BPM inspire steuert Prozesse beim Digitalen Posteingangsservice der Deutschen Post

Anwenderbericht Gewappnet für die Zukunft: BPM inspire steuert Prozesse beim Digitalen Posteingangsservice der Deutschen Post Prozessmanagementspezialist Inspire Technologies liefert mit seiner Suite BPM inspire eine Kerntechnologie für das Geschäftsfeld Digitaler Posteingangs-Service (DiPS) der Deutschen Post. Das Produkt Digitalisierung Eingangspost ist ein Mehrwertdienst der Deutschen Post, der Unternehmen bei der Dokumentenverarbeitung entlastet und eingehende Post direkt nach Erhalt digitalisiert. Durch die zunehmende Bedeutung digitaler Prozesse wächst der Service immer stärker – aktuell bringt zum Beispiel die Umweltprämie, mit der die Bundesregierung den Kauf von neuen PKW fördert, einen gewaltigen Papierberg mit sich. Mehr als 20 Millionen Blatt müssen in den Digitalisierungszentren der Deutschen Post bis zum Ende des Jahres gescannt werden, allein um die Anträge zu bearbeiten. Das ist nur ein Grund, warum das Projekt aktuell stark ausgebaut und um Leistungen wie die automatische Klassifizierung und Inhaltserkennung erweitert wurde. Herzstück bei der Verwaltung der komplexen Prozesse und bei der Verarbeitung dieser immensen Informationsberge ist die Suite BPM inspire. Seit November 2006 können Unternehmen ihren täglichen Briefeingang von der Deutschen Post digitalisieren und per Datenübertragung zustellen lassen. Rechnungen, Reklamationen, Bestellungen, Formulare und andere Schreiben gelangen direkt digital zu den Unternehmen. Noch am selben Vormittag, an dem eine Kundenanfrage eingeht, kann sie von jedem beliebigen Standort eines Unternehmens aus bearbeitet werden – auch wenn sie an eine zentrale Anschrift adressiert wurde. Die Deutsche Post hilft Unternehmen dabei, durch die frühzeitige digitale Verfügbarkeit von Dokumenten und die Verbesserung der Verarbeitungsprozesse wesentliche Kosten- und Qualitätsvorteile zu erzielen. Nach dem Scannen eines Dokuments im Posteingang bietet der Service eine automatisierte Klassifizierung der Dokumente, wahlweise nach Bestellungen, Rechnungen und Reklamationen oder aber nach Absenderdaten, Kundennummern, Auftrags- und Rechnungsnummern. Dieser Service erlaubt es, die digitalisierten Briefe später einzelnen Abteilungen, Sachbearbeitern und Kunden- Datensätzen zuzuordnen. Gleichzeitig bildet die Klassifizierung die Grundlage dafür, komplette Geschäftsprozesse wie das Kreditoren- oder das Beschwerdemanagement auszulagern. Eine der wesentlichen Anforderungen der Deutschen Post an die Prozessmanagementlösung für die Digitalisierung Eingangspost war die Zukunftssicherheit: Neue Services sollten sich einfach integrieren lassen. Durch die modulare Struktur und die hohe Flexibilität von BPM inspire ist dies problemlos Seite 1 von 3 möglich. Seit Einführung des Service sind neue Angebote wie die inhaltliche Klassifizierung oder das Auslesen von Dokumenten hinzugekommen und nahtlos in das Prozessmanagement integriert worden. „Das Prozessmanagement ist für ein so komplexes Projekt natürlich von großer Bedeutung“, sagt Holger Schattke, Leiter des Geschäftsfeldes Digitaler Posteingangs-Service (DiPS) bei der Deutschen Post. „Wir haben uns ganz gezielt für BPM inspire entschieden, weil diese Plattform so flexibel und skalierbar ist. Die aktuelle Erweiterung beim DiPS zeigt: Wir haben die richtige Wahl getroffen, die modulare Einbindung der neuen Services waren für das System kein Problem.“ Die zentrale Prozessmanagement-Plattform BPM inspire wächst im Zuge der Erweiterung des Produkts einfach problemlos mit. Alle Abläufe einschließlich Regeln, Plausibilitäten und Eskalationsszenarien lassen sich in diesem System für jeden Kunden flexibel definieren und gestalten. Um auf individuelle Anforderungen von Kunden besonders einfach eingehen zu können, bietet BPM inspire Anwendern die Möglichkeit, diese selbst anzulegen und zu verändern. Dank einer grafischen Prozessmodellierung sind dafür keine Programmierkenntnisse erforderlich. Unternehmen mit einer modernen Business Process Management (BPM)-Suite profitieren besonders stark vom Digitalen Posteingangsservice, da sie ihn direkt in Ihre bestehenden Systeme einbinden können. So werden Medienbrüche verhindert, und die Prozesse im Unternehmen können durchgängig verbessert werden. BPM inspire bietet eine Reihe von Lösungen - beispielsweise Rechnungsverarbeitung, Posteingangsverarbeitung, Reisekostenworkflow, Urlaubs- und Abwesenheitsworkflow, Beschwerdemanagement oder HR Management - um die zugestellten Dokumente und alle weiteren Eingangskanäle in den Unternehmen weiterverarbeiten zu können. “Wir freuen uns natürlich sehr, dass wir die Deutsche Post bei einem so großen und innovativen Projekt unterstützen dürfen”, sagt Andreas Mucke, Head of Business Development, Inspire Technologies GmbH. “Die gute Zusammenarbeit in der Vergangenheit zeigt: BPM inspire lässt sich nicht nur flexibel an die Kundenanforderung anpassen – unsere Suite liefert vielmehr auch die verlässliche Stabilität und Performance sowie Ausbaumöglichkeiten, die man für solche Partner und Kunden benötigt.” Umfassend evaluiert Nach einem umfangreichen Evaluationsprozess, bei dem vor allem die zentrale Prozesskontrolle sowie die Flexibilität, Performance und Skalierbarkeit der Lösungen auf dem Prüfstand standen, entschied sich die Deutsche Post für BPM inspire. Weitergehende Tests erfolgten in einer SUN-Umgebung auf Basis einer Oracle Datenbank. Als Hardwaregrundlage diente ein V890 Server mit vier Prozessoren. Hier erreichte BPM inspire eine Performance von 33.000 Prozessen (330.000 Transaktionen) pro Stunde. Diese hohe Performance und Skalierbarkeit hat BPM inspire letztlich für die Deutsche Post zur ersten Wahl gemacht. Seite 2 von 3 Über BPM inspire BPM inspire ist eine vollständige BPM Suite mit den Bereichen Modellierung, Automatisierung, grafischen Benutzeroberflächen und Monitoring- sowie Controlling-Funktionalitäten für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das neue Release wurde um zahlreiche Erweiterungen ergänzt, die Anwendern noch effektivere Arbeitsabläufe ermöglichen, lästige Routinearbeiten automatisieren und so dabei helfen, Kosten zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen. Über die Deutsche Post AG - Systemlösungen Brief Mit den Systemlösungen Brief bietet die Deutsche Post einen Full-Service für die Optimierung und den Betrieb von daten- und dokumentenintensiven Prozessen in der Geschäftskommunikation. Dazu gehört auch die Service-Leistung "Digitalisierung Eingangspost". Ein bundesweites Netz an Digitalisierungsstationen ermöglicht Unternehmen und Organisationen das Scannen ihrer Eingangspost. Die Dokumente werden unternehmensnah an dezentralen Standorten bearbeitet und taggleich digital zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf können Dokumente klassifiziert, inhaltlich erschlossen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Weitere Informationen finden Sie unter http://www.deutschepost.de/systemloesungen-brief. Über Inspire Technologies GmbH Die Inspire Technologies GmbH entwickelt skalierbare Business Process Management (BPM)- Softwarelösungen zur effizienten Modellierung, Implementierung, Automatisierung sowie Auswertung von Geschäftsprozessen. Kernstück des Angebots ist BPM inspire, eine vollständige BPM-Suite mit grafischer Benutzeroberfläche und Monitoring- sowie Controlling-Funktionalitäten, die über ein qualifiziertes Partnernetz vertrieben wird. Drei klare Produktlinien – smart process, premium und integration – sorgen dafür, dass Systemintegratoren, Beratungshäuser, Softwarehersteller, OEM- Partner und Branchenspezialisten ihren Kunden stets ein passgenaues, leistungsstarkes Prozesssteuerungstool zur Verfügung stellen können. Durch ein offenes Schnittstellenkonzept bietet BPM inspire alle notwendigen technischen Voraussetzungen, um Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren und mit anderen Softwareprodukten zusammenzuarbeiten. Mehr Informationen zur Inspire Technologies GmbH finden Sie unter http://www.bpm-inspire.com. Seite 3 von 3