Nutzen statt Kosten - Wissensmanagement in KMU

Titelthema KMU Mark Staiger, Sandra Kilian Nutzen statt Kosten – Wissensmanagement in KMU Kurz gefasst: • Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen als Instrument zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. • Zur Bewertung der Vielzahl von Wissensmanagement-Instrumenten wurde ein KMU-spezifischer Kriterienkatalog konzipiert. • Als Wissensmanagement-Instrumente mit einem besonders guten Kosten- Nutzen-Verhältnis zeichnen sich Checklisten, Debriefings, Mitarbeiter-schulen- Mitarbeiter, Mentoring und Planungscoaching aus. Die gezielte Nutzung des Unternehmenswissens stellt einen wichtigen Beitrag dar, um Produkte innovativ, flexibel und kostengünstig produzieren zu können und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen am Standort Deutschland nachhaltig zu sichern. Da kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aber bisher kaum Methoden und Verfahren zum Management der Ressource Wissen ein- setzen, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) die Initiative „Fit für den Wissenswettbewerb“ lanciert. Hierbei verfolgt das BMWi die Intention, KMU gezielt bei der Erschließung ihrer Wissenspotenziale durch die Initialisierung von Wissensmanagement-Aktivitäten zu unterstützen. Im Rahmen der Initiative initiierten das Fraunhofer-Institut für Fabrikbetrieb und - automatisierung (IFF) und das Fraunhofer-Institut für Produktionsanlagen und Kon- struktionstechnik (IPK) das Projekt „ProWis“ (Prozessorientiertes und -integriertes Wissensmanagement in KMU des produzierenden Gewerbes). Auf Basis von Wis- sensmanagement-Methoden und -Vorgehensweisen, die sich bei anderen Unter- nehmen (vor allem Großunternehmen) bewert haben, werden in Zusammenarbeit mit zwölf KMU aus den Branchen Maschinenbau, Elektro/Elektronik und dem Automobil- bereich KMU-orientierte Wissensmanagement-Methoden erprobt und für den weite- ren Einsatz in anderen Unternehmen praxisorientiert aufbereitet. Rückgriff auf Bewährtes Der Ansatz des Projektes beinhaltet die Idee, nicht Wissensmanagement „an sich“ einführen zu wollen, sondern konkrete Verbesserungen der wichtigsten operativen Wertschöpfungsprozesse durch Wissensmanagement zu erzielen. Damit verschiebt sich das häufig verwendet abstrakte Postulat „Wissensmanagement bringt (irgend- )was!“ zur konkreten Aussage „Wir werden schneller, besser, billiger (durch Wis- sensmanagement)!“. Eine zentrale Idee von ProWis bezieht sich auf die Aufbereitung bekannter und be- währter Wissensmanagement-Instrumente in einem einfach zu handhabenden Lö- sungsbaukasten. Basis ist hierbei die Überlegung, das Rad nicht noch einmal neu zu 1 erfinden, sondern auf bestehende Lösungen zurückzugreifen, die sich in der Praxis unter bestimmten Rahmenbedingungen und Anforderungen bewährt haben. Zu Beginn des Projekts wurden deshalb zum einen praxiserprobte Wissensmanage- ment-Instrumente gesammelt und hinsichtlich des Einsatzes bei KMU bewertet. Die folgenden Fragestellungen standen dabei im Mittelpunkt: • Welche Wissensmanagement-Methoden wurden schon in der Praxis eingesetzt? • Welche Anforderungen stellen KMU an Wissensmanagement-Methoden? • Welche Wissensmanagement-Methoden sind für den Einsatz in KMU geeignet? Welche Methoden gibt es? In der Literatur zum Wissensmanagement wird eine Vielzahl von Wissensmanage- ment-Methoden und Werkzeuge vorgestellt. Eine umfangreiche Literaturrecherche ergab 86 Methoden [u.a. 2,3,4,5,6,7] zum Management der Ressource Wissen, die in die folgenden Cluster zusammengefasst wurden: Aufbauorganisation, Arbeitsmodell, Checklisten/Vorlagen/Handbücher, Controlling, Dokumentation, Erfahrungsweiterga- be, Führungsmethode, Informationsverteilung, IT-System, Kommunikationsunterstüt- zung, Kompetenzen, Kreativitätsmethode, Lernmethode, Netzwerke und Visualisie- rung. KMU-spezifische Kriterien Aus den ermittelten Eigenschaften von KMU, wie beispielsweise einer überschauba- ren Unternehmensgröße, einer geringen Hierarchieebene, einem eingeschränkten finanziellen Spielraum sowie einer begrenzten Mitarbeiterzahl [1] ergaben sich u.a. die folgende Anforderungen für Wissensmanagement in KMU: • Neue Methoden sollten im Unternehmen auf den vorhandenen Strukturen auf- bauen, zügig und mit möglichst wenig externem Know-how umsetzbar sein. • Da sich die Wissensmanagement-Methoden