Rechnungsverarbeitung mit Kofax: Effziente Lösung schnell implementiert

Case Rechnungsverarbeitung mit Kofax: Effiziente Lösung schnell implementiert Study Die Messe München International (MMI) gehört zu den Top-Ten der internationalen Messegesellschaften. Sie hat Vertretungen und internationale Niederlassungen, die sich auf vier Kontinenten um die Interessen von Ausstellern und Besuchern kümmern. Angesichts der Vielzahl geplanter Rechnungsverarbeitung eigener Messen – ganz zu schweigen von einigen Hundert Veranstaltungen und Kongressen Dritter – ist es leicht zu erahnen, welche astronomischen Papiermengen bei MMI bearbeitet werden müssen. Die Messe München erhält jedes Jahr ca. 300.000 Rechnungen. In der “Ich kann Vergangenheit dauerte die Bearbeitung aus rein bestätigen, dass logistischen Gründen drei bis unsere Mitarbeiter vier Wochen. Auch der Platz für die Archivierung wurde von der Kofax- immer knapper und das Lösung begeistert Problem der Recherche nach einzelnen Rechnungen immer sind. Alle haben akuter. Selbst Buchprüfungen entwickelten sich zu einer das Gefühl, dass sie echten Herausforderung für ihre Verwaltungs- alle beteiligten Mitarbeiter. aufgaben jetzt Martina Ritzer, Managerin der Abteilung Webservice der auf effizientere Messe München, erläutert: Weise durchführen können.” “Bis vor kurzem wurden Rechnungen bei uns per Hand bearbeitet. Alles ging seinen gewohnten Gang, d. h. die Dokumente wurden von einer zur anderen Abteilung weitergereicht. Bei der steigenden Anzahl von Eingangsrechnungen brauchten wir dringend eine Lösung, mit der unsere Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit produktiv arbeiten konnten.” Messe München suchte nach einem System, das eine drastische Verminderung der zur Rechnungsbearbeitung benötigten Zeit garantierte, damit Skonti in Anspruch genommen und Verzugszinsen vermieden werden konnten. Eine einfache Integration in SAP war ebenso notwendig wie eine hohe Erkennungsrate für eine Reihe verschiedener Dokumente. Zudem sollten Verwaltungsvorgänge im gesamten Unternehmen transparenter werden, damit sie für alle Arten eingehender Dokumente angewandt und Personal für andere Aufgaben freigemacht werden konnte. Außerdem wollte MMI der Archivierung von Papier einen Riegel vorschieben und zur Digitalisierung eingehender Post übergehen. www.kofax.com MMI machte eine Ausschreibung und nach eingehender Prüfung aller Angebote erhielt die Firma softgate GmbH in Erlangen den Auftrag. Sie hatte der Messe München die auf der weltweit führenden Informationserfassungsplattform Kofax Capture sowie VirtualReScan (VRS) zur Optimierung der Images der gescannten Unterlagen basierende Kofax-Lösung als optimale Wahl vorgeschlagen. Mit Hilfe der Kofax- Anwendung können alle entscheidenden Angaben unabhängig vom Layout einer Rechnung herausgefiltert werden, so zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Name des Lieferanten und der Rechnungsendbetrag. Martina Ritzer stellt fest: “Schon während der Pilotphase waren unsere Mitarbeiter von der neuen Lösung begeistert. Alle hatten das Gefühl, dass sie ihre Verwaltungsaufgaben auf effizientere Weise durchführen können. In einem Unternehmen wie dem unseren ist nicht nur die schnelle Bearbeitung von Rechnungen wichtig, sondern auch ein effizienter Kundendienst, der durch den ständigen Zugriff auf die Datenbestände und somit dank digitaler Archivierung gewährleistet werden kann. All das sind entscheidende Punkte für unseren zukünftigen Erfolg.” Die Messe München arbeitet inzwischen mit zwei Kofax Capture Scan Stations inkl. VRS Image Enhancement, welches die Qualität und Lesbarkeit der gescannten Unterlagen um 60 % verbessert. Bis zu 1.200 Dokumente werden Tag für Tag gescannt. Die einfache Ver- und Bearbeitung von Dokumenten und ihre leichte Auffindbarkeit hat den Arbeitsablauf bei MMI optimiert und sowohl Produktivität als auch Rentabilität des Unternehmens enorm verbessert. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von Kofax auf www.kofax.com. © 2009 Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax is a registered trademark of Kofax, Inc. All other product names and logos are trade and service marks of their respective companies. All specifications subject to change without notice. (01.2009)