Executive Brief Print Management & Document Solutions Deutschland 2010 - Gesponsert von Kofax Deutschland

Executive Brief Print Management & Document Solutions Deutschland 2010 ..................................................................................................................................................... Gesponsert von Kofax Deutschland ..................................................................................................................................................... IDC Multi-Client-Projekt ▪ November 2010 ▪ Analyst: Matthias Kraus EINLEITUNG Zahlreiche IDC Erhebungen der letzten Jahre zeigen deutlich: Deutsche Unternehmen unterschätzen das Potenzial von Print Management und Document Solutions erheblich. Dabei können allein mit Print Management Maßnahmen Druckkosten bis zu 40 Prozent gesenkt werden – und das ohne Einbußen von Qualität oder Funktionalitäten. Im Bereich Document Solutions sieht IDC sogar ein noch höheres Potenzial, denn hier werden Dokumentenprozesse optimiert, was die Produktivität der Fachabteilungen wesentlich steigert. Und genau hier versteckt sich der eigentliche Nutzen: die IT kann durch geeignete Maßnahmen das Unternehmens- ergebnis verbessern und somit einen deutlich größeren Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Die typische Vorgehensweise bei vielen Unternehmen auf dem Weg zu einem optimalen Druck- und Dokumentenmanagement lässt sich in zwei Stufen einteilen. ABBILDUNG 1 Druck- und Dokumentenmanagement Quelle: IDC, 2010 IDC sieht dabei die erste Stufe, also die Optimierung des Geräteparks und die Reduzierung der Druckkosten mit Hilfe von Print Management, lediglich als Zwischenschritt an, um sich dann dem eigentlichen Thema zu widmen: den Document Solutions. Mit Document Solutions können die Durchlaufzeiten von Prozessen erheblich verkürzt und der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung, über die sichere und teilweise automatische Verteilung, die Dokumentenausgabe als Ausdruck, E-Mail, per Fax oder in einer Datenbank bis hin zur rechtlich einwandfreien Archivierung – gemanagt werden. ©2010 IDC 1 DER AKTUELLE STAND IN DEUTSCHLAND Allerdings ist dies keine starre Regel. Die Praxis zeigt, dass diese Vorgehensweise zwar idealtypisch, aber nicht zwingend notwendig ist. Die Befragung von IDC unter 300 Unternehmen, die Print Management und/oder Document Solutions einsetzen oder den Einsatz planen, veranschaulicht, dass Print Management verbreiteter ist als Document Solutions. Dies entspricht also dem hier skizzierten idealtypischen Vorgehen, zunächst Print Management und dann Document Solutions einzuführen. Allerdings zeigt sich, dass inzwischen sehr viele Unternehmen die Einführung von Print Management und Document Solutions Print Management und Document Solutions parallel planen (Abbildung 2). Zum einen verbreiten sich rasch leiten immer mehr Unternehmen Print Management und Document Solutions weiter und die Grenzen zwischen beiden Maßnahmen parallel ein, um nicht nur die Geräteinfrastruktur, sondern auch ihre Bereichen Prozesse möglichst umfassend und schnell zu optimieren. Zum anderen kommt es verschwimmen aber auch immer mehr zu einer "Vermischung" von Print Management und Document zunehmend. Solutions – die Grenzen verschwimmen zunehmend und so werden gleichzeitig Maßnahmen aus beiden Bereichen ergriffen. ABBILDUNG 2 Einsatz und Planung von Print Management (PM) und/oder Document Solutions (DS) Planen nur PM 17,0 15,2 Planen nur DS 4,7 6,6 Planen PM und DS 21,7 7,3 Setzen nur PM ein 8,7 29,1 Setzen nur DS ein 5,0 7,3 Setzen PM ein und planen DS 12,7 4,0 Setzen DS ein und planen PM 6,7 4,0 Setzen PM und DS ein 23,7 26,5 0 