Viel Licht statt Schatten durch intelligente Geschäftsprozessautomatisierung bei Griesser

Anwenderbericht Viel Licht statt Schatten durch intelligente Geschäftsprozessautomatisierung bei Griesser Lamellenstoren, Rolladen, Markisen und innovative Steuerungen: Schweizer Spezialist für Sonnenschutzsysteme lichtet Prozess-Dickicht mit BPM inspire von Inspire Technologies Griesser gibt es seit 1882 - ein Familienunternehmen mit Hauptsitz im Schweizer Aadorf. Die Verbindung aus 127 Jahren Erfahrung und Tradition gepaart mit Innovationsgeist hat die Marke Griesser zum Schweizer Marktführer und europaweit zu einem der führenden Anbieter für Produkte und Lösungen im Bereich Blend- und Hitzeschutz gemacht. An insgesamt 29 Niederlassungen widmen sich über 1.000 Mitarbeiter mit Akribie und Detailsinn der Entwicklung hochwertiger und automatisierbarer Sonnenschutzsysteme. Automatisch gut! – so lautet das Griesser- Motto, das sich nicht nur in Produkten und Services widerspiegelt, sondern ebenso für das unternehmensweite Geschäftsprozessmanagement gilt. Dabei setzt der Schweizer Spezialist für Storen und Rolladen auf die Business Process Management (BPM)-Suite von Inspire Technologies. Handarbeit und lange Wege – zentrale Stolpersteine aus dem Weg räumen Bei Griesser war automatisiertes Prozessmanagement jahrelang kein Thema. So wurde etwa der gesamte Rechnungseingang von fleißigen Händen manuell ins SAP-System eingepflegt. „Ein IT- gestütztes Workflow-System gab es nicht“, erinnert sich Ruedi Neff, IT-Leiter bei Griesser. „Prozesse waren lediglich auf Papierformularen abgebildet und Papiere wurden physikalisch durch die Gegend geschickt.“ Im Normalfall funktionierte diese Arbeitsweise recht gut. Doch das stetige Geschäftswachstum, das sich auch in den aktuell 300 bis 400 eingehenden Rechnungen pro Tag in elf landesweiten Niederlassungen widerspiegelt, und die Notwendigkeit, die Kosteneffizienz und den Geldfluss dabei permanent im Auge zu behalten, veranlassten Griesser, sich nach einer geeigneten BPM -Lösung umzusehen. „Die Optimierung der Kreditorendurchlaufzeiten ist bei uns ein zentrales Seite 1 von 4 Thema, um sicherstellen zu können, dass wir in den Genuss der Skonti kommen“, erklärt Neff weiter. „Darüber hinaus wollten wir mehr Transparenz in unsere manuellen Prozesse bringen und die Datenqualität erhöhen, um langfristig Kosten zu sparen.“ Bald war klar, dass sich diese Anforderungen nur mit einer IT-gestützten Prozessautomatisierung realisieren lassen. Aus Prozessüberwachung wird Prozesssteuerung Die Messlatte im Evaluierungsprozess für eine geeignete Lösung lag bei Griesser vergleichsweise hoch. Auch deshalb hat sich das Unternehmen professionelle Unterstützung durch den Partner PMC Informatik mit ins Boot geholt, der im Anschluss an die erfolgreiche Implementierung und Inbetriebnahme der BPM-Lösung auch für die Wartung zuständig sein sollte. Nach einer sorgfältigen Vorauswahl blieben insgesamt drei Anbieter im Rennen - darunter SAP und Inspire Technologie. Die hohen Anforderungen der Griesser AG - vor allem aufgrund der sehr individuellen Fertigung - konnte nur Inspire Technologies in vollem Umfang erfüllen. Um jedoch ganz sicher zu gehen, hat Griesser sich zudem noch bei einem Kunden des Anbieters erkundigt, der die Lösung seit geraumer Zeit produktiv im Einsatz hat. „Das hat uns vollends überzeugt, dass BPM inspire auch in der Praxis die passende Lösung für uns ist“, so Neff. „Geschäftsprozesse sind dynamisch, daher muss sich eine BPM-Lösung flexibel anpassen lassen, sollte mal etwa aus dem Ruder laufen“, erklärt er weiter. „Die Möglichkeit, Prozesse im laufenden Betrieb auf einen neuen Releasestand zu aktualisieren, konnte uns nur BPM inspire bieten. Die Prozesse bei alternativen Anbietern sind oft viel zu aufgeblasen, unflexibel und kaum skalierbar, so dass man von vornherein größte Bedenken hat, auch nur an einer einzigen Stellschraube zu drehen.