auch direkt auf die Arbeitsprozesse von Mitarbeitern auswirken, darf der Aufwand für Schulung und Teilnahme an Wissensmanagement-Aktivitäten nicht zu aufwendig sein. • Die Methoden müssen sich möglichst in die vorhandenen Geschäftsprozesse in- tegrieren lassen und damit direkt zur Verbesserung und Beschleunigung der wertschöpfenden Prozesse beitragen. • Aufgrund der eingeschränkten finanziellen Ressourcen spielt die Einhaltung eines möglichst niedrigen Implementierungs- und Betriebsaufwands, bei gleichzeitig hoher Erfolgswahrscheinlichkeit und Erfolgsmessbarkeit, für den Einsatz in KMU eine zentrale Rolle. • Die Wirksamkeit der einzelnen Wissensmanagement-Methoden sollte über erfolg- reiche Anwendungsbeispiele in anderen Unternehmen kommunizierbar sein. Diese Anforderungen bildeten die Grundlage für einen Kriterienkatalog zur Bewer- tung der einzelnen Wissensmanagement-Methoden. Dieser Katalog differenziert die drei Hauptkriterien: Initialisierungsaufwand, Betriebsaufwand und Erfolg. • Der Initialisierungsaufwand ergibt sich aus den Indikatoren: Schulungsaufwand für das Unternehmen, den organisatorischen Einführungskosten, den IT- Einmalkosten und dem benötigten externen Know-how zur Einführung der Wis- sensmanagement-Lösungen. • Der Betriebsaufwand lässt sich aus der Mitarbeitereinbindung, der Pflege und Anwendungszeit der Methode, den IT-Betriebskosten und dem Aufwand für ex- ternes Know-how ermitteln. 2 • Der Erfolg wurde hinsichtlich der beiden Faktoren Erfolgsgröße und Erfolgswahr- scheinlichkeit bewertet. Den meisten Indikatoren wurde eine 4er Skala zugrunde gelegt. Wobei für jede Skala eine konkrete Beschreibung des Indikators und der verwendeten Skala erarbeitet wurde. Bewertung Beschreibung 0 – Kein Schulungsaufwand notwendig. – Die Methode erschließt sich auch mit gesundem Menschenverstand. 1 – Geringer Schulungsaufwand notwendig. – Nur wenige Schulungstage. – Wenige Mitarbeiter nehmen an der Schulung teil, wie bspw. Prozessverantwortliche, Meister, Schichtleiter, Schnittstellenverantwortliche. 2 – Mittlerer Schulungsaufwand notwendig. – Schulung erstreckt sich über einen längeren Zeitraum. – Ein Großteil der Mitarbeiter nimmt an der Schulung teil. 3 – Hoher Schulungsaufwand notwenig. – Mitarbeiter sind längerfristig vom Arbeitsplatz entfernt. – Viele Mitarbeiter bzw. beinahe alle Mitarbeiter sind von der Schulung betroffen. Initialisierungsaufwand: Indikator "Schulung" Methodenbewertung Experten verschiedener Fachdisziplinen (Psychologie, Pädagogik, Betriebswirtschaft und Informatik) bewerteten die ermittelte Wissensmanagement-Methodenliste an- hand des Kriterienkatalogs. In einem gemeinsamen Workshop wurden die Einzelbe- wertungen nochmals kritisch geprüft und starke Abweichungen diskutiert. Die Kriterien zur Bestimmung des Aufwands wurden durch ein ungewichtetes sum- matives Verfahren auf Basis der Einzelindikatoren erfasst. Der Erfolg wurde durch ein multiplikatives Verfahren auf Basis der beiden Indikatoren Erfolgswahrscheinlich- keit (Indikatorenwert: 0-1) und Erfolgsgröße (Indikatorenwert: 1-3) erhoben. Die Aus- wertung erfolgte sowohl auf Basis der einzelnen Indikatoren als auch im Vergleich der einzelnen Kriterien. In Bezug auf ein besonders gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis kann festgehalten wer- den, dass vor allem die human- und organisationsorientierten Methodencluster, wie z.B. Methoden zur Erfahrungsweitergabe, Dokumentation oder Checklis- ten/Vorlagen/Handbücher besonders gut abschneiden. Wohingegen eher IT- orientierte Methoden, wie z.B. IT-Systeme, Methoden zur Informationsverteilung und zur Kommunikationsunterstützung im Kosten-Nutzen-Vergleich tendenziell nicht so positiv bewertet wurden. 3 hoch Kosten Checklisten- / mittel Vorlagen-/ Handbücher Erfahrungsweitergabe IT-System Kommunikations- unterstützung niedrig Lernmethode / niedrig mittelmäßig hoch Coaching Nutzen Kosten-Nutzen-Bewertung anhand ausgewählter Methodencluster Dennoch zeichnen sich auch bei den eher schlecht bewerteten IT-basierten Metho- den einige Methoden, wie z.B. einheitliche Projektordernstrukturen oder Projektda- tenbank, durch ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis aus. Auffällig ist hierbei, dass es sich meist nicht um neue IT-Tools, sondern in der Regel um die Optimierung vorhan- dener IT-Strukturen handelt.