ERP-Systeme: Kundenspezifisch angepasste Lösungen oder Best-of-Breed-Applikationen?

Kofax White Paper Kundenspezifisch angepasste Lösungen oder Best-of-Breed- Applikationen? Übersicht Vorteile der Automatisierung von Finanzprozessen Die Vorteile einer durchgängigen Automatisierung aller Finanzprozesse sind bestens bekannt: • Geringere Kosten für die Rechnungserfassung • Kürzere Bearbeitungszyklen • Niedrigere Fehlerrate und weniger Zeit für die Beilegung strittiger Fälle • Verbesserte interne Finanzkontrollen • Größere Prozesstransparenz Dies sind die Resultate tiefgreifender Prozessverbesserungen, die Unternehmen darüber hinaus in die Lage versetzen, strategische Ziele wie die Implementierung effizienter und leistungsfähiger gemeinsam genutzter Servicecenter, ein besseres Servicelevel für Geschäftsbereiche, schnellere Quartals- und Jahresabschlüsse, optimierte Planung und Berichterstellung sowie verbesserte Kassenführung zu erreichen. Obwohl es Unternehmen nicht an Motivation zur Erreichung dieser Ziele mangelt, stellt sich doch häufig die Frage, an welcher Stelle anzusetzen ist. Das ERP-System als zentraler Aufbewahrungsort für alle Finanzdaten ist der Schlüsselfaktor für die Fähigkeit zur Automatisierung von Finanzprozessen. Auch wenn es in der Regel keine vollständigen, durchgängigen Finanzprozesse unterstützt, so repräsentiert es doch das Rückrat des White Paper • Kundenspezifisch angepasste Lösungen oder Best-of-Breed-Applikationen? • Seite 2 Finanzwesens eines Unternehmens. Die Analyse der Eine BoB-Applikation wird als Unternehmenslösung Automatisierungsanforderungen sollte daher mit einer mit dem entsprechenden Support verkauft und sollte Einschätzung der Rolle des ERP-Systems beginnen. keine kundenspezifische Software benötigen, obwohl Insbesondere ist zu klären, welche ERP-Daten während sie konfigurierbare Optionen zur Unterstützung Ihrer des gesamten Prozesses genutzt werden sollen speziellen Anforderungen anbieten kann und dies auch und welche Funktionen zur Erweiterung der ERP- sollte. Umgebung erforderlich sind. Kundenspezifisch angepasste Lösungen können Kundenspezifisch angepasste Lösungen oder mithilfe von Softwarekomponenten des ERP- Best-of-Breed-Applikationen? Systems oder aus dem Produktportfolio anderer Bei der Evaluierung von Lösungen zur Anbieter entwickelt werden und eine Workflow- Finanzprozessautomatisierung gilt es vor allem, Vorlage oder einen Ausgangspunkt für Ihre spezielle zwischen den Attributen einer kundenspezifisch Implementierung bereitstellen. Kundenspezifische angepassten Lösung und einer Best-of-Breed-(BoB)- Software kann aber auch als Toolkit oder Middleware Applikation zu unterscheiden. Jede Option zeichnet sich gekauft werden, und ihre Bereitstellung wird in durch grundlegend verschiedene Implementierungs- der Regel von einer Beratungsfirma (Toolkit- bzw. und Supportstrukturen und dementsprechend Fremdanbieter) oder internen IT-Mitarbeitern geleitet, ausgeprägte Kosten- und Risikoprofile aus. Nur von denen Sie zukünftig im Hinblick auf den täglichen durch eine Analyse Ihrer speziellen Bedürfnisse und Support abhängen. Anforderungen sowie der verschiedenen Dimensionen angebotener Lösungen lässt sich angemessen Berücksichtigen Sie die domänenspezifischen ermitteln, wo Sie sich innerhalb des durch die beiden Fachkenntnisse des Lösungsanbieters in solchen Kategorien bestimmten Spektrums verorten sollten. Bereichen wie den bei vielfältigen Installationen in Ihrer Branche und branchenübergreifend gewonnenen Eine Evaluierung sollte sich ihren Blick nicht Best Practices, die Fähigkeit zur effektiven Nutzung durch einzelne Funktionen verstellen lassen, neuer technologischer Entwicklungen (z. B. sondern den gesamten Finanzprozess und die anwenderfreundliche grafische Oberflächen für Self- Gesamtbetriebskosten einschließlich Wartung und Service-Funktionen) sowie die Verfügbarkeit von Upgrade-Support, Qualitätssicherung, Dokumentation Kennzahlen zur Leistungsmessung und Optimierung. sowie mit dem Dauereinsatz