10 20 30 40 2010 (%) 2009 Quelle: IDC, 2010 Abweichung von 100 % durch Rundung n= 300 / 151 2 ©2010 IDC Im Vergleich zu vorangegangenen Untersuchungen von IDC wird zusammengefasst deutlich, dass immer mehr Firmen Print Management und Document Solutions einsetzen, ein klarer Trend besteht dabei Richtung Document Solutions. Das Thema gewinnt also an Verbreitung und Reife. Mehr und mehr Unternehmen erkennen, dass sie hier deutliche Kosteneinsparungen realisieren können. Viele Unternehmen sehen sich rasch ändernden Rahmenbedingungen ausgesetzt und müssen schnell auf Veränderungen im Markt reagieren. Gerade vor diesem Hintergrund wäre es fast töricht, wenn Sie die doch recht einfach realisierbaren Kosteneinsparungen im Druckumfeld und die erheblichen Effizienzsteigerungen im Dokumentenumfeld ungenutzt verstreichen ließen. Der Bedarf nach einer optimalen Dokumentenverarbeitung wird sich auch aufgrund der explosionsartigen Steigerung der Informationsmengen in den kommenden Jahren noch weiter erhöhen. Mit Document Solutions können Sie Ihre dokumentenintensiven Geschäftsprozesse sowohl schneller und günstiger als auch zuverlässiger und flexibler gestalten. Dies wirkt sich positiv auf Ihr Unternehmensergebnis aus. Waren es zunächst in erster Linie Großunternehmen, die solchen Lösungen einsetzten, beobachtet IDC, dass dies zunehmend auch der Mittelstand erkannt hat und Maßnahmen einleitet. Daher sollten auch Sie sich rechtzeitig mit dem Thema befassen. NUTZEN VON DOCUMENT SOLUTIONS Durch den Einsatz von Print Management lassen sich Druckkosten von bis zu 40 Prozent einsparen – und das ohne Einbußen der Funktionalitäten und meist bei gesteigerter Qualität. Im Bereich Document Solutions bieten sich sogar noch weitaus höhere Einsparpotenziale, denn hier werden Dokumentenprozesse optimiert und damit die Produktivität der Anwender gesteigert. ABBILDUNG 3 Die Bedeutung von Document Solutions für die Optimierung von Dokumentenprozessen Die Optimierung von Document Solutions können Dokumenten- nur unwesentlich zur prozessen mit Optimierung von Document Solutions Dokumentenprozessen ist letztlich die beitragen Automatisierung/ (14,8%) Standardisierung von Geschäfts- prozessen und dahinter verbirgt sich ein immenses Optimierungs- potenzial (30,5%) Document Solutions können in Teilbereichen zur Optimierung von Dokumentenprozess en beitragen (54,7%) Quelle: IDC, 2010 n=223 ©2010 IDC 3 Dass Document Solutions einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung der Dokumentenprozesse der Fachabteilungen leisten können, darüber sind sich auch die befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen einig. Über die Hälfte der Befragten sehen Document Solutions als ein Mittel, um in Teilbereichen zur Optimierung von dokumentenintensiven Prozessen beizutragen (Abbildung 3). Dazu zählen beispielsweise die Themen sicheres Drucken, elektronische Formulare oder elektronische Archivierung sowie das Scannen und manuelle Weiterleiten von Dokumenten (Scan-to-eMail, Scan-to-Fax, etc.). Fast ein Drittel der Befragten sieht im Einsatz von Document Solutions sogar das erhebliche Optimierungspotenzial für ihr Unternehmen. So sind die genannten Themen wie sicheres Drucken und elektronische Formulare lediglich der erste Schritt auf dem Weg hin zur kompletten Automatisierung von Geschäftsprozessen. Um dies zu erreichen, ist allerdings eine ganzheitliche Betrachtungsweise notwendig. Document Solutions führen zu mehr Halten Sie sich daher vor Augen, dass: Effizienz im Unter- nehmen, jedoch ist  nahezu alle Geschäftsprozesse eng mit dem Fluss von Dokumenten – physisch eine ganzheitliche Betrachtungsweise in Papierform oder digital – verbunden sind.