Kofax-Leitfaden: Ein Fahrplan für Enterprise Capture

Kofax Enterprise Brief Ein Fahrplan für Enterprise Capture Vorbereitung Der Gedanke an eine Datenerfassung auf Unternehmens- ebene wirkt überzeugend, die tatsächliche Implementierung der Strategie kann jedoch etwas anspruchsvoller sein. Die Vorteile einer Integration sämtlicher Informationen – seien sie auf Papier oder elektronisch – in laufende Geschäftsprozesse sowie die Beseitigung von Papier bei laufenden Prozessen liegen auf der Hand. Trotzdem kann es aufgrund der tiefen Verwurzelung bestehender Systeme, Methoden und Denkweisen schwierig sein, einen passenden Startpunkt zu finden. Dieses Dokument soll als Anleitung dienen, die Kultur der Automatisierung dokumentengesteuerter Geschäftsprozesse auf Grundlage einer Erfassung auf Unternehmensebene einzuführen. Ziel ist es, mithilfe eines strukturierten Ansatzes schrittweise zu einer tragfähigen Enterprise Capture-Strategie zu gelangen, die zur Optimierung dokumentengesteuerter Geschäftsprozesse beiträgt. Was bedeutet Enterprise Capture? Anfangs wurde die Dokumentenerfassung fast ausschließlich genutzt, um mit „Scan-to-Archive“ das Ablegen von Papierdokumenten in Archiven zu ersetzen, damit volle Aktenschränke wegfallen. Kaum jemand erwartete damals, dass Erfassung irgendwann einmal laufende Geschäftstransaktionen unterstützen könnte. Heutzutage ist das Scannen zu Archivierungszwecken nach wie vor eine sichere und kostensparende Alternative zur Aufbewahrung von Papierdokumenten. Enterprise Brief • Ein Fahrplan für Enterprise Capture • Seite 2 Dank der weiten Verbreitung kostengünstiger Das angestrebte Ziel einer unternehmensweiten Hardware und der Entwicklung von Software, die Erfassungsstrategie sollte ein rationalisierter die automatische Klassifizierung und Indexierung Geschäftsablauf sein. Das muss jedoch nicht unstrukturierter Inhalte ermöglicht, birgt Erfassung erklärtes Ziel aller am Prozess Beteiligten sein. inzwischen jedoch wesentlich umfassendere Das Management sollte bei der Einführung von Vorteile. Durch die Einbindung des Scannens Prozessänderungen Umsicht walten lassen. von Papieren und des digitalen Content Streams wurde die Datenerfassung zum Bestandteil von Initiativen für einen integrierten unternehmensweiten Informationsmanagement. Dokumenteninhalte aus Ansatz dokumentengesteuerter Verarbeitung kommen Papierdokumenten, Faxen oder elektronischen Dateien normalerweise aus der Chefetage, wo am ehesten die stehen jetzt strukturiert in elektronischer Form zur exponentiellen Auswirkungen einer frühestmöglichen Verfügung und können Geschäftsprozesse unterstützen Erfassung geschäftskritischer Daten erkannt werden. und sogar auslösen. Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass jeder, der an einem Geschäftsprozess beteiligt ist, eigene Ziele und Eine Enterprise Capture-Strategie Erwartungen hat. Die bloße Entscheidung, „Wir müssen umsetzen Effizienz und Produktivität erhöhen“ mag die Aktionäre , Selbst offensichtlich nutzbringende Veränderungen ansprechen, auf der Ebene der Mitarbeiter und können als bedrohlich empfunden werden und zu Abteilungen wird sie wenig zur Unterstützung beitragen. Widerstand führen. Die Akzeptanz einer Änderung ihres Arbeitsablaufs setzen viele Betroffene mit Verstehen übergreifender und dem Eingeständnis gleich, dass es ein Problem bei individueller Ziele dem bestehenden Ablauf gibt, für den sie häufig Für viele Angestellte ist „effizienter werden“ ein verantwortlich sind. Diese Ablehnung basiert auf Euphemismus für „Reduzierung der Belegschaft“ Verunsicherung und Angst vor dem Unbekannten. Sie – also kaum motivierend. Der Erfolgsschlüssel für kann jedoch durch Aufklärung über den aktuellen Stand Prozessänderungen besteht darin, zunächst die Vielzahl der technologischen Entwicklung überwunden werden. miteinander verknüpfter und doch häufig unterschiedlicher Belange in einer Transaktion zu verstehen. Aber seien Sie gewarnt: Es wäre falsch, einfach ein Meeting einzuberufen oder die Direktive auszugeben, Ein Beispiel: Ein großes Versicherungsunternehmen „Ab sofort werden alle Daten sofort bei Eingang mit vielen Niederlassungen möchte den erfasst“ Jede erfolgreiche Systemautomatisierung . Dokumentenaustausch zwischen Kunden, lokalen erfordert die wohlwollende Zustimmung aller Standorten und der Zentrale rationalisieren. Vielleicht Betroffenen. Das ist oft der schwierigste Teil kommen z. B. Kunden für Einzahlungen oder bei der Einführung einer unternehmensweiten Policenänderungen in ihr lokales Büro. Dies beinhaltet Dokumentenverarbeitung. Jeder Betroffene hat seine eine Reihe von Kommunikationen und Dokumenttypen eigenen Erfahrungen, Ansichten und irrigen Meinungen und betrifft alle Seiten. Über die Absicht, „den über den Geschäftsprozess und lehnt möglicherweise Vorgang effizienter zu machen“ herrscht Einigkeit. , jede Veränderung ab. Für wohlwollende Kooperation bei der Änderung des Vorgangs ist es jedoch wichtig, auch darüber hinaus gehende spezifischere Zielvorstellungen zu begreifen. Enterprise Brief • Ein Fahrplan für Enterprise Capture • Seite 3 Der Kunde wünscht sich eine schnelle und korrekte um sie sicher an die gewünschten Empfänger Interaktion mit einem kompetenten und freundlichen weiterzuleiten. Ihr Ziel ist es, die Arbeit so schnell wie Agenten. Auch ein wettbewerbsfähiger Preis könnte möglich vom Tisch zu bekommen, damit andere sich aus der Sicht des Kunden für eine erfolgreiche damit befassen können. Ausnahmen durch Dokumente Transaktion wichtig sein. Die Versicherungsvertreter schlechter Qualität, nicht lesbare Scans, schadhaftes wünschen sich wahrscheinlich schnelle Antworten Papier oder unklassifizierte Formulare werden als und präzise Informationen von der Zentrale sowie Störungen auf dem Weg zu diesem Ziel betrachtet. Anerkennung für ihre Bemühungen. Oder aber sie Jegliche Initiativen zur Reduzierung solcher Hindernisse versuchen einfach möglichst viele Kunden pro Tag zu sind willkommen. Umgekehrt kann der Auftrag bedienen. Informationen weiterzugeben, die anderenorts benötigt werden, als Störung angesehen werden und deshalb Im Verlauf der Transaktion hat ein Buchhalter dann auf Ablehnung stoßen. seine eigene Zielvorstellungen: automatische Übernahme der Transaktionsdaten in die Datenbank, Die Erwartungen des Kunden sind erfüllt, wenn der ohne Daten manuell eingeben zu müssen, die Service effizienter ist und elektronische Transaktionen bereits im System sein sollten. Der Leiter der preisgünstiger sind. Kundendienstvertreter, deren Finanzabteilung ist wahrscheinlich an einer schnelleren Anfragen schnell und genau beantwortet werden Verbuchung interessiert, um genauere Aussagen (etwa ein sofortiges Beitragsangebot bei einer über den Cashflow machen zu können. Und ein Vertragsänderung), werden mit größerer Bereitwilligkeit Versicherungsmathematiker mag seinen Erfolg daran ein elektronisches Dokumentensystem annehmen. messen, mit möglichst aktuellen Informationen (Kreditwürdigkeit, bisherige Inanspruchnahme, Die Tatsache, dass eine höhere Effizienz des gesamten erwarteter Verlust) zu arbeiten. Prozesses allen Beteiligten bei der Erfüllung ihrer Aufgabe zugutekommt, ist als Maßstab für den Erfolg Die Mitarbeiter, die damit befasst sind, einen einer Transaktion keinesfalls ausreichend. Um bei einer Prozess mit Geschäftsdaten aus verschiedensten Einführung von Enterprise Capture das Wohlwollen Quellen zu versorgen, haben eventuell noch aller Beteiligten sicherzustellen, ist es von elementarer alltäglichere Erwartungen. Zahlungen und die Bedeutung, die spezifischen Interessen der beteiligten zugehörigen Überweisungsbelege, die massenhaft Parteien zu kennen. eingehen, stellen eine Arbeitsbelastung dar, die minimiert werden sollte. Sie wünschen sich Den Prozessablauf verstehen Hochgeschwindigkeitsscanner oder externe Geräte Sie müssen aber nicht nur die konkurrierenden zur Erfassung von Verrechnungsschecks, damit Daten Erwartungen und Motive aller an der Dokumenten- und Gutschriften schneller ins System gelangen. verarbeitung Beteiligten verstehen, sondern auch Ein persönlicher Motivator kann auch die Anzahl die unterschiedlichen Funktionen der Dokumente akzeptierter Dokumente pro Tag sein. selbst. Es muss nämlich beachtet werden, dass wahrscheinlich jedes einzelne Dokument In anderen Unternehmensteilen werden Formulare, unterschiedliche Teilinformationen für verschiedene Dokumente oder unstrukturierte Korrespondenz Geschäftsprozesse enthält.