Vorteile der Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses mit SAP®-Lösungen

Vorteile der Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses mit SAP®-Lösungen www.esker.de ESKER DELIVERYWARE WHITE PAPER Zielsetzung Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit der Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses für SAP-Vertriebslösungen, analysiert die Herausforderungen moderner Unternehmen, die immer noch manuelle Prozesse einsetzen, und beurteilt die Vorteile der Prozessautomatisierung, z.B. Einsparungspotenzial beim Zeit- und Arbeitsaufwand sowie daraus resultierender reduzierter Kosten. Schließlich wird eine innovative Softwarelösung für das intelligente und automatisierte Dokumentenmanagement für eingehende und ausgehende Bestellungen vorgestellt, mit der sich die Kosten der Umschlagsdauer für Forderungen (DSO) im Order-to-Cash-Zyklus deutlich senken lassen. Das vorliegende Dokument richtet sich an CEOs, CFOs, CIOs und SAP-Systemadministratoren und soll sie dabei unterstützen, die Automatisierung des Order-to-Cash-Zyklus zu verstehen, zu planen und zu bewerten, um im schnelllebigen Markt von heute zusätzliche Effizienz zu erzielen. 2 ESKER DELIVERYWARE WHITE PAPER Inhaltsübersicht Einführung ................................................................................................................................................................................... 4 Was ist Order-to-Cash? ........................................................................................................................................................... 4 Order-to-Cash-Modell .................................................................................................................................................. 4 Herkömmlicher Order-to-Cash-Prozess mit SAP............................................................................................................. 4 Engpässe beim Bestellungseingang......................................................................................................................... 5 Engpässe bei der Rechnungsstellung ...................................................................................................................... 5 Weit verzweigte Arbeitsgänge ................................................................................................................................... 6 Herkömmliche papierbasierte Auftragsbearbeitung .......................................................................................... 6 Zeit-und Kostenaufwand für eine Bestellung.......................................................................................................... 6 Wie hoch sind Ihre Ausgaben? .................................................................................................................................. 6 DeliveryWare und Ihre SAP-Anwendung............................................................................................................................ 7 Esker DeliveryWare ........................................................................................................................................................ 7 Esker DeliveryWare - hohe Flexibilität trotz Komplexität .................................................................................... 7 Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses .............................................................................................................. 8 Zeitaufwand für die Bearbeitung einer Bestellung nach Automatisierung ................................................... 8 Kosten nach der Automatisierung ............................................................................................................................ 9 Anwenderbericht zum Thema Automatisierter Bestellungseingangsprozess .............................................. 9 Enge Integration mit SAP-Anwendungen ............................................................................................................... 9 Erfolgreiche Implementierung............................................................................................................................................ 10 Vorteile der Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen ................................................................................... 10 Zusammenfassung .................................................................................................................................................................. 11 Über Esker ................................................................................................................................................................................. 11 ESKER DELIVERYWARE WHITE PAPER Einführung Die moderne Geschäftswelt unterliegt einem ständigen Wandel. Unternehmen müssen häufig ihren Gürtel enger schnallen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Folglich suchen sie stets nach Möglichkeiten, um ihre Budgets zu straffen. Dabei gibt es verschiedene Bereiche, die nach wie vor ein großes Kosteneinsparpotenzial bergen. So lassen sich z.B. durch eine Optimierung des Order-to-Cash-Zyklus deutliche wirtschaftliche Vorteile erzielen. Ein Alleinstellungsmerkmal erfolgreicher Unternehmen ist meist die hohe Effizienz bei Order-to-Cash-Prozessen. Die Verkürzung des Auftragszyklus von der Bestellung eines Kunden bis zur Bezahlung der Rechnung bietet dem Unternehmen strategische Vorteile und verbessert zudem die Kundenbeziehungen. Viele Unternehmen haben führende SAP-Businessanwendungen implementiert, die sie bei den täglichen Order -to-Cash-Aufgaben unterstützen. Durch den Einsatz dieser SAP-Lösungen sind Unternehmen in der Lage, viele Geschäftsprozesse zu automatisieren, die noch vor weniger als zehn Jahren alle per Hand ausgeführt wurden. Es gibt jedoch immer noch genügend Möglichkeiten, die Genauigkeit und Effizienz des Order-to-Cash-Zyklus zu verbessern, speziell im Bereich der Bestellungseingangsverarbeitung als auch bei der automatisierten Rechnungsstellung. Viele Unternehmen konzentrieren sich daher zunehmend auf den Order-to-Cash-Prozess, um ihren Ertragszyklus zu verkürzen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Rentabilität zu steigern. Neben deutlichen Kosten- einsparungen ergeben sich für Unternehmen durch den Einsatz eines automatisierten Order-to-Cash-Systems noch weitere Vorteile. Dieses Whitepaper beschreibt diese Vorteile im Detail und stellt eine einzigartige, durchgängige Order-to-Cash-Lösung vor. Was ist Order-to-Cash? Der Oberbegriff Order-to-Cash beschreibt die Prozesse vom Eingang einer Bestellung oder eines Kundenauftrags bis zum Eingang der Forderungen aus dem Verkauf des Produkts bzw. der Dienstleistung. Der Order-to-Cash -Prozess umfasst außerdem zahlreiche untergeordnete Prozesse, darunter den Bestellungseingang, die Eingabe und Genehmigung von Bestellungen und Aufträgen, die Auftragsausführung und Rechnungsstellung sowie die Kontrolle des Zahlungseingangs. Order-to-Cash-Modell EINGABE AUFTRAGS RECHNUNGS ZAHLUNGS EINGEHENDER GENEHMIGUNG -AUSFÜHRUNG -STELLUNG -EINGANG BESTELLUNGEN Herkömmlicher Order-to-Cash-Prozess mit SAP Manuelle Schritte im Order-to-Cash-Prozess bergen stets ein hohes Fehlerpotenzial. Viele dieser Prozesse müssen per Hand ausgeführt werden und sind daher sehr zeitaufwändig. Außerdem sind zusätzliche Arbeitskräfte für die Verwaltung jedes Prozessbestandteils notwendig. Die manuelle Eingabe von Auftragsdaten in SAP-Vertriebslösungen kann z.B. mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Ein falscher Tastendruck, z.B. die Eingabe von 100 Einheiten statt 10 Einheiten, könnte für Sie und Ihren Kunden zum Albtraum werden. Eine solche Falscheingabe wirkt sich zudem auf alle nachgelagerten Aktivitäten aus, wie z.B. die Rechnungsstellung, und zieht folglich Probleme beim Einzug der Forderungen nach sich. Die Folge sind unnötige Fehler, die Ihr Unternehmen viel Zeit und Geld kosten können. In einem herkömmlichen Order-to-Cash-Prozess verdienen zwei Bereiche besondere Aufmerksamkeit, da hier oftmals Engpässe entstehen können. 4 ESKER DELIVERYWARE WHITE PAPER EINGABE AUFTRAGS RECHNUNGS ZAHLUNGS EINGEHENDER GENEHMIGUNG -AUSFÜHRUNG -STELLUNG -EINGANG BESTELLUNGEN Engpässe beim Bestellungseingang Die eingehende Bestellung bildet die Basis für alle Transaktionen. Die richtige Erfassung der Bestellungsdaten ist enorm wichtig, um eine hohe Qualität nachgelagerter Serviceleistungen zu erzielen und beizubehalten. Beginnt der Prozess mit ungenauen oder nicht eindeutigen Informationen, wirkt sich dies negativ auf die Leistung aus. Sämtliche Folgeschritte werden von den Informationen beeinflusst, die der eingegangenen Bestellung entnommen werden. Die herkömmliche Art der Bestellungseingangsbearbeitung kann diverse Engpässe nach sich ziehen. Der Großteil dieser Engpässe hat Unwirtschaftlichkeit und enorme Kosten für das Unternehmen zur Folge.