Prozessautomatisierung durch optimierte Dokumentenverteilung mit SAP

Einsparungsreserven nutzen durch Optimierung der Order-to-Cash-Prozesse Vom Bestellungseingang bis hin zur Rechnungsstellung im Unternehmen bis zu 70 Prozent einsparen Prozessautomatisierung durch op- Titel des Interviews: timierte Dokumentenverteilung mit SAP Name: Emmanuel Olivier Funktion/Bereich: COO Organisation: Esker GmbH Kurzeinführung zum Thema Im Gespräch erörtert Emmanuel Olivier, COO des internationalen Lösungsan- bieters Esker, Optimierungspotenziale und Kosteneinsparungen durch die Au- tomatisierung von Dokumentenprozessen in SAP-Anwendungen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Frage 1: Unternehmen sind immer nach Chancen auf der Suche, um ihre Budgets zu straffen. Wo sehen Sie im Bereich dokumentenbasierter Geschäftsprozesse noch weitere Einsparungspotenziale? Antwort: Effizienzsteigerungen und enorme Einsparungspotenziale liegen nicht nur im Bereich der ausgehenden Dokumente, also das, was man klassischer Weise als „Output Management“ bezeichnet, sondern vor allem im Bereich des Input Managements. Durch die automatisierte Verarbei- tung eingehender Dokumente, sei es in Papierform oder elektronisch, lassen sich Prozesse wesentlich vereinfachen, Fehlerraten senken und Kosten sparen. Das betrifft beispielsweise den so genannten Order-to-Cash-Prozess oder auch die Rechnungseingangsverarbeitung. Wichtig ist, immer den Blick auf die ge- samte Dokumentenkette Eingang-Ausgang zu haben. In einer unlängst von Esker beauftragten Studie kommen die Marktanalysten von IDC zu dem Schluss, dass in der weiteren Automatisierung von Dokumentenprozessen nach wie vor beträchtliche Kosteneinsparungen und Möglichkeiten für eine Steige- rung der Wertschöpfung liegen. Gerade einmal 20 Prozent aller Unternehmen setzen in diesen Bereichen bislang schon Lösungen für die Automatisierung ih- rer Dokumentenprozesse ein. IDC prognostiziert daher eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 22,7 Prozent in den Jahren 2005 bis 2009. Für 2009 ist ein Umsatz von 1 662 Millionen Dollar zu erwarten. www.competence-site.de Seite 2 Frage 2: Was genau verstehen Sie unter Order-to-Cash-Prozessen? Antwort: Damit ist die Automatisierung des gesamten Prozesses gemeint, den eine eingehende Bestellung in einem Unternehmen durchläuft: vom Eingang der Bestellung über die interne Bearbeitung, das Anstoßen der logistischen Prozesse bis hin zur Rech- nungsstellung an den Kunden und den Zahlungseingang. Herkömmliche Order-to-Cash-Prozesse betreffen in der Regel mehrere Abteilungen und beinhalten eine Vielzahl manueller Arbeitsschritte, speziell beim Verteilen von Dokumenten und bei der Erfassung von Daten in zentralen Ge- schäftsanwendungen wie SAP. Vom Bestelleingang bis zum Forderungs- einzug und der Dokumentenarchivierung müssen Unternehmen darauf achten, dass keine Fehler unterlaufen, die Fehlproduktionen, Falschliefe- rungen und inkorrekte Rechnungsstellungen an den Kunden nach sich ziehen. Viele Unternehmen haben daher bereits umfassende SAP- Businessanwendungen implementiert, die sie bei den täglichen Order-to-Cash- Aufgaben unterstützen. Es gibt jedoch immer noch genügend Möglichkeiten, die Genauigkeit und Effizienz des Order-to-Cash-Workflows mit Lösungen, wie sie Esker bietet, zu verbessern. www.competence-site.de Seite 3 Frage 3: In welchen Bereichen liegen insbesondere Verbesserungspotenziale? Antwort: Neben der der Automatisierung der Bestellungseingangsverarbeitung birgt vor allem die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung hohe Einsparungspotenziale. Aber bleiben wir bei der Bestellung: Die eingehende Bestellung ist die Basis aller Transaktionen. Die korrekte und schnelle Erfassung der Bestelldaten ist enorm wichtig, um eine hohe Qualität nachgelagerter Serviceleistungen zu erzielen und beizubehalten. Beginnt der Prozess mit ungenauen oder nicht eindeutigen Informationen, wie sie durch die manuelle Erfassung entstehen, kann sich dies katastrophal auf nachgelagerte Arbeitsschritte auswirken. Die Folge: zusätzliche Kosten und immense Nachtei- le für das Unternehmen: langsame Bearbeitung, ineffizientes Forderungsmana- gement, hohe Fehleranfälligkeit, Korrekturläufe und geringe Kundenzufrieden- heit. www.competence-site.de Seite 4 Frage 4: Wird die Automatisierung von Dokumentenprozessen nicht bereits in SAP Sys- temen abgedeckt? Antwort: Wenn man die Daten aus eingehenden Dokumenten, Bestellungen oder Rechnungen, ausliest, kann man damit entsprechende SAP- Workflows "füttern". Die Interaktion mit dem SAP-System ist hierbei die eigentliche