“ Schnelle Ergebnisse in nur drei Tagen Nachdem Griesser in enger Abstimmung mit dem Inspire Partner PMC Informatik den Startschuss für die Implementierung gegeben hatte, schritt das Projekt sehr schnell voran. Nach nur drei Tagen war die Grundinstallation von BPM inspire bereits erledigt. Danach machten sich Anbieter und Partner an die Anpassung der Kreditorenprozesse. Weitere Prozesse für den Bereich Risikomanagement, Mahnwesen, Investitionsanträge, Personalrekrutierung, HR-Unfallmeldung sowie Hard- und Softwarebeschaffung wurden so sukzessive umgesetzt. Aktuell laufen bei Griesser bereits 15 Seite 2 von 4 Kernprozesse, die sich abteilungsübergreifend über sämtliche Unternehmensbereiche von der Produktion über die IT bis hin zur Verwaltung und Geschäftsleitung erstrecken. Pro Tag arbeiten bis zu 400 User mit der Lösung, die im gleichen Zeitraum an die 400 Prozessinstanzen abarbeitet. „Da die Lösung auf einer Java-ähnlichen Skriptsprache basiert, sind keine ausgesprochen tiefgreifenden Programmierkenntnisse nötig, um Prozesse zu modellieren“, freut sich Neff. „Dieser Vorteil zahlt sich auch gerade wieder konkret aus, können wir doch aktuell die Prozessoptimierung im Bereich der Auftragsbestätigung in Eigenregie weiter ausbauen und mit dem SAP-System verknüpfen.“ Prozessleitsystem für klare Abläufe Das System läuft bei Griesser vom ersten Tag an reibungslos. „Normalerweise stößt man nach Inbetriebnahme relativ schnell an die Systemgrenzen. Mit BPM inspire haben wir bis dato noch nichts gefunden, was wir mit der Software nicht hätten lösen können“, resümiert Neff. Vor allem in puncto Preis-Leistungsverhältnis, Qualität, Flexibilität sowie Funktionsumfang und Integrationsfähigkeit zeigt sich der Storen- und Rolladen-Spezialist begeistert. Das gleiche gilt für die professionelle Unterstützung durch den Partner PMC Informatik. Die Investitionen haben sich gelohnt: Bereits nach anderthalb Jahren haben sich die Ausgaben amortisiert. Seit Einführung der BPM-Lösung konnte der Formulardurchlauf bei Investitionsanträgen von einer Woche auf einen halben Tag reduziert werden. Zudem konnte Griesser die Mahnquote deutlich senken. Besonders das hohe Maß an Transparenz freut Griesser: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die von ihnen gestarteten Prozesse nachzuverfolgen und wissen so ganz genau, wo gerade welche Aufgabe liegt. „Zudem können wir jetzt Auswertungen im Bereich der Liquiditätsplanung fahren und einfach per Knopfdruck den Status Quo in Erfahrung bringen, welche offenen Rechnungen demnächst zur Zahlung anstehen, aber noch nicht im SAP gebucht sind“, erklärt der IT-Leiter. Auch stellt Neff weiter fest, dass Weisungen und Abläufe früher umgangen wurden: „Da hat schon mal die Sekretärin anstelle des Abteilungsleiters den Investitionsantrag unterzeichnet.“ Diese Fauxpas sind heute nicht mehr möglich. Die Leitplanken lassen sich mit dem neuen BPM-System trennscharf setzen. Das Resultat: bessere Qualität sowie nachvollziehbare und klare Abläufe. Neff ist sich sicher, „wenn wir unserer Belegschaft sagen würden, jetzt bekommt ihr eure alten Kreditorenprozesse wieder zurück, dann würden wir gesteinigt werden.“ Seite 3 von 4 Win-Win-Situation sorgt für Anwenderakzeptanz Aber nicht nur Griesser profitiert vom neuen BPM-System. Auch auf Lieferantenseite zeichnen sich klare Vorteile ab.