeldung mehrere Arbeitstage in Anspruch Plan for Promoting Government-wide use of IT ab.2 nehmen. Solche komplexen Verfahren waren nicht nur Etwa zur selben Zeit veröffentlichten auch die ersten ineffizient, sondern für die Bürger auch wenig zufrieden 50 lokalen Behörden in den Vereinigten Staaten stellend. Dokumente online herunterladen oder sogar ihre Webseiten.3 Weitere Mitgliedsstaaten der absenden zu können, bedeutete einen beachtlichen Europäischen Union wie Skandinavien und Deutschland Schritt nach vorn. folgten seit 1996. Andere moderne Ökonomien wie Australien veröffentlichten ihre Strategien dagegen erst Aber technologischer Fortschritt allein sorgte noch nach 2000. nicht für Veränderung. Neben den Forderungen nach einer schlanken Verwaltung wurde auch der Ruf nach Obwohl sie definitiv in die richtige Richtung gingen, Verwaltungsreformen in den 80er Jahren immer waren viele dieser frühen Einrichtungen eher vom Typ lauter, besonders in Europa und Nordamerika: Bürger „Web 1.0“: statische Informationen zu öffentlichen und Unternehmen sollten als Kunden betrachtet Dienstleistungen, Verwaltungsabläufen, Fristen für werden, die mit den Behörden zusammenarbeiten, 1 European Commission - eGovernment Practice, ed., eGovernment in the United Kingdom, Edition 12.0 (December 2009): 13, http:// und nicht als Untergebene, die Anweisungen erhalten. www.epractice.eu/files/eGovernment%20in%20UK%20-%20De- cember%202009%20-%2012.0.pdf Informationen und Dienstleistungen sollten auf klare, 2 Japanisches Ministerium für Innere Angelegenheiten und Kommu- nikation, Japan‘s e-Government Initiatives, http://www.e-gov.go.jp/ einheitliche Weise präsentiert werden, damit Wissen doc/e-government.html. 3 Norris, Donald F and M. Jae Moon, “Advancing E-Government at ., einfach erlangt und Anwendungen oder Anträge the Grassroots: Tortoise or Hare?, Public Administration Review 65, ” Nr. 1 (Januar/Februar 2005): 64–75. White Paper • Bürgerdienste und Zusammenarbeit: e-Government im 21. Jahrhundert • Seite 3 Steuererklärungen, Kontaktdaten usw. Die meisten größten Wirtschaftsmächte weltweit, Japan, China Angebote waren Einzellösungen mit wenigen und Deutschland, nicht unter den Top 10 dieses Index. Links auf weitere Quellen und Dienste. Bürger und Auf Regionen herunter gebrochen steht Europa an Unternehmen mussten immer noch viel Zeit darauf führender Stelle vor Nord- und Südamerika, Asien, verwenden, nach passenden Informationen zu Ozeanien und Afrika. suchen und Transaktionen wie das Versenden von Formularen oder Kreditkartenzahlungen vor Ort manuell Die Umfrage der UN listet darüber hinaus verschiedene durchführen, denn in diesen frühen Projekten gab „Phasen“ in der Entwicklung von e-Government es hierfür noch keine zuverlässigen Möglichkeiten. auf, die für fünf Entwicklungsstufen stehen: Ebenso war es nahezu unmöglich, entsprechende aufkommend, erweitert, interaktiv, transaktional und Daten aus verschiedenen Quellen zu verknüpfen und vernetzt. „Aufkommend“ repräsentiert die statischen so die Interaktion zu vereinfachen und zu verbessern, Umsetzungen, wie sie typisch für die 90er Jahre denn viele Behörden folgten einem eigenen Zeitplan waren, während „vernetzt“ die „anspruchsvollste bei der Übernahme der Informationstechnologie und Ebene von […] e-Government-Initiativen“ beschreibt, entsprechenden Umstrukturierungen ihrer Abläufe. bei denen alle Beteiligten – d.h. Bund, Land und Kommunen, Unternehmen und Bürger sowie Die Herausforderungen des akademische und Bildungseinrichtungen, Nicht- 21. Jahrhunderts Regierungsorganisationen und Zivilgesellschaft – an Die bereits genannten Grenzen führten zu Frustration einer umfangreichen informativen und interaktiven sowohl unter den Angestellten der Behörden als auch Plattform beteiligt und entweder vertikal oder unter den Auftraggebern und forderten im nächsten horizontal miteinander verbunden sind. Darüber hinaus Schritt einen strukturierteren Ansatz. Im vergangenen deutet „vernetzt“ auch auf eine integrierte Backoffice- Jahrzehnt hat eine steigende Anzahl Länder nationale Infrastruktur hin, die selbst viele in der Statistik der e-Government-Strategien und -Entwicklungspläne UN als führend ausgewiesene Administrationen noch übernommen. Einige beteiligen sich sogar an nicht vollständig eingerichtet haben. Daher empfehlen internationalen koordinierten Bemühungen zur Experten allen Nationen, einen systematischen, Überwindung regionaler Ungleichgewichte.