Invoice Processing: Scannen und sparen bei Ungarns größter Erdölfirma

Case Rechnungserfassung auch an abgelegenen Standorten Study Scannen und sparen bei Ungarns größter Erdölfirma Sparen, Umstrukturierung, Effizienz – drei der Schlagworte dieses Jahrzehnts, die oft in einem Atemzug mit Investition fallen. MOL, ungarischer Öl- und Gasversorger und führender Öl- und Gaskonzern Rechnungsverarbeitung in Zentral- und Osteuropa, macht da keine Ausnahme. Um zu sparen, musste MOL die Effizienz verbessern und die laufenden Kosten senken. Umstrukturierungen und Investitionen in Informationstechnologie waren gefragt. MOL wollte Rechnungen von Niederlassungen und “Dieses Projekt ist Lieferanten effizienter verarbeiten, weiterleiten der klare Beweis, und archivieren, die bisher in mehreren Regionalbüros dass sogar in den verarbeitet und dann Niedriglohnländern verschiedenen Abteilungen zur Genehmigung vorgelegt Zentraleuropas wurden. Neben dem Verwaltungsaufwand führte mit professioneller diese Prozedur oftmals dazu, dass Rechnungen Technologie viel unbearbeitet liegen gespart werden blieben. Es war also ein Dokumentenerfassungssystem kann, denn diese gefragt, das den befugten Personen in den fünf Investitionen Regionalbüros problemlos Zugriff gewähren würde. führen zu hoch MOL wollte ein Rechnungs– entwickelten und verarbeitungssystem, welches es gestattete, Rechnungen viel effizienteren bei Eingang zu identifizieren, zu scannen, zu archivieren Systemen.” und zur Genehmigung auf elektronischem Wege an das zentrale SAP-System zu übergeben. Doch was tun mit den diversen Formaten und der manchmal schlechten Vorlagenqualität der Rechnungspapiere? Ein System musste her, das die Dokumentenerfassung unabhängig von Format, Qualität und Funktion in einem Konzern mit vielen Standorten bewältigen konnte. Zu berücksichtigen war zudem, dass MOL zur Archivierung seit Jahren IXOS in Kombination mit SAP verwendete. www.kofax.com Der Systemintegrator Doc-Soft, der eng mit der ungarischen Kofax-Niederlassung zusammenarbeitet, wurde um eine Lösung gebeten, seine Wahl fiel auf Kofax Capture. Die Einführung des ersten Teils des neuen Rechnungsverarbeitungssystems war Mitte 2002 abgeschlossen. In allen fünf regionalen Niederlassungen wurden Scanarbeitsplätze eingerichtet, damit Genehmigungen nunmehr von jedem Standort angefordert werden können. Den Scanprozess auf den eingesetzten Fujitsu-Scannern steuert dabei Kofax Capture, für eine optimale Bildqualität sorgt VirtualReScan (VRS). Gegenwärtig kann das System über zwei Millionen Seiten im Jahr verarbeiten. Jede neue Rechnung bekommt einen eigenen Aufkleber mit Strichcode, der die Identifikation des Dokuments erleichtert. Kofax Captures fortschrittlicher Algorithmus ist in der Lage, diesen Strichcode unabhängig von seiner Platzierung auf dem gescannten Dokument zu erkennen. Da jede Rechnung in SAP verarbeitet wird, kann die befugte Person deren archiviertes Bild jederzeit ansehen und genehmigen. Die Datenspeicherung erfolgt auf magneto-optischen Jukeboxen von Hewlett Packard, deren Glasfaserschnittstelle sicheren Datenzugriff über große Entfernungen zulässt. Tibor Rózsahegyi, Verkaufs- und Technologiedirektor bei Kofax Ungarn, meint abschließend: “Dieses Projekt ist der klare Beweis dafür, dass sogar in den Niedriglohnländern Zentraleuropas mit professioneller Technologie viel gespart werden kann, denn diese Investitionen führen zu hoch entwickelten und viel effizienteren Systemen.“ Weitere Informationen finden Sie auf der Website von Kofax auf www.kofax.com. © 2009 Kofax, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kofax, das Kofax-Logo, VirtualReScan (VRS) und das VirtualReScan-Logo sind Marken oder eingetragene Marken von Kofax, Inc. in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Rechteinhaber. Alle Spezifikationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. (01.2009)