Herausforderung. Auf der Ausgangsseite, d.h. bei der automati- sierten Verarbeitung ausgehender Dokumente, kann man in der Nachrichten- steuerung die Versandart gemäß Kundenpräferenz nur sehr basal festlegen. Formatierungen mit SAPscript und SmartForms sind immer noch an der Tages- ordnung. Schon kleine Änderungen in Formularen sind damit kompliziert, zeit- aufwändig und erfordern spezielle Programmierkenntnisse. Auch hier kann ein Add-On wie Esker DeliveryWare, das Formatierung und automatisierten Ver- sand per Regeldefinition verrichtet, gute Dienste leisten. Insgesamt können wir in Dokumentenprozessen zusätzliche Funktionen bieten und damit SAP-Kern- prozesse optimieren. Esker DeliveryWare setzt dort an, wo SAP-Systeme nicht alle Tiefen der Funktionsmöglichkeiten ausschöpfen. Darunter fallen zum Bei- spiel spezielle Formatierungen, die Intelligenz des Regelwerks, um unterschied- liche Verteilmedien zu nutzen, oder das Auslesen und das Verarbeiten von In- halten. Durch Esker-Lösungen lassen sich – um nur einen durchgehenden Pro- zess zu erwähnen – eingehende Bestellungen auslesen, Aufträge im SAP- System mit Datenableich in den Stamm- oder Matrialdaten anlegen, Workflows abbilden und zu guter Letzt auch elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur erzeugen. Sollten diese nicht bezahlt werden, kann man Esker Deliveryware auch für die Automatisierung des Mahnprozesses einset- zen. In diesem kompletten Prozess lassen sich durch Automatisierung bis zu 70 % Kosten sparen. www.competence-site.de Seite 5 Frage 5: Wie ist die Verbindung zwischen der Esker-Lösung und einem SAP ERP- System? Antwort: Auf der Ausgangseite besteht eine Verbindung zur Output Management-Schnittstelle, BC-XOM, von SAP-Systemen. Hier werden Druckdatenströme übertragen und von unseren Software- Lösungen analysiert. Wir können auch Rückmeldungen ans SAP-System ge- ben, etwa dass Dokumente erfolgreich verschickt wurden. Auf der Eingangseite werden Verbindungen z.B. durch BAPI-Calls hergestellt bzw. eine Datenüber- gabe an den SAP-Workflow initiiert. Daneben bietet DeliveryWare jedoch auch die Möglichkeiten, mit der Workflow-Engine „Document Manager“ einen eige- nen Dokumentenworkflow abzubilden, wie es z.B. ein großer Mobilfunkanbieter erfolgreich macht. Die Schnittstelle unserer Lösung ist SAP-zertifiziert, außer- dem ist sie „NetWeaver“-ready. www.competence-site.de Seite 6 Frage 6: In der Praxis: wo sehen Sie die betriebswirtschaftlichen Vorteile einer Esker/SAP-Lösung? Antwort: Der SAP-Anwender hat in aller Regel nicht unbeträchtliche Summen in sein System investiert. Wir werten durch Zusatz-Funktionen, die Zeit und Geld sparen, seine Investition noch einmal auf. Meistens lassen sich beim Dokumenteneingang bzw. -ausgang die Kosten für Prozesse und Materialen recht gut beziffern. Man kann Porto, Papier, Toner etc. sparen. Oder auf der Eingangseite Prozesszeit und damit ebenfalls Kosten. Mitarbeiter können ihren Fokus wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben richten. Beim Hausgeräte-Hersteller Whirlpool in der USA zum Beispiel konnten wir den Bestelleingang per Fax automatisieren. Hier wurden die täglich eingehenden Bestellungen von 40 Sachbearbeitern manuell erfasst. Dabei handelt es sich immerhin um ein Aufkommen von circa zwei Millionen Dokumenten. Mittlerweile kommt man mit zehn Mitarbeitern zurecht. Bereits im ersten Schritt wurde der Bestelleingang um 50-60 Prozent automatisiert. Die Dauer des Order-to-Cash- Prozess insgesamt konnte von dreieinhalb Tagen auf einen Tag reduziert wer- den. Trotz manueller Nacharbeiten war das für Whirlpool eine lohnenswerte Ra- te, die das Investment rechtfertigte. Software-Lösungen müssen heute einen ROI zwischen sechs und maximal 12 Monaten haben - alles andere ist für den Anwender unattraktiv. www.competence-site.de Seite 7 Frage 7: Auf dem deutschsprachigen Markt gibt es Output Management-Anbieter wie auch einige Unternehmen, die Lösungen zur Verarbeitung eingehender Doku- mente wie Rechnungen anbieten. Wie sieht vor diesem Hintergrund Ihre Ge- schäftsstrategie aus? Antwort: Was Esker unterscheidet, ist sicherlich der Lösungsansatz, die gesamte Dokumentenkette, vom Eingang bis zum Ausgang, automatisieren zu können. Und zwar mit sämtlichen Funktionalitäten beim Input wie beim Output. Wir machen nicht das eine, und das andere halb- herzig, nur weil es der Market verlangt. Wir investieren, um unser Kernprodukt DeliveryWare in seinen Funktionalitäten für die Eingangs- und Ausgangsseite weiter auszubauen. Für Kunden ist das interessant, denn Sie investieren in eine Plattform und vermeiden Insellösungen.