Fünf Schritte zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Fünf Schritte zur Automatisierung der Kreditoren- buchhaltung Wie man Process-Ready ™-Daten erhält “Business is a White Paper Conversation” – David Weinberger Mai 2008 The Cluetrain Manifesto: The End of Business as Usual By Christopher Locke, Rick Levine, Doc Searls, and David Weinberger Probleme im Kreditorenprozess Wissen und Informationen sind wesentliche Erfolgsfaktoren jedes Unternehmens. Der effiziente Einsatz dieser Informationen kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Dies gilt für alle Unternehmensabteilungen, von Vertrieb, Marketing, Entwicklung und Einkauf bis zur Kreditorenbuchhaltung. In der heutigen Wirtschaft kann man sich Geschäftsabläufe als Kommunikationsvorgänge vorstellen, bei denen in Form von Dokumenten, E-Mail-Mitteilungen, Instant Messages und Faxübertragungen Informationen ausgetauscht werden. Eine effektive Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten durch beliebige Kombination dieser Medien kann zu einer echten Herausforderung werden. Deshalb dürfte es nicht überraschen, dass Unternehmen in aller Welt sich bemühen, dieses Problem zu lösen, ohne dass Ihnen zusätzliche Arbeitskosten entstehen. Eingeengt durch Kostenzwänge und strenge gesetzliche Vorschriften, versuchen Kreditorenbuchhaltungs- abteilungen ihre Dienstleistungen für das Unternehmen zu verbessern und zu erweitern, die Effizienz zu steigern und die Geschäftsbeziehungen zu fördern. Kreditorenbuchhaltung im Wandel In den letzten fünf Jahren hat sich die Rolle der Kreditorenbuchhaltung in Unternehmen jeder Größenordnung dramatisch geändert. Früher wurde die Kreditorenbuchhaltung als Kostenstelle verwaltet, deren Aufgabe es war, Transaktionen zu bearbeiten und zu prüfen, sich mit anderen Abteilungen abzustimmen, Anfragen zu beantworten, Konten abzugleichen und ganz allgemein Papierarbeiten zu erledigen. In letzter Zeit kommen dieser Abteilung aber größere Unterstützungsaufgaben bei der Kontrolle, Koordinierung und Analyse wichtiger Geschäftsprozesse zu. In der Regel bedeutet dies, dass die Kreditorenbuchhaltung innerhalb des Unternehmens stärker in Erscheinung tritt und ihre Hauptaufgaben jetzt in der Qualitätssicherung, in der Einhaltung von Verträgen und Richtlinien, in der Berichterstattung und in der Analyse liegen. Dieser Wandel bedeutet ein höheres Arbeitspensum und zusätzliche Aufgaben. Um diese zu bewältigen, müssen Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ihre qualifizierten Mitarbeiter statt für administrative Aufgaben wie die Rechnungsbearbeitung für geschäftskritischere Tätigkeiten einsetzen. Deshalb sind Kreditorenbuchhaltungsabteilungen bestrebt, den Geschäftsprozess so weit wie möglich zu automatisieren. White Paper – Fünf Schritte zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Page 2 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Als Finanzdokumente unterliegen Rechnungen Compliance-Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley Act in den USA oder Basel II. Deshalb ist es wichtig, dass diese Dokumente in einem gut dokumentierten und einheitlichen Prozess erfasst und archiviert werden. Das Scannen der Dokumente in einer frühen Phase des Prozesses und ihre Übergabe an elektronische Ablagen sorgt dafür, dass wichtige Daten aufgezeichnet, effizient validiert und einfach nachgeprüft werden können. Rechnungsverarbeitungskosten Die Rechnungsverarbeitung inkludiert die Erfassung der relevanten Daten, ihre Übertragung in die dazugehörigen Rechnungssysteme und die Einleitung der damit verbundenen Geschäftsprozesse. Diese an sich klare und einfache Funktion muss anpassungsfähig sein, um die große Zahl von Rechnungen bearbeiten zu können, die in einem Unternehmen Tag für Tag eingehen. Zuverlässigkeit Abb. 1 – Die Kosten pro Rechnung variieren je nach dem und Effizienz sind deshalb besonders wichtig. Prozessautomatisierungsgrad des Unternehmens. Die mit der Bewältigung solcher Datenmengen verbundenen Kosten, die hierbei normalerweise erforderliche menschliche Arbeit und der Aufwand im Zusammenhang mit der Erkennung und Beseitigung auftretender Fehler können rasch zunehmen. Einem Aberdeen-Bericht von 2006 zufolge können die effektiven Verarbeitungskosten pro Rechnung, vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung, bis zu 80 $ (ca. 50 €) betragen (siehe Abb. 1). Die tatsächlichen Kosten hängen vom Prozessautomatisierungsgrad des Unternehmens und seiner Geschäftspartner ab. Auswirkungen für die Kapitaleigner Normalerweise werden am Ende jedes Monats oder Quartals die entscheidenden Finanzdaten zusammengefasst und ausgewiesen. Hierzu gehören Einnahmen aus Lieferungen und Leistungen sowie Aufwendungen für Verbindlichkeiten. Diese Zahlen sind wichtige Bestandteile der Unternehmensbilanz und bilden die Grundlage für wichtige Entscheidungen im Hinblick auf die Mittelbereitstellung. Außerdem werden sie für die Bestimmung des Bestandswerts benötigt. Für diese Finanzdaten gelten auch strenge rechtliche/steuerliche Fristen, und falsche, fehlende oder zu spät vorgelegte Finanzdaten können Strafen nach sich ziehen. Wenn viele Rechnungen manuell validiert werden müssen, bevor sie im ERP-System des Unternehmens verarbeitet werden können, kann sich die Rechnungslegung verzögern. White Paper – Fünf Schritte zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Page 3 Manchmal kann es auch vorkommen, dass Rechnungen in der Finanzberichterstattung noch nicht berücksichtigt werden können, weil die Kreditorenbuchhaltung sie nicht rechtzeitig validieren konnte. Dies führt zu einem verzerrten Bild der Finanzsituation, was sich negativ auf die künftige Mittel-, Bestands- und Arbeitsplanung auswirken kann. Finanzmittelverwaltung: Skonti Die meisten Lieferanten verlangen bei Zahlungsverzug Verzugsgebühren. Das kostet nicht nur Geld, sondern kann auch das Verhältnis zum Lieferanten belasten. Auf der anderen Seite gewähren die meisten Lieferanten Skonti für schnelle Bezahlung. Bei ineffizienten Prozessen riskiert das Unternehmen nicht nur Verzugsgebühren, sondern es entgehen ihm auch Skonti. Die so entstehenden Ertragsausfälle können beträchtlich sein, wie das folgende einfache Beispiel zeigt (siehe Abb. 2). Nehmen wir ein typisches Skonto von 2/10, NET 30. Hierbei erhält der Käufer 2 % Skonto, wenn die Rechnung statt in 30 Tagen innerhalb von 10 Tagen bezahlt wird. Allerdings sind von der so erzielten Einsparung die entgangenen Zinsen für 20 Tage abzuziehen. Übers Jahr gesehen summieren sich in unserem Beispiel die Skonti aber zu 36 % (18 Zwanzigtagesabschnitte zu je 2 %). Dies liegt weit über den Bankzinsen. Rechnungsprozess 2/10, netto 30 Die Hauptschritte bei der Rechnungsverarbeitung sind: 2 % für 20 Tage • Rechnungseingang Jahr = 18 * 20 Tage • Überprüfung/Abgleich der Rechnung • Rechnungsgenehmigung 2 % * 18 = 36 % p.a. • Bezahlung der Rechnung Abb. 2 – Jährlicher Skontoertrag Von diesen aufeinanderfolgenden Schritten sind der Abgleich der Rechnungsdaten mit den Daten der Bestellung oder mit den Vertragsdaten (Überprüfung der Rechnung) sowie die Rechnungsgenehmigung sehr zeitaufwändig. Gerade in diesen Bereichen kann die Technik die Effizienz verbessern und die größten Kosteneinsparungen bewirken. Die elektronische Erfassung von Rechnungsdaten, unabhängig von der Form, in der sie vorliegen, hilft Fehler auszuschalten, die bei manueller Verarbeitung auftreten könnten. Sie ermöglicht auch die automatische Validierung von Rechnungsdaten und den automatischen Abgleich mit den Vertragsdaten sowie die Integration mit bestehenden Enterprise-Systemen. Die Rechnungsdaten können automatisch klassifiziert und anschließend in sicherer, digitaler Form versandkostenfrei weitergeleitet werden. White Paper – Fünf Schritte zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Page 4 Abb. 3 – Kosten in den einzelnen Phasen der Rechnungsverarbeitung Fünf Schritte zur Automatisierung Wie oben dargelegt, ist die elektronische Erfassung von Rechnungsdaten der Schlüssel zu einem effizienten, fehlerfreien Rechnungsverarbeitungsprozess. Deshalb trägt die Reduzierung von Fehlern zur Optimierung des übrigen Prozesses bei und spart Kosten. Kofax hat einen fünfstufigen Prozess zur Automatisierung entwickelt, der schrittweise umgesetzt werden kann. Die Erfahrung zeigt, dass man am besten von vorne anfängt und diesen schrittweisen Ansatz entsprechend einem festen Plan nach und nach umsetzt. Betrachten wir nun diese Schritte. Schritt 1: Kontrolle des papiergestützten Workflows Der Austausch von Geschäftsinformationen basiert immer noch sehr stark auf dem Medium Papier. Ein Unternehmen muss ein oder mehrere zentrale Rechnungseingangsstellen schaffen. Das Ziel besteht darin, die Möglichkeit, dass Rechnungen vor ihrer Verarbeitung auf Schreibtischen oder in Brieffächern verloren gehen, auszuschalten. Die Rationalisierung der Rechnungsabwicklung im Unternehmen und die Begrenzung der „Reibungspunkte“ trägt dazu bei, dieses Ziel zu erreichen. Als Nächstes sollen die Papierdokumente unmittelbar in digitale Bilder umgewandelt werden.