verbundene Kosten und Risiken ins Auge fassen. Berücksichtigen Die Matrix unten kann Ihnen als Orientierungshilfe Sie die Erfahrung des Lösungsanbieters, seine für die Evaluierung von Lösungen zur Erfolgsstatistik und die von ihm bei vielfältigen Finanzprozessautomatisierung dienen. Sie finden Installationen in verschiedenen Branchen gewonnenen dort wichtige Erwägungen und Fragen, die beim Best Practices, die Fähigkeit zur effektiven Evaluierungsprozess berücksichtigt und geklärt werden Nutzung neuer technologischer Entwicklungen (z. sollten. Entscheidend für eine sinnvolle Evaluierung ist, B. anwenderfreundliche grafische Oberflächen für dass sie die Abwägungen für jede Kategorie benennt Self-Service-Funktionen) sowie Möglichkeiten zur und ein umfassendes Verständnis des vollständigen Leistungsmessung und Verbesserung. Lebenszyklus einer angebotenen Lösung ermöglicht. White Paper • Kundenspezifisch angepasste Lösungen oder Best-of-Breed-Applikationen? • Seite 3 Umfang der Lösung Ausmaß der tangierten Prozesse Viele verfügbare Lösungen behandeln einzelne Aspekte der Finanzprozessautomatisierung, doch nur wenige durchgängig den gesamten Prozess. Das Ziel ist ein automatisierter und integrierter durchgängiger Prozess. Kundenspezifisch angepasste BoB-Lösung Erwägungen Lösung • Lösung sollte Ihre festgelegten • Den Lebenszyklus des Finanz- • Ist die Automatisierung Anforderungen erfüllen prozesses umfassende Lösung bestehender Prozesse sinnvoll? • Beschränkt durch Ausmaß der • Best Practice-basierter, • Sollten nicht zur Implementierung Best Practice-Kenntnisse des nahtlos integrierter von Best Practices bestehende Implementierungsteams (intern Rechnungsverarbeitungs-Workflow Prozesse angepasst oder und/oder extern) von der Erfassung bis zur Prüfung transformiert werden? • Automatisiert möglicherweise • Erfordert möglicherweise • Wie lauten Ihre gegenwärtigen und nur bestimmte Aspekte und nicht Anpassung und Transformation zukünftigen Ziele? durchgängig den gesamten Prozess bestehender Prozesse zur • Was lässt sich hierfür • Automatisierung bezieht sich Implementierung von Best besser nutzen, Ihre möglicherweise auf die aktuelle Practices Entwicklungsressourcen oder das Praxis statt auf Best Practices vorhandene Prozesswissen? White Paper • Kundenspezifisch angepasste Lösungen oder Best-of-Breed-Applikationen? • Seite 4 Unterstützte Methoden zur Erfassung und Dateneingabe Umfang und Ausgereiftheit einer automatischen Rechnungserfassung bestimmen das Ausmaß der Kostensenkung und liefern die Grundlage für eine Vielzahl von Vorteilen, die mit der Automatisierung von Finanzprozessen verbunden sind. Die bestehenden Methoden der Erfassungstechnologie wie Scannen und Bildverarbeitung, optische Texterkennung, elektronische Abrechnung usw. müssen unterstützt werden. Doch ebenso wichtig ist die fortwährende Einbindung neuer Erfassungsstrategien und deren reibungslose, rasche Integration in die Gesamtlösung. Kundenspezifische Erfassungsintegrationen induzieren höhere Kosten und Risiken, wann immer eine neue Technologie implementiert wird oder Änderungen erforderlich werden. Kundenspezifisch angepasste BoB-Lösung Erwägungen Lösung • Implementiert ausgewählte • Breites Spektrum von frei • Repräsentiert zwar den Erfassungsmethoden verfügbaren Erfassungslösungen: naheliegendsten Bereich für • Erfüllt aktuelle Anforderungen an Optische Texterkennung, Scannen Kostensenkungen, betrifft aber nur Dateneingabe und Bildverarbeitung, elektronische die Kreditorenbuchhaltung • Kann bestehende Abrechnung, Outsourcing von • Einzellösungen oder Portfolio Technologieinfrastruktur nutzen Erfassung und Dateneingabe von Erfassungs- und • Spiegelt vorhandene Prozesse • Produktplanung bezieht Fortschritte Dateneingabelösungen? • Erfordert erhebliche Investitionen bei der Erfassungstechnologie ein • Datenerfassung oder ERP- beim Hinzufügen frei verfügbarer • Erfordert möglicherweise Rechnungserfassung? Technologie Anpassung und Transformation • Wie steht es mit den Zielen